Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в архивном отделе администрации города Покачи за 2021 год

1. Государственное регулирование развития архивного дела

Деятельность архивного отдела администрации города Покачи (далее – Архивный отдел; отдел; муниципальный архив) в 2021 году осуществлялась в соответствии с основными направлениями развития архивного дела, определенными годовым планом работы отдела:

- информационное обеспечение юридических и физических лиц на основе хранящихся в муниципальном архиве документов;

- расширение доступа к архивным документам для всех категорий пользователей и информационному обслуживанию населения;

- обеспечение сохранности и учёт архивных документов;

- качественное комплектование Архивного фонда Российской Федерации;

- взаимодействие с организациями - источниками комплектования архивного отдела администрации города Покачи»;

- ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии, внедрение результатов научных исследований и передового опыта;

- информатизации архивного дела.

В соответствии с планом работы на 2021 год, утвержденным управляющим делами администрации города Покачи, в 2021 году перед отделом стояли следующие основные задачи:

- создание и внесение изменений в локальные акты архивного отдела в рамках изменяющегося законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и нормативно-правовых актов органа местного самоуправления города Покачи;

- подготовка, ведение и выполнение административно-хозяйственных договоров;

- обеспечение целевого и эффективного использования финансовых средств, переданных в виде субвенций;

- обеспечение принципов открытости и доступности деятельности архивного отдела, путем пополнения актуальной информацией раздела «Архивное дело» на официальном сайте администрации города Покачи;

- своевременная подготовка планово-отчетной документации для Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

- обеспечение исполнения решений коллегии Архивной службы Югры, принятых в 2018-2020 годах;

- обеспечение информационного взаимодействия с территориальными отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации в рамках Соглашения о взаимодействии и сотрудничестве посредством электронного обмена информацией с помощью программы VipNet Деловая почта;

- предоставление сведений о количестве дел, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и хранящихся в архивном отделе администрации города Покачи по состоянию на 01.04.2021 и их прогнозных объемах по состоянию на 01.04.2022 и 01.04.2023 годов в срок до 20 апреля 2021 года;

- подготовка информации архивного отдела по оценке эффективности деятельности органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в области реализации переданных для исполнения государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов за 2020 год;

- создание информационно-поисковых систем: создание полного комплекса научно-справочного аппарата к документам вновь поступающих фондов;

- создание единой информационно-поисковой системы по документам архивного фонда Российской Федерации, включающей описание документов на уровне архивного дела (Программный комплекс «Архивный фонд);

- использование архивных документов в социально-экономических и научных целях, на своевременное и качественное исполнение тематических и социально-правовых запросов организаций и граждан;

- обеспечение законных прав граждан на информацию и обслуживанию пользователей архивный отдел продолжит работу с пользователями в соответствии с Порядком использования архивных документов в рабочем помещении архивного отдела администрации города Покачи, утвержденного постановлением администрации города Покачи от 17.08.2018 № 800, соблюдая рекомендации органов санитарно-эпидемического надзора в условиях сохранения рисков и распространения COVID-19;

- внедрению и реализации бережливого производства «Система 5S» в администрации города Покачи;

- обеспечение противопожарной и антитеррористической безопасности муниципального архива.

- изучение нормативно-правовых документов и методических рекомендаций по архивному делу.

При выполнении своих задач архивный отдел руководствовался следующими законодательными и нормативно-правовыми актами:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;

- Указом Президента Российской Федерации от 09.05.2027 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы»;

- приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;

- приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

- приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;

- приказом Минюста России от 07.10.2010 № 252 «О Порядке размещения в сети Интернет отчетов о деятельности и сообщений о продолжении деятельности некоммерческих организаций»;

- законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»;

- законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа - Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

- постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 05.10.2018 № 341-п «О государственной программе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Культурное пространство»;

- другими законодательными нормативно-правовыми актами представительных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, органов местного самоуправления администрации города Покачи в сфере архивной деятельности.

В рамках Соглашения «Об информационном взаимодействии между клиентской службой (на правах отдела) в г. Покачи ГУ - Отделение ПФ ФР Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» с помощью программного комплекса VipNet за 2021 год принято – 305 запросов социально-правового характера (п.4.6. целевых показателей).

