Архивное дело
Отчет о развитии архивного дела в архивном отделе администрации города Покачи за 2022 год
Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в архивном отделе администрации города Покачи за 2022 год
1. Государственное регулирование развития архивного дела
Архивный отдел включает в себя: начальника отдела и ведущего специалиста.
В соответствии с планом работы на 2022 год перед отделом стояли следующие основные задачи:
- создание и внесение изменений в локальные акты архивного отдела в рамках изменяющегося законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и нормативно-правовых актов органа местного самоуправления города Покачи;
- подготовка, ведение и выполнение административно-хозяйственных договоров;
- обеспечение целевого и эффективного использования финансовых средств, переданных в виде субвенций;
- обеспечение принципов открытости и доступности деятельности архивного отдела, путем пополнения актуальной информацией раздела «Архивное дело» на официальном сайте администрации города Покачи;
- своевременная подготовка планово-отчетной документации;
- обеспечение информационного взаимодействия с территориальными отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации в рамках Соглашения о взаимодействии и сотрудничестве посредством электронного обмена информацией с помощью программы VipNet Деловая почта;
- предоставление сведений о количестве дел, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и хранящихся в архивном отделе администрации города Покачи по состоянию на 01.04.2022 и их прогнозных объемах по состоянию на 01.04.2023 и 01.04.2024 годов в срок до 20 апреля 2021 года;
- подготовка информации архивного отдела по оценке эффективности деятельности органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в области реализации переданных для исполнения государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов за 2021 год;
- создание информационно-поисковых систем: создание полного комплекса научно-справочного аппарата к документам вновь поступающих фондов;
- создание единой информационно-поисковой системы по документам архивного фонда Российской Федерации, включающей описание документов на уровне архивного дела (Программный комплекс «Архивный фонд);
- использование архивных документов в социально-экономических и научных целях, на своевременное и качественное исполнение тематических и социально-правовых запросов организаций и граждан;
- обеспечение законных прав граждан на информацию и обслуживанию пользователей архивный отдел продолжит работу с пользователями в соответствии с Порядком использования архивных документов в рабочем помещении архивного отдела администрации города Покачи, утвержденного постановлением администрации города Покачи от 17.08.2018 № 800, соблюдая рекомендации органов санитарно-эпидемического надзора в условиях сохранения рисков и распространения COVID-19;
- внедрению и реализации бережливого производства «Система 5S» в администрации города Покачи;
- обеспечение противопожарной и антитеррористической безопасности муниципального архива.
- изучение нормативно-правовых документов и методических рекомендаций по архивному делу.
В отчетном периоде муниципальные нормативно-правовые акты отделом не разрабатывались.
Ежеквартально предоставлялись в уполномоченные органы информации и отчеты об основных мероприятиях архивного отдела, о количестве и характере обращений граждан и о результатах их рассмотрения, о количестве оказанных муниципальных услуг.
Вопросы развития архивного дела ежегодно включаются в планы работы администрации города Покачи, рассматриваются на аппаратных совещаниях при главе города Покачи, управляющего делами администрации города Покачи.
Продолжается взаимодействие администрации города Покачи со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, что позволяет эффективно решать проблемные вопросы отдела в качественном предоставлении муниципальных услуг, улучшении материально-технической базы, информатизации архивного дела.
В установленном порядке осуществляется мониторинг исполнения поручений Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, администрации города Покачи.
По запросам уполномоченных органов были подготовлены следующие информации:
- о доли граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме;
- о проведенных мероприятиях по повышению информированности граждан о преимуществе получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме;
- о количестве предоставленных муниципальных услуг;
- о результатах ежегодного отчета о деятельности и показателях оценки деятельности архивного отдела администрации города Покачи;
- фрагменты реестра расходных обязательств архивного отдела за 2021 - 2022 годы и планированием на 2023-2024 годы с распределением предельного объема бюджетных ассигнований по расходным обязательствам и мероприятиям расходных обязательств по разделам и подразделам, целевым статьям и видам расходов в ведомственной структуре расходов бюджета города по специализированным формам для управления экономики и статистики администрации города и комитета финансов администрации города;
- о внесении данных в программу «УРМ» (удаленное рабочее место) по бюджету за 2021 год, расходов по состоянию на 01.06.2022 года и формирование бюджета архивного отдела и бюджета города на 2022, 2024 и 2025 годы с разбивкой по статьям;
- составили смету расходов на 2023 год в части формирования и содержания муниципального архива;
- составили план-график закупок и план – закупок товаров, работ, услуг для нужд для обеспечения государственных и муниципальных нужд в части формирования и содержания муниципального архива;
- составили и заключили - 6 договоров в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
Отделом также были размещены информации о предоставлении архивным отделом администрации города Покачи муниципальных услуг на Едином портале государственных и муниципальных услуг.
