1. Государственное регулирование развития архивного дела

Деятельность архивного отдела администрации города Покачи (далее – Архивный отдел; отдел; муниципальный архив) в 2020 году осуществлялась в соответствии с основными направлениями развития архивного дела, определенными годовым планом работы отдела:

- информационное обеспечение юридических и физических лиц на основе хранящихся в муниципальном архиве документов;

- расширение доступа к архивным документам для всех категорий пользователей и информационному обслуживанию населения;

- обеспечение сохранности и учёт архивных документов;

- качественное комплектование Архивного фонда Российской Федерации;

- взаимодействие с организациями - источниками комплектования архивного отдела администрации города Покачи»;

- ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии, внедрение результатов научных исследований и передового опыта;

- информатизации архивного дела.

В соответствии с планом работы на 2020 год, утвержденным управляющим делами администрации города Покачи, в 2020 году перед отделом стояли следующие основные задачи:

- создание и внесение изменений в локальные акты отдела в рамках изменяющегося законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

- подготовка, ведение и выполнение административно-хозяйственных договоров;

- обеспечение принципов открытости деятельности отдела, путем сопровождения и наполнения информацией странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/, предоставления информации на портале «Архивы Югры»;

- своевременная подготовка планово-отчетной документации для Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

- обеспечение информационного взаимодействия с территориальными отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации в рамках Соглашения о взаимодействии и сотрудничестве посредством электронного обмена информацией с помощью программы VipNet Деловая почта:

- изучение нормативно-правовых документов и методических рекомендаций по архивному делу.

При выполнении своих задач архивный отдел руководствовался следующими законодательными и нормативно-правовыми актами:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;

- Указом Президента Российской Федерации от 09.05.2027 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы»;

- приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;

- приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

- приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;

- приказом Минюста России от 07.10.2010 № 252 «О Порядке размещения в сети Интернет отчетов о деятельности и сообщений о продолжении деятельности некоммерческих организаций»;

- законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»;

- законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа - Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

- постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 05.10.2018 № 341-п «О государственной программе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Культурное пространство»;

- другими законодательными нормативно-правовыми актами представительных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, органов местного самоуправления администрации города Покачи в сфере архивной деятельности.

Архивный отдел включает в себя: начальника отдела и ведущего специалиста.

В 2020 году архивным отделом разработаны и утверждены следующие локальные нормативно-правовые акты в сфере архивного дела:

- распоряжение администрации города Покачи от 31.03.2020 № 42-р «О внесении изменений в распоряжение администрации города Покачи от 12.12.2019 № 177-р «Об утверждении должностных инструкций работников архивного отдела администрации города Покачи»;

- распоряжение администрации города Покачи от 05.10.2020 № 137-р «О внесении изменений в распоряжение администрации города Покачи от 12.12.2019 № 177-р «Об утверждении должностных инструкций работников архивного отдела администрации города Покачи»;

- постановление администрации города Покачи от 23.11.2020 № 988 «Об утверждении списка организаций – источников комплектования архивного отдела администрации города Покачи на 2021 - 2023 годы»;

- распоряжение управляющего делами администрации города Покачи от 07.12.2020 № 6 «Об утверждении графика согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов организаций – источников комплектования архивного отдела администрации города Покачи на 2021 год»;

- постановление администрации города Покачи от 08.12.2020 № 1059 «О внесении изменений в Порядок по подготовке к передаче на муниципальное хранение документов по личному составу ликвидированных организаций в архивный отдел администрации города Покачи, утвержденный постановлением администрации города Покачи от 18.06.2018 № 578»;

- постановление администрации города Покачи от 08.12.2020 № 1058 «О внесении изменений в Порядок формирования и содержания муниципального архива, включая хранение архивных фондов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры», утвержденный постановлением администрации города Покачи от 12.10.2018 № 990»;

- постановление администрации города Покачи от 18.12.2020 № 1099 «О внесении изменений в административный регламент предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов», утвержденный постановлением администрации города Покачи от 14.06.2019 № 556».