В реализации дополнительного Соглашения от 19.04.2021 № 1 к Соглашению от 09.12.2020 № 30 о взаимодействии между администрацией города Покачи и филиалом автономного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Многофункциональный центр Югры» (далее – МФЦ) в городе Покачи осуществляется взаимодействие между МФЦ и архивным отделом администрации города Покачи.

Отделом через МФЦ представляется муниципальная услуга: «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов» в части приема заявлений (запросов) и выдачи результатов предоставления услуги.

Архивный отдел включает в себя: начальника отдела и ведущего специалиста, но в 2021 году отделе произошли кадровые изменения, так 03.06.2021 года ведущий специалист Бондарь Анна Рудольфовна ушла в отпуск с последующим увольнением, а 12.11.2021 на эту должность приняли Ахмедову Марину Нурутдиновну.

В 2021 году архивным отделом было разработано и утверждено одно постановление администрации города Покачи от 08.07.2021 № 582 «О внесении изменений в административный регламент предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов», утвержденный постановлением администрации города Покачи от 14.06.2019 № 556».

В отчетном периоде открытость деятельности отдела обеспечивалась посредством размещения информации на страничке «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/

Ежеквартально архивным отделом администрации города Покачи предоставляются в уполномоченные органы информации и отчеты об основных мероприятиях архивного отдела, о количестве и характере обращений граждан и о результатах их рассмотрения, о количестве оказанных муниципальных услуг.

Вопросы развития архивного дела ежегодно включаются в планы работы администрации города Покачи, рассматриваются на аппаратных совещаниях при главе города Покачи, управляющего делами администрации города Покачи.

Продолжается взаимодействие администрации города Покачи со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, что позволяет эффективно решать проблемные вопросы отдела в качественном предоставлении муниципальных услуг, улучшении материально-технической базы, информатизации архивного дела.

В установленном порядке осуществляется мониторинг исполнения поручений Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, администрации города Покачи.

По запросам уполномоченных органов были подготовлены следующие информации:

- о доли граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме;

- о проведенных мероприятиях по повышению информированности граждан о преимуществе получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме;

- о количестве предоставленных муниципальных услуг;

- о результатах ежегодного отчета о деятельности и показателях оценки деятельности архивного отдела администрации города Покачи;

- фрагменты реестра расходных обязательств архивного отдела за 2020 - 2021 годы и планированием на 2022-2023 годы с распределением предельного объема бюджетных ассигнований по расходным обязательствам и мероприятиям расходных обязательств по разделам и подразделам, целевым статьям и видам расходов в ведомственной структуре расходов бюджета города по специализированным формам для управления экономики и статистики администрации города и комитета финансов администрации города;

- о внесении данных в программу «УРМ» (удаленное рабочее место) по бюджету за 2021 год, расходов по состоянию на 01.06.2021 года и формирование бюджета архивного отдела и бюджета города на 2022, 2023 и 2024 годы с разбивкой по статьям;

- составили смету расходов на 2022 год в части формирования и содержания муниципального архива;

- составили план-график закупок и план – закупок товаров, работ, услуг для нужд для обеспечения государственных и муниципальных нужд в части формирования и содержания муниципального архива;

- составили и заключили - 4 договора в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Отделом также были размещены информации о предоставлении архивным отделом администрации города Покачи муниципальных услуг на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

В соответствии с реализацией Закона Ханты – Мансийского автономного округа – Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты – Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты – Мансийского автономного округа – Югры» отделом была подготовлена информация об объеме архивных фондов и дел государственной собственности автономного округа, находящихся на муниципальном хранении в архивном отделе администрации города Покачи за период с апреля 1996 по 2019 годы».

В архивном отделе администрации города Покачи находится на муниципальном хранении – 8 фондов – 804 ед. хр. документов государственной собственности автономного округа, на работу с которыми в 2021 году было выделено – 258 100,00 рублей из средств окружного бюджета.

В 2021 году архивный отдел администрации города Покачи принял участие в режиме видеоконференцсвязи:

- 10.03.2021 года в работе расширенного заседания Коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

- 27 октября 2021 года в работе расширенного заседания Коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (с подключением участников в режиме видеоконференцсвязи) в городе Сургуте.