В соответствии с реализацией Закона Ханты – Мансийского автономного округа – Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты – Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты – Мансийского автономного округа – Югры» отделом была подготовлена информация об объеме архивных фондов и дел государственной собственности автономного округа, находящихся на муниципальном хранении в архивном отделе администрации города Покачи за период с апреля 1996 по 2021 годы».
В муниципальном архиве на хранении находится – 8 фондов – 821 ед. хр. документов государственной собственности автономного округа, на работу с которыми в 2022 году было выделено – 278 800,00 рублей из средств окружного бюджета.
Ежемесячно отделом предоставлялась информация по мониторингу достижения целевых показателей государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Культурное пространство», утвержденной постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 05.10.2018 № 341-п.
Ежеквартально отделом предоставлялись в уполномоченные органы информации и отчеты об основных направлениях работы, количестве и характере обращений граждан и результатах их рассмотрения, о количестве оказанных муниципальных услуг.
07.02.2022 года было пролонгировано Соглашение «Об информационном взаимодействии между клиентской службой (на правах отдела) в г. Покачи ГУ - Отделение ПФ РФ Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».
В реализации дополнительного Соглашения от 19.04.2021 № 1 к Соглашению от 09.12.2020 № 30 о взаимодействии между администрацией города Покачи и филиалом автономного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Многофункциональный центр Югры» (далее – МФЦ) в городе Покачи осуществляется взаимодействие между МФЦ и архивным отделом администрации города Покачи.
Отделом через МФЦ представляется муниципальная услуга: «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов» в части приема заявлений (запросов) и выдачи результатов предоставления услуги.
С помощью программного комплекса VipNet за 2022 год принято 370 запросов социально-правового характера и 3 тематических запроса.
В отчетном периоде открытость деятельности отдела обеспечивалась посредством размещения информации на страничке «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/.
В целях расширения круга пользователей архивной информацией и популяризации архивной деятельности отделом в апреле месяце 2022 года была создана официальная группа в социальной сети https://vk.com.
2. Обеспечение сохранности и государственный учет
архивных документов города Покачи
Материально-техническое состояние помещения архива, архивохранилищ.
Муниципальный архив города Покачи располагается на втором этаже многофункционального здания по адресу: улица Таежная, дом 6/1. Состояние помещений удовлетворительное. Муниципальный архив имеет два архивохранилища. Архивохранилища оборудованы мобильными и стационарными металлическими стеллажами. Степень загруженности на 01.01.2023 составляет 50%.
Нормативные условия хранения документов.
В архивохранилищах поддерживается температурно-влажностный режим, световой и санитарно-гигиенический режимы хранения документов. В рамках соблюдения режимов хранения архивных документов в отчетный период проводились следующие виды работ:
- проверка метеостанции;
- проверка и фиксация показаний метеостанций – 1 раз в неделю;
- влажная уборка – 1 раз в неделю;
- санитарный день – 1 раз в месяц.
Укрепление пожарной и охранной безопасности.
Помещение муниципального архива оснащено пожарной сигнализацией. В каждом помещении и архивохранилище имеются первичные средства пожаротушения (по 2 порошковых огнетушителя в архивохранилище). Архивохранилище и выходы из поэтажных коридоров снабжены металлическими противопожарными дверьми.
В отделе действует Инструкция о порядке работы архивного отдела при чрезвычайных ситуациях, (далее – Инструкция ЧС), которая содержит:
- список телефонов экстренной помощи;
- список телефонов для оповещения о возникновении ЧС, лиц, имеющих доступ в архивохранилище;
- схему оповещения при возникновении чрезвычайной ситуации в помещении муниципального архива;
- план эвакуации особо ценных документов;
- расчет материальных и человеческих ресурсов для осуществления мероприятий по эвакуации особо ценных документов;
- перечень практических действий работников при чрезвычайных ситуациях.