Ежемесячно отделом предоставлялась информация по мониторингу достижения целевых показателей государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Культурное пространство», утвержденной постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 05.10.2018 № 341-п.

Ежеквартально отделом предоставлялись в уполномоченные органы информации и отчеты об основных направлениях работы, количестве и характере обращений граждан и результатах их рассмотрения, о количестве оказанных муниципальных услуг.

В установленном порядке осуществлялся мониторинг исполнения поручений Президента Российской Федерации по вопросам архивного дела.

Обеспечение принципов открытости деятельности отдела, путем ведения и наполнения информацией странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/.

Еженедельно отделом предоставлялась информация о количестве и характере обращений граждан, а также о результатах их рассмотрения.

Ежемесячно отделом предоставлялась информация о выполнении Плана совместных мероприятий Архивной службы Югры на 2021 год.

2. Обеспечение сохранности и государственный учет

архивных документов города Покачи

Муниципальный архив города Покачи располагается на втором этаже многофункционального здания по адресу: улица Таежная, дом 6/1. Состояние помещений удовлетворительное. Муниципальный архив имеет два архивохранилища. Архивохранилища оборудованы мобильными и стационарными металлическими стеллажами. Степень загруженности на 01.01.2022 составляет 40%.

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях[1] (далее Правила), работниками отдела постоянно проводились мероприятия, направленные на создание и соблюдение нормативных условий хранения документов, в том числе противопожарного, охранного, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического:

- в части соблюдения противопожарного режима, ежедневно, в конце рабочего дня, проводился профилактический осмотр помещений на предмет обнаружения нарушений требований пожарной безопасности, обесточивалось электрическое оборудование;

- в части соблюдения охранного режима ежедневно, по окончанию рабочего дня, кабинеты и архивохранилище закрывались на ключ;

- в части соблюдения температурно-влажностного режима, то данное мероприятие не проводилось, т.к. температура в предыдущих помещениях влажности воздуха в помещениях архивохранилищ не менялась; для поддержания относительной влажности воздуха в помещении архивохранилища устанавливались ведра с водой;

- в части соблюдения светового режима, хранение архивных документов производится в связках и коробах; по окончании работ в архивохранилищах искусственное освещение отключается;

- в части соблюдения санитарно-гигиенического режима не допускалось нахождение в архивохранилищах людей в верхней одежде и уличной обуви; еженедельно проводилась влажная уборка пола, свободных полок, стеллажей, столов, подоконников; ежемесячно в архивохранилищах проводились санитарные дни со снятием связок и коробов, обеспыливанием полок стеллажей и верха стеллажей, влажной уборкой пола, столов, подоконников.

В целях воспрепятствования неправомерному проникновению в помещения муниципального архива (многофункционального здания, расположенного по адресу: г. Покачи, ул. Таежная, д. 6/1) (далее – Объект), Объект оснащен современными инженерно-техническими средствами и системами.

Для обеспечения внутри объектового и пропускного режимов в помещение муниципального архива установлен видеодомофон. Все правоустанавливающие документы (заключение договоров, контрактов и др.) по обслуживанию муниципального архива охранно-пожарной сигнализацией будут заключаться в январе 2022 года муниципальным казенным учреждением «Управление материально-технического обеспечения» города Покачи.

Ежедневно, по окончанию рабочего дня, все кабинеты и архивохранилища закрываются на ключ, их опечатывание и опламбирование пока не производится (отсутствует ключ для опломбирования); ключи от служебных помещений остаются у сотрудников отдела.

Помещения архива защищены современной внутриобъектовой радиосистемой охранно-пожарной системы «Стрелец» и спринклерной (оросительной) установкой пожаротушения и первичными средствами пожаротушения (по 2 порошковых огнетушителя) на два архивохранилища и два кабинеты и холл.

Архивохранилище и выходы из поэтажных коридоров снабжены металлическими противопожарными дверьми, открывающимися по направлению выхода из здания.

Ежедневно, в конце рабочего дня, работниками архива проводится профилактический осмотр помещений на предмет обнаружения нарушений требований пожарной безопасности, электрическое оборудование обесточивается.

В архивохранилищах поддерживается температурно-влажностный режим, световой и санитарно-гигиенический режимы хранения документов. В рамках соблюдения режимов хранения архивных документов в отчетный период проводились следующие виды работ:

- проверка метеостанции;

- проверка и фиксация показаний метеостанций – 1 раз в неделю;

- влажная уборка – 1 раз в неделю;

- санитарный день – 1 раз в месяц.

В отделе действует Инструкция о порядке работы архивного отдела при чрезвычайных ситуациях, (далее – Инструкция ЧС), которая содержит:

- список телефонов экстренной помощи;

- список телефонов для оповещения о возникновении ЧС, лиц, имеющих доступ в архивохранилище;

- схему оповещения при возникновении чрезвычайной ситуации в помещении муниципального архива;

- план эвакуации особо ценных документов;

- расчет материальных и человеческих ресурсов для осуществления мероприятий по эвакуации особо ценных документов;

- перечень практических действий работников при чрезвычайных ситуациях.

В отчетном периоде проведены следующие виды работ:

- подшито архивных документов – 531 ед. хр.;

- закартонировано архивных дел – 2040 ед. хр.

Общая протяженность стеллажных полок составляет – 819 п. м. из них занято 40%.

В 2021 году в соответствии с Перспективным планом проверок наличия и состояния архивных документов на период с 2020 – 2022 годов архивным отделом администрации города Покачи в 2021 году проводилась проверка наличия и физического состояния архивных документов, в целях установления фактического наличия документов и выявления отсутствующих для организации их розыска: выявления и устранения недостатков в учете; выявления учета документов, требующих перешивки и профилактической обработки. Перед проведением проверки проводилась выверка учетной документации по проверяемым фондам.

За 1 полугодие 2021 год проверено: фондов - 46, описей - 85, единиц хранения: 8904 - на бумажной основе постоянного срока хранения, 3145 -на бумажной основе по личному составу, на безбумажной основе постоянного срока хранения - 9, количество необнаруженных/неучтенных (указать нужное) архивных документов - 0.

Всего с начала 2021 года проверено: фондов - 46, описей - 91, единиц хранения: 8904 - на бумажной основе постоянного срока хранения, 3145 -на бумажной основе по личному составу, на безбумажной основе постоянного срока хранения - 9, количество необнаруженных/неучтенных (указать нужное) архивных документов - 0.

План за 1 полугодие 2021 года выполнен на 100%.

Начальником отдела в рамках государственной программы «Развитие культуры в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2018-2025 годы и на период до 2030 года» было всего оцифровано – 49 ед. хр. фотодокументов.

Для реализации проекта «Интернет-портал «Победа одна на всех!» отделом были выявлены, собраны и оцифрованы архивные документы, фотоматериалы, посвященных Второй мировой войне в количестве - 18 ед. хр. на бумажной основе на 34 листах и 49 ед. хр. фотодокументов, что составило – 83 электронных образа.

В рамках исполнения Плана мероприятий по реализации Соглашения о торгово-экономическом, научно-техническом и социально-культурном сотрудничестве между Ханты-Мансийским автономным округом - Югрой и Республикой Татарстан на 2021-2023 годы для Государственного архива Республики Татарстан было выявлено 10 ед. хр./56 листов по истории основания татарскими бригадами нефтяных месторождений Западной Сибири. Итого – 28 ед. хр. /139 листов.

Работниками отдела проводилась полистная проверка дел при проведении следующих мероприятий:

- выдаче документов из архивохранилища пользователям, а также подкладке их обратно;

- подшивке документов.

Всего в 2021 году выдано - 2 485 ед. хр. архивных документов из архивохранилищ всем категориям пользователей:

- сотрудникам отдела для подготовки выставок и публикаций – 103 ед. хр. из них:

- исследователям - 10 ед. хр.;

- для исполнения запросов – 1759 ед. хр.;

- для подшивки и реставрации обложек дел – 507 ед. хр.;

- фотофонд для внесения в базу данных и оцифровки – 78 ед. хр.;

- по актам выдачи во временное пользование – 28 ед. хр. по запросам структурных подразделений администрации города Покачи и составлено - 3 акта.

Выдача архивных документов из архивохралищ фиксируется в книгах выдачи архивных документов, которые фиксируются отдельно по книгам выдачи. Ежемесячно производился контроль сроков возврата выданных архивных документов, контроль правильности и аккуратности ведения книг выдачи, проводилась выверка книг выдачи.