Деятельность по предупреждению и ликвидации ЧС.
В муниципальном архиве действует:
- Памятка по действиям сотрудников при чрезвычайных ситуациях;
- Памятка для ответственного за архивохранилище;
Ежегодно в муниципальном архиве проводится учебная тренировка на период работы в условиях военного времени на территории города Покачи по эвакуации архивных документов в военное время при которой разрабатывается:
- План действий при переходе муниципального архива на работу в условиях военного времени;
- Подготовку к эвакуации архивных документов и материальных ценностей отдела (до момента погрузки);
- Перечень и количество особо ценных документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1-ю очередь;
- Расчет на проведение мероприятий по эвакуации архивного фонда города Покачи.
Улучшение физического состояния документов.
В отчетном периоде проведены следующие виды работ:
- подшито архивных документов – 127 ед. хр.;
- закартонировано архивных дел – 740 ед. хр.
Общая протяженность стеллажных полок составляет – 819 п. м. из них занято 50%.
Оцифровка архивных документов.
Начальником отдела в рамках государственной программы «Развитие культуры в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2018-2025 годы и на период до 2030 года» в 2022 году было оцифровано – 169 ед. хр. фотодокументов.
Выдача документов из архивохранилища пользователям в читальный зал и сотрудникам архивов.
Всего в 2022 году выдано - 2 620 ед. хр. архивных документов из архивохранилищ всем категориям пользователей (п. 4.13. целевых показателей):
исследователям – 34 ед. хр.;
сотрудникам, в том числе фотофонд – 2417 ед. хр.;
на оцифровку – 169 ед. хр.
Работа по выверке, заполнению и совершенствованию форм учетной документации.
Архивом постоянно ведется работа по заполнению учетных документов при приеме документов на муниципальное хранение в муниципальный архив города Покачи от источников комплектования архива. Перед проверкой наличия и состояния архивных документов производится выверка учетных документов по проверяемым фондам. Недостатков в учете не обнаружено.
Описание и усовершенствование описей документов.
За 2022 год отделом было описано и усовершенствовано описей документов 552 ед. хр. /7 описей:
управленческой документации – 224 ед. хр./3 описи, из них:
- 213 (4 ед. хр. постоянного срока хранения и 209 ед. хр. дел учетной документации постоянного срока хранения) архивного отдела администрации города Покачи;
- 11 ед. хр. Регионального молодежного общественного экологического движения «Третья планета от солнца»;
документов личного происхождения – 1 чел/3 ед. хр./143 док-та/1 опись Степуры В.И.;
фотодокументов - 169 ед. хр./ 2 описи;
документы по личному составу – 156 ед. хр. /1 опись дел учетной документации
по личному составу архивного отдела администрации города Покачи.
Автоматизированные системы государственного учета.
В сфере государственного учета архивный отдел осуществляет государственный учет архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 11.03.1997 № 11, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24.
Для осуществления государственного учета архивных документов в отделе ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Записи в учетные документы вносятся начальником отдела. Учетные документы (рабочие экземпляры описей) размещаются в рабочих помещениях сотрудников отдела, а контрольные в металлическом шкафу, находящемся в архивохранилище.
Ведется автоматизированная система государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в муниципальном архиве, осуществляется посредством программного комплекса «Архивный фонд» версии 5.0.4. (ПК «Архивный фонд»). Ведение государственного учета документов в автоматизированном режиме осуществляется в ПК «Архивный фонд» в соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (приказ Росархива от 23.10.2000 № 64) и Единым порядком заполнения полей единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» (Росархив, 2013).
Ведение государственного учета документов в автоматизированном режиме в ПК «Архивный фонд» за отчетный период было внесено заголовков дел описей – 1240 записей.
Проведена паспортизация организаций – источников комплектования муниципального архива по состоянию на 1 декабря 2022 года.
По итогам паспортизации организаций-источников комплектования муниципальных архивов отмечается рост объемов ежегодного документообразования. Увеличивается объем дел по личному составу, находящихся на ведомственном хранении.