При выдаче архивных документов, в случаях, установленных Правилами, в 2021 году проводились работы по полистному просмотру документов. Фактов утраты, порчи документов не выявлено.

Постоянно ведется работа по заполнению учетных документов при приеме документов на муниципальное хранение в муниципальный архив города Покачи от источников комплектования архива. Перед проверкой наличия и состояния архивных документов производится выверка учетных документов по проверяемым фондам. Недостатков в учете не обнаружено.

В 2021 году переработке и усовершенствованию описей подверглась – 1 опись № 2 дел по личному составу фонда № 21 «Управления образования администрации города Покачи за 1991-2006 годы в количестве - 258 ед. хр. Таким образом, согласно выписке из ЭПК Архивной службы Югры от 02.12.2021 № 14-а был согласован акт описания архивных документов, переработки описей от 08.07.20021 № 1 документов по личному составу Управления образования администрации города Покачи на 235 ед. хр. за 1991 – 2006 годы.

Таким образом, отделом за 2021 год было описано, усовершенствовано и переработано описей документов:

управленческой документации – 320 ед. хр. из них:

- 13 ед. хр. Регионального молодежного общественного экологического движения «Третья планета от солнца»;

документов личного происхождения – 21 чел/23 ед. хр./207 док-ов из них:

- 1 ед. хр./ 47 документов Н.В. Борисова;

- 1 ед. хр./6 документов Л. А. Ивановича;

- 2 ед. хр./91 документов В.И. Степуры;

- 19 ед. хр./63 документа тружеников тыла – жителей города Покачи;

фотодокументов - 49 ед. хр. тружеников тыла – жителей города Покачи;

В сфере государственного учета архивный отдел осуществляет государственный учет архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 11.03.1997 № 11, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24.

Для осуществления государственного учета архивных документов в отделе ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Записи в учетные документы вносятся начальником отдела. Учетные документы (рабочие экземпляры описей) размещаются в рабочих помещениях сотрудников отдела, а контрольные в металлическом шкафу, находящемся в архивохранилище.

Ведется автоматизированная система государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в муниципальном архиве, осуществляется посредством программного комплекса «Архивный фонд» версии 5.0.4. (ПК «Архивный фонд»). Ведение государственного учета документов в автоматизированном режиме осуществляется в ПК «Архивный фонд» в соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (приказ Росархива от 23.10.2000 № 64) и Единым порядком заполнения полей единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» (Росархив, 2013). Ведение государственного учета документов в автоматизированном режиме в ПК «Архивный фонд» осуществляется начальником отдела. В 2021 году в данную систему отделом было внесено - 4 вновь сформированных фонда:

1. Муниципальное автономное учреждение «Городская библиотека имени А.А. Филатова» города Покачи Ханты — Мансийского автономного округа – Югры;

2. «Объединенный архивный фонд учреждений культуры города Покачи» Ханты – Мансийского автономного округа – Югры;

3. Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 2» города Покачи Ханты – Мансийского автономного округа – Югры;

4. Муниципальное автономное учреждение «Краеведческий музей» города Покачи Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Тюменской области.

Проведена паспортизация организаций – источников комплектования муниципального архива по состоянию на 1 декабря 2021 года.

По итогам паспортизации организаций-источников комплектования муниципальных архивов отмечается рост объемов ежегодного документообразования. Увеличивается объем дел по личному составу, находящихся на ведомственном хранении.

По итогам паспортизации также отмечается отсутствие помещений под архив, освобожденных работников, ответственных за делопроизводство и архив, частая их сменяемость.

Отделом продолжилась работа по совершенствованию научно-справочного аппарата к архивным фондам, в том числе составление исторических справок и аннотаций, в которых они отсутствуют, проведена паспортизация архивов организаций – источников комплектования.

3. Комплектование Архивного фонда Российской Федерации.

Организационно – методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий

В 2021 году продолжалась работа отдела по качественному формированию Архивного фонда Российской Федерации, улучшению комплектования муниципального архива, совершенствованию ведомственного хранения документов, обеспечению их сохранности, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций.

На сегодняшний день в списке организаций-источников комплектования архивного отдела числится - 21 организации, в том числе: 3 –государственной формы собственности, 18 – муниципальной формы собственности.

В состав архивного фонда принято – 1 490 ед. хр. из них:

- управленческой документации – 1439 ед. хр.;

- по личному составу – 28 ед. хр.;

- документов личного происхождения – 21 чел./23 ед. хр./207 документов.

Велась работа по комплектованию фотодокументами. Состав фотофонда архивного отдела увеличился на – 49 ед. хр. Комплектование фотофонда проводится начальником отдела на основе инициативного документирования. В состав фотофонда приняты фотографии, отражающие быт, моменты трудовой, общественной и социально культурной жизни жителей города Покачи.

По инициативе начальника отдела продолжилась работа по приему документов личного происхождения от владельцев личных фондов. В состав Архивного фонда принято - 23 ед. хр./21 чел./207 документов.

Владельцами личных фондов в 2021 году стали:

- Ларионов Алексей Иванович, поэт и прозаик города Покачи (11.01.1938 – 19.12.2013) – 1 ед. хр.;

- Борисова Наталья Васильевна (02.07.1960), общественный деятель, депутат, председатель Думы города Покачи (1996 - 2020) - 1 ед. хр.;

- Степура Владимир Иванович (16.01.1967), общественный деятель, глава города Покачи (2015) 2 ед. хр.;

3. Документы тружеников тыла - жителей города Покачи – 19 ед. хр.;

На муниципальное хранение переданы, статьи, публикации в газетах и журналах, которые пополнили коллекцию документов «Знатных тружеников и почетных жителей города Покачи».

В коллекцию документов личного происхождения «Участники Великой Отечественной войны 1941-1945 годов» вошли фронтовые воспоминания, биографические сведения, фотографии военных лет, публикации в газете, социальных сетях и др.

Фотодокументы - 49 ед. хр. тружеников тыла - жителей города Покачи.

В 2021 году на рассмотрение ЭПК Архивной службы Югры представлено:

- номенклатур дел – 11;

- положений об архиве организации – 2;

- положений об ЭК организации – 3.

При взаимодействии с организациями - источниками комплектования большое внимание уделялось правильной организации делопроизводства. В течение года отделом оказывалась методическая и практическая помощь в разработке номенклатур дел для структурных подразделений администрации города Покачи и муниципальных учреждений города Покачи. Составлено и усовершенствовано - 11 номенклатур дел.

Отделом оказывалась методическая и практическая помощь организациям – источникам комплектования в своевременном упорядочении, учете, описании и обеспечении сохранности управленческой, научно-технической, специальной документации, документов по личному составу, внедрения нормативных документов, определяющих порядок работы архивов и делопроизводства.

В целях повышения квалификации ответственных за делопроизводство и архив организаций отдел провел 283 консультации по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, проведения паспортизации для организаций-источников комплектования.

Проводилась проверка качества составленных описей дел постоянного хранения, по личному составу организаций – источником комплектования архивного отдела администрации города Покачи и направление их на рассмотрение, утверждение и согласование в экспертно-проверочную комиссию Службы по делам архивов Ханты - Мансийского автономного округа – Югры.

Всего на заседаниях ЭПК в 2021 году было рассмотрено:

- описей управленческой документации – 660 ед. хр.;

- описей дел по личному составу на - 355 ед. хр.;

- описей НТД – 3 ед. хр.;

- описей документов личного происхождения на – 21 человека/23 ед. хр./ 207 документов;

- описей фотодокументов на – 49 ед. хр.

Объем Архивного фонда города Покачи по состоянию на 01.01.2022 год составил – 14289 ед. хр., ед. хр., в том числе:

- 10 353 ед. хр. управленческой документации;

- 3 258 ед. хр. документов по личному составу;

- 132 ед. хр. документов личного происхождения;

- 537 ед. хр. фотодокументов;

- 9 ед. хр. видеофонограмм.

4. Научная информация и использование документов

В 2021 году архивным отделом подготовлено – 197 информационных мероприятий. Пользователями архивной информации стали - 2 218 человек.

Всего в 2021 году отделом в газете «Покачевский вестник» опубликован - 1 проект постановления, разработанный отделом.

Совместно с администрацией города Покачи архивный отдел принял участие в выставке, посвященной органам местного самоуправления.

Обеспечение принципов открытости деятельности отдела, путем ведения и наполнения информацией странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/.