По итогам паспортизации также отмечается отсутствие помещений под архив, освобожденных работников, ответственных за делопроизводство и архив, частая их сменяемость.
Отделом продолжилась работа по совершенствованию научно-справочного аппарата к архивным фондам, в том числе составление исторических справок и аннотаций, в которых они отсутствуют, проведена паспортизация архивов организаций – источников комплектования.
3. Комплектование Архивного фонда Российской Федерации.
Организационно – методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений,
организаций и предприятий
В 2022 году продолжалась работа отдела по качественному формированию Архивного фонда Российской Федерации, улучшению комплектования муниципального архива, совершенствованию ведомственного хранения документов, обеспечению их сохранности, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций.
На сегодняшний день в списке организаций-источников комплектования архивного отдела числится - 22 организации, в том числе: 3 –государственной формы собственности, 19 – муниципальной формы собственности.
В состав архивного фонда принято – 909 ед. хр. из них:
- управленческой документации – 575 ед. хр.;
- по личному составу – 22 ед. хр.;
- научно-технической документации – 140 ед. хр.;
- документов личного происхождения – 1 чел./3 ед. хр./143 документа.
Велась работа по комплектованию фотодокументами. Состав фотофонда архивного отдела увеличился на – 169 ед. хр. Комплектование фотофонда проводится начальником отдела на основе инициативного документирования. В состав фотофонда приняты фотографии, отражающие быт, моменты трудовой, общественной и социально культурной жизни жителей города Покачи.
По инициативе начальника отдела продолжилась работа по приему документов личного происхождения от владельцев личных фондов. В состав Архивного фонда принято - 3 ед. хр./1 чел./143 документа о Степуре Владимире Ивановиче (16.01.1967), общественного деятеля, глава города Покачи (2015-2022).
На муниципальное хранение приняты отчеты, статьи, выступления, публикации в газетах, которые пополнили коллекцию документов «Знатных тружеников и почетных жителей города Покачи».
В 2022 году на рассмотрение ЭПК Архивной службы Югры представлено:
- номенклатур дел – 1;
- положений об архиве организации – 1;
- положений об ЭК организации – 2.
При взаимодействии с организациями - источниками комплектования большое внимание уделялось правильной организации делопроизводства. В течение года отделом оказывалась методическая и практическая помощь в разработке номенклатур дел для структурных подразделений администрации города Покачи и муниципальных учреждений города Покачи. Составлена и согласована - 1 номенклатура дел Контрольно-счетной палаты города Покачи.
Отделом оказывалась методическая и практическая помощь организациям – источникам комплектования в своевременном упорядочении, учете, описании и обеспечении сохранности управленческой, научно-технической, специальной документации, документов по личному составу, внедрения нормативных документов, определяющих порядок работы архивов и делопроизводства.
В целях повышения квалификации ответственных за делопроизводство и архив организаций отдел провел - 218 консультации по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, проведения паспортизации для организаций-источников комплектования.
Проводилась проверка качества составленных описей дел постоянного хранения, по личному составу организаций – источником комплектования архивного отдела администрации города Покачи и направление их на рассмотрение, утверждение и согласование в экспертно-проверочную комиссию Службы по делам архивов Ханты - Мансийского автономного округа – Югры.
Всего на заседаниях ЭПК в 2022 году было рассмотрено – 1427 ед. хр.
- описей управленческой документации – 883 ед. хр.;
- описей дел по личному составу на - 363 ед. хр.;
- описей НТД – 9 ед. хр.;
- описей документов личного происхождения на – 1 человека/3 ед. хр./143 документа;
- описей фотодокументов на – 169 ед. хр.
Объем Архивного фонда города Покачи по состоянию на 01.01.2023 год составил –
15 198 ед. хр., ед. хр., в том числе:
- 10 928 ед. хр. управленческой документации;
- 135 ед. хр. документов личного происхождения;
- 140 ед. хр. НТД;
- 3 280 ед. хр. документов по личному составу;
- 706 ед. хр. фотодокументов;
- 9 ед. хр. видеофонограмм.
4. Научная информация и использование документов
В 2022 году архивным отделом подготовлено – 163 информационных мероприятий. Пользователями архивной информации стали - 3 018 человек.