Еженедельно отделом предоставлялась информация о количестве и характере обращений граждан, а также о результатах их рассмотрения.

Ежемесячно отделом предоставлялась информация о выполнении Плана совместных мероприятий Архивной службы Югры, Государственного и муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры на 2021 год.

На официальном веб-сайте администрации города Покачи в разделе «Архивное дело» разместили - 37 информационных материала, количество посещений web-сайта/страницы составило – 1 180 человек, проведено – 5 экскурсий по архиву (48 чел.).

За 2021 год отделом исполнено – 492 запроса, в том числе – 444 социально – правового характера и 48 тематических запроса, использовано – 1041 ед. хр., подготовлено – 42 светокопии документов на - 46 листах.

Ответы на запросы готовились вовремя, их сроки не превышали более 30 дней. Количество запросов по сравнению с предыдущими годами уменьшился за счет введения Пенсионным фондом Российской Федерации в 2002 году персонифицированного учета граждан.

5. Научно – исследовательская и методическая работа

Архивным отделом администрации города Покачи проводились индивидуальные консультации по вопросам делопроизводства и архивного дела для специалистов ведомственных архивов, работникам структурных подразделений администрации города Покачи.

В целях повышения квалификации ответственных за делопроизводство и архив организаций отдел провел 283 консультации по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела для организаций-источников комплектования.

В плановом порядке продолжилось совершенствование научно-справочного аппарата к фондам (дополнения к историческим справкам, каталогизация документов). Дополнены и обновлены исторические справки организаций - источников комплектования архивного отдела.

В 2021 году архивный отдел администрации города Покачи принял участие в режиме видеоконференцсвязи:

- 10.03.2021 года в работе расширенного заседания Коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

- 27 октября 2021 года в работе расширенного заседания Коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (с подключением участников в режиме видеоконференцсвязи) в городе Сургуте.

Отдел принимал участие в еженедельных аппаратных совещаниях при управляющем делами администрации города Покачи.

Ежемесячно отделом предоставлялась информация по мониторингу достижения целевых показателей государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Культурное пространство», утвержденной постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 05.10.2018 № 341-п.

Ежеквартально отделом предоставлялись в уполномоченные органы информации и отчеты об основных направлениях работы, количестве и характере обращений граждан и результатах их рассмотрения, о количестве оказанных муниципальных услуг.

В установленном порядке осуществлялся мониторинг исполнения поручений Президента Российской Федерации по вопросам архивного дела.

Обеспечение принципов открытости деятельности отдела, путем ведения и наполнения информацией странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/.

Еженедельно отделом предоставлялась информация о количестве и характере обращений граждан, а также о результатах их рассмотрения.

Ежемесячно отделом предоставлялась информация о выполнении Плана совместных мероприятий Архивной службы Югры, Государственного и муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры на 2020 год.

Путем ведения и наполнения информацией странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/, отделом были подготовлены и размещены актуальные на 01.03.2021 года Список фондов архивного отдела, содержащих дела (документы) по личному составу.

Проводится работа по дополнению Краткого справочника по фондам муниципального архива на 01.03.2021 год. В справочник были внесены изменения по количеству дел в фондах, по датам, а также была внесена информация по новым фондам, принятым на муниципальное хранение в 2021 году.

6. Внедрение информационных технологий

и развитие информационно – поисковых систем

Среди приоритетных задач отдела в 2021 году было обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящихся в архивном отделе.

За 2021 год страничка «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/ посетило - 1180 пользователей.

Обеспечение открытости, путем использования странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/ осуществлялось планомерно в 2021 году, разделы наполнялись информацией, выложено 37 информационных материала.

Наиболее эффективным инструментом удовлетворения запросов общества и государства в архивной информации является информатизация архивной отрасли. Одной их ключевых задач автоматизации и информатизации основных направлений деятельности архивного отдела является проведение работ по оцифровке оригиналов (подлинников) архивных документов.

С целью формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивного отдела для повышения качества информационного обслуживания и расширения доступа к архивной информации всех заинтересованных в ней граждан архивами автономного округа в рамках проекта «Электронный архив Югры» продолжена работа по формированию контента и предоставлению его в режиме свободного доступа в сети Интернет. Архивный отдел администрации города Покачи к проведению оцифровки еще не подключался, т.к. не хватает технических и кадровых ресурсов.