в выставке, посвященной предпринимателем города Покачи.
Отдел принял участие в подготовке 8 выставок:
документальная:
- «Герои тыла. Победа одна на всех! Они трудились на благо Победы»;
виртуальные:
- «Герои тыла. Победа одна на всех! Они трудились на благо Победы»;
- «Покачи. Вспомним прошлое… Гордимся настоящим!» К 30-летию города Покачи;
- «Югра многоликая» ко Дню народного Единства;
- по запросу администрации города Покачи отдел принял участие в подборе фотодокументов к выставке, посвященной Дню органов местного самоуправления города Покачи;
- по запросу управления экономики администрации города Покачи архивный отдел принял участие в подборе фотодокументов к выставке, посвященной Дню предпринимателя;
- по запросу Архивной службы Югры отдел принял участие в подборе фотодокументов в выставках: «1100-летие принятия ислама Волжской Булгарией» и «Беречь здоровье – дело каждого!».
Обеспечение принципов открытости деятельности отдела, путем ведения и наполнения информацией странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/.
Еженедельно отделом предоставлялась информация о количестве и характере обращений граждан, а также о результатах их рассмотрения.
Ежемесячно отделом предоставлялась информация о выполнении Плана совместных мероприятий Архивной службы Югры, Государственного и муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры на 2022 год, посвященных Победе в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов (Форма 2 к отчету).
На официальном веб-сайте администрации города Покачи в разделе «Архивное дело» разместили - 8 информационных материала, на страничку VK разместили – 17 информационных материалов; количество посещений web-сайт/страницы составило – 814 человек, страницы VK составила – 376 человек, проведено – 14 экскурсий по архиву (48 чел.) (Форма 3 к отчету).
За 2022 год отделом исполнено – 545 запросов, в том числе – 508 социально – правового характера и 37 тематических запроса, использовано – 1179 ед. хр., подготовлено – 58 светокопий документов на - 126 листах.
Количество запросов от граждан (физических лиц), поступивших в архивный отдел администрации города Покачи в 2022 году составило – 88 человек (Форма 1 к отчету).
Ответы на запросы готовились вовремя, их сроки не превышали более 30 дней. Количество запросов по сравнению с предыдущим годом увеличился за счет обращений граждан в судебные органы Российской Федерации.
5. Научно – исследовательская и методическая работа
Архивным отделом администрации города Покачи проводились индивидуальные консультации по вопросам делопроизводства и архивного дела для специалистов ведомственных архивов, работникам структурных подразделений администрации города Покачи.
В целях повышения квалификации ответственных за делопроизводство и архив организаций отдел провел 218 консультаций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела для организаций-источников комплектования.
В плановом порядке продолжилось совершенствование научно-справочного аппарата к фондам (дополнения к историческим справкам, каталогизация документов). Дополнены и обновлены исторические справки организаций - источников комплектования архивного отдела.
В 2022 году архивный отдел администрации города Покачи принял участие в режиме видеоконференцсвязи:
- 10.03.2022 года в работе расширенного заседания Коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (с подключением участников в режиме видеоконференцсвязи) в городе Ханты-Мансийск;
- 19 октября 2022 года в работе расширенного заседания Коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (с подключением участников в режиме видеоконференцсвязи) в городе Ханты-Мансийск.
Отдел принимал участие в еженедельных аппаратных совещаниях при управляющем делами администрации города Покачи.
Ежемесячно отделом предоставлялась информация по мониторингу достижения целевых показателей государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Культурное пространство», утвержденной постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 05.10.2018 № 341-п.
Ежеквартально отделом предоставлялись в уполномоченные органы информации и отчеты об основных направлениях работы, количестве и характере обращений граждан и результатах их рассмотрения, о количестве оказанных муниципальных услуг.
В установленном порядке осуществлялся мониторинг исполнения поручений Президента Российской Федерации по вопросам архивного дела.
Обеспечение принципов открытости деятельности отдела, путем ведения и наполнения информацией странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/.
Еженедельно отделом предоставлялась информация о количестве и характере обращений граждан, а также о результатах их рассмотрения.
Ежемесячно отделом предоставлялась информация о выполнении Плана совместных мероприятий Архивной службы Югры, Государственного и муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры на 2022 год.
Путем ведения и наполнения информацией странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/, отделом были подготовлены и размещены актуальные на 01.03.2021 года Список фондов архивного отдела, содержащих дела (документы) по личному составу.
Проводится работа по дополнению Краткого справочника по фондам муниципального архива на 01.04.2022 года. В справочник были внесены изменения по количеству дел в фондах, по датам, а также была внесена информация по новым фондам, принятым на муниципальное хранение в 2021 году.
6. Внедрение информационных технологий
и развитие информационно – поисковых систем
Среди приоритетных задач отдела в 2022 году было обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящихся в архивном отделе.
За 2022 год страничка «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/ посетило - 814 пользователей.
Обеспечение открытости, путем использования страничек «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/ и социальной сети VK в 2022 году осуществлялось планомерно, разделы наполнялись информацией:
- «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/ выложено 8 информационных материала;
- социальной сети VK – выложено 17 информационных материала, пользователями которых стали - 376 человек.
В настоящее время в отделе создано и ведется - 3 тематических баз данных: «Календарь памятных дат»; «Фотокаталог»; «Справочник местонахождения документов по личному составу» и 3 вспомагательных учетных баз данных: «Организации – источники комплектования архива»; «Справочник местонахождения документов по личному составу»; «Учет обращений граждан и организаций».
БД «Фотокаталог» предназначена для создания, хранения и систематизации (рубрикации) электронного каталога отсканированных фотодокументов — электронного архива, за 2022 год занесено 169 карточек. Всего в БД «Фотокаталог» занесено 701 карточка, общий объем составил – 3,86 Мб.
База данных «Учет обращений граждан и организаций» - это учетная база данных, разработанная для ускорения процесса регистрации запросов социально-правового характера, тематического их систематизации и контроля. Всего внесено 8502 записи, общий объем составил – 2,62 Мб.
БД «Организации – источники комплектования» - это учетная база данных, содержащая основную информацию об источниках комплектования архивного отдела. Всего внесено – 27 записей, общий объем составил – 2,23 Мб.
БД «Местонахождение документов по личному составу организаций-источников комплектования архивного отдела и Сведения о местонахождении документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела внесено - 314 записей, общий объем составил – 4,45 Мб.
Одним из основных направлений развития архивного дела в городе Покачи в 2022 году является формирование информационного массива автоматизированного общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» версия 5.0.5 (далее ПК - «Архивный фонд»).
Клиентская оболочка ПК «Архивный фонд» версия 5.0.5 установлена на сервере Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и созданы базы данных всех архивов автономного округа.
На 01.01.2023 года в ПК «Архивный фонд» внесено всего 52 фонда из 54/8284 записи, общий объем составил – 3,86 Мб.
Парк компьютерной техники в 2022 году не пополнялся (2 компьютера класса Pentium 4).
7. Работа с кадрами
На 01.01.2023 года архивный отдел включает в себя: начальника отдела и ведущего специалиста.
В 2022 году сотрудники отдела прошли повышение квалификации по темам:
начальник:
- «РАНХиГС при Президенте Российской Федерации» по программе: «Цифровой административный регламент: разработка и утверждение».
ведущий специалист:
- Югорский НИИ Информационных технологий по программе: «Цифровая трансформация в государственном (муниципальном) управлении»;
- «РАНХиГС при Президенте Российской Федерации» по программе: «Цифровой административный регламент: разработка и утверждение».
В отчетный период признаков конфликта интересов и нарушения законодательства по противодействию коррупции не выявлено. Личной заинтересованности, которая могла бы повлиять на объективное исполнение должностных обязанностей работниками отдела, не обнаружено.
Согласно заключенному договору от 09.04.2019 № 121 о сотрудничестве сфере организации и проведении практики между бюджетным учреждением профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Лангепасский политехнический колледж» Филиал в городе Покачи и администрацией города Покачи в архивном отделе администрации города Покачи была организована производственная и преддипломная практики для 2–х студентов 3 курса по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведения».
Практика проходила с 12.04.2022 по 18.04.2022 в количестве 4 дней и с 20.04.2022 г. по 17.05.2022 в количестве 16 дней.