Для реализации проекта «Интернет-портал «Победа одна на всех!» отделом были выявлены, собраны и оцифрованы архивные документы, фотоматериалы, посвященных Второй мировой войне в количестве - 18 ед. хр. на бумажной основе на 34 листах и 49 ед. хр. фотодокументов, что составило – 83 электронных образа.

В рамках исполнения Плана мероприятий по реализации Соглашения о торгово-экономическом, научно-техническом и социально-культурном сотрудничестве между Ханты-Мансийским автономным округом - Югрой и Республикой Татарстан на 2021-2023 годы для Государственного архива Республики Татарстан было выявлено 10 ед. хр./56 листов по истории основания татарскими бригадами нефтяных месторождений Западной Сибири. Итого – 28 ед. хр. /139 листов.

В настоящее время в отделе создано и ведется - 3 тематических баз данных: «Календарь памятных дат»; «Фотокаталог»; «Справочник местонахождения документов по личному составу» и 3 вспомагательных учетных баз данных: «Организации – источники комплектования архива»; «Справочник местонахождения документов по личному составу»; «Учет обращений граждан и организаций».

БД «Фотокаталог» предназначена для создания, хранения и систематизации (рубрикации) электронного каталога отсканированных фотодокументов — электронного архива, за 2021 год занесено 49 карточек. Всего в БД «Фотокаталог» занесено 532 карточки.

База данных «Учет обращений граждан и организаций» - это учетная база данных, разработанная для ускорения процесса регистрации запросов социально-правового характера, тематического их систематизации и контроля. Всего внесено 7957 записей.

БД «Организации – источники комплектования» - это учетная база данных, содержащая основную информацию об источниках комплектования архивного отдела. Всего внесено – 27 записей.

БД «Местонахождение документов по личному составу организаций-источников комплектования архивного отдела и Сведения о местонахождении документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела внесено 314 записей.

Одним из основных направлений развития архивного дела в городе Покачи в 2021 году является формирование информационного массива автоматизированного общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» версия 5.0.5 (далее ПК - «Архивный фонд»).

Клиентская оболочка оболочка ПК «Архивный фонд» версия 5.0.5 установлена на сервере Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и созданы базы данных всех архивов автономного округа.

На 01.01.2022 года в ПК «Архивный фонд» внесено 52 заголовка фондов из 54 имеющихся в архивном отделе.

Общий объем накопленных данных в тематических базах данных на 01.01.2021 составляет – 7047 записей (количество записей уменьшилось за счет того, что при переезде и подключении компьютера исчезла тематическая база данных «Календарь знаменательных дат).

Парк компьютерной техники в 2021 году не пополнялся (2 компьютера класса Pentium 4).

7. Работа с кадрами

На 01.01.2022 года архивный отдел включает в себя: начальника отдела и ведущего специалиста. В связи с увольнением с 05.07.2021 года ведущего специалиста архивного отдела администрации города Покачи в ноябре 2021 года был принят новый специалист, наставником которого являлся начальник отдела.

В 2021 году сотрудники отдела прошли повышение квалификации по темам:

начальник:

- «Профилактика коррупционных правонарушений на муниципальной службе» в количестве 72 часов;

- «Цифровая трансформация в государственном и муниципальном управлении», в количестве 72 часов.

ведущий специалист:

- «Основы противодействия коррупции на муниципальной службе» в количестве 72 часов.

В отчетный период признаков конфликта интересов и нарушения законодательства по противодействию коррупции не выявлено. Личной заинтересованности, которая могла бы повлиять на объективное исполнение должностных обязанностей работниками отдела, не обнаружено.

Необходимо отметить, что согласно заключенному договору от 09.04.2019 № 121 о сотрудничестве сфере организации и проведении практики между бюджетным учреждением профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Лангепасский политехнический колледж» филиала в городе Покачи и администрацией города Покачи в архивном отделе администрации города Покачи была организована производственная практика студентов 2 курса специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведения».

Практика проходила с 21.06.2021 г. по 25.06.2021 г. и с 20.12.2021 г. по 27.12.2021 г. в количестве 5 дней в количестве 2 – х человек.