Для взаимодействия архивного отдела с территориальным органом ПФ России заключено Cоглашение об информационном взаимодействии между государственным учреждением – управлением Пенсионного фонда Российской Федерации в городе Покачи Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (межрайонным) и администрации ей города Покачи от 01.07.2013 г. (далее – Соглашение). На основании п.9.5. Соглашения, пролонгируется ежегодно. Обмен информацией между сторонами Соглашения, осуществляется в электронной форме с использованием средств криптографической защиты информации программного комплекса VipNet с функциями шифрования и ЭЦП.

На основании соглашения о взаимодействии между администрацией города Покачи и муниципальным автономным учреждением «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Покачи» «Мои документы» (далее – МФЦ) и администрацией города Покачи осуществляется взаимодействие между МФЦ и архивным отделом администрации города Покачи.

Отделом через МФЦ представляется муниципальная услуга: «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов» в части приема заявлений (запросов) и выдачи результатов предоставления услуги.

Ежеквартально архивным отделом администрации города Покачи предоставляются в уполномоченные органы информации и отчеты об основных мероприятиях архивного отдела, о количестве и характере обращений граждан и о результатах их рассмотрения, о количестве оказанных муниципальных услуг.

Вопросы развития архивного дела ежегодно включаются в планы работы администрации города Покачи, рассматриваются на аппаратных совещаниях при главе города Покачи, управляющего делами администрации города Покачи.

Продолжается взаимодействие администрации города Покачи со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, что позволяет эффективно решать проблемные вопросы отдела в качественном предоставлении муниципальных услуг, улучшении материально-технической базы, информатизации архивного дела.

В установленном порядке осуществляется мониторинг исполнения поручений Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, администрации города Покачи.

По запросам уполномоченных органов были подготовлены следующие информации:

- о доли граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме;

- о проведенных мероприятиях по повышению информированности граждан о преимуществе получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме;

- о количестве предоставленных муниципальных услуг;

- о предложениях по корректировке нормативного правового акта федерального уровня, регулирующее предоставление органами местного самоуправления муниципального образования муниципальных услуг, в целях исключения возможности приема-передачи документов в рамках предоставления муниципальных услуг;

- сводную матрицу составов действий, выполнение которых обеспечивается заявителю при предоставлении муниципальных услуг в электронной форме;

- о результатах ежегодного отчета о деятельности и показателях оценки деятельности архивного отдела администрации города Покачи;

- фрагменты реестра расходных обязательств архивного отдела за 2019 - 2020 годы и планированием на 2021-2023 годы с распределением предельного объема бюджетных ассигнований по расходным обязательствам и мероприятиям расходных обязательств по разделам и подразделам, целевым статьям и видам расходов в ведомственной структуре расходов бюджета города по специализированным формам для управления экономики и статистики администрации города и комитета финансов администрации города;

- внесли данные в программу «УРМ» (удаленное рабочее место) по бюджету за 2019 год, расходов по состоянию на 01.06.2020 года и формирование бюджета архивного отдела и бюджета города на 2021, 2022 и 2023 годы с разбивкой по статьям;

- составили смету расходов на 2021 год в части формирования и содержания муниципального архива;

- составили план-график закупок и план – закупок товаров, работ, услуг для нужд для обеспечения государственных и муниципальных нужд в части формирования и содержания муниципального архива;

- составили и заключили - 6 договоров в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Отделом также были размещены информации о предоставлении архивным отделом администрации города Покачи муниципальных услуг на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

В соответствии с реализацией Закона Ханты – Мансийского автономного округа – Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты – Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты – Мансийского автономного округа – Югры» отделом была подготовлена информация об объеме архивных фондов и дел государственной собственности автономного округа, находящихся на муниципальном хранении в архивном отделе администрации города Покачи за период с апреля 1996 по 2019 годы».

В архивном отделе администрации города Покачи находится на муниципальном хранении – 8 фондов – 804 ед. хр. документов государственной собственности автономного округа, на работу с которыми в 2020 году было выделено – 253 300,00 рублей из средств окружного бюджета.

В 2020 году архивный отдел администрации города Покачи принял участие в режиме видеоконференцсвязи:

- 11.03.2020 года в работе расширенного заседания Коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в городе Белоярский;

- 09.07.2020 года в работе заседания Коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

- 16.07.2020 года в работе заседания дискуссионной площадки по рассмотрению вопросов внедрения модельного административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов», оказания муниципальных услуг в электронном виде, а также вопросов об исполнении органами местного самоуправления переданных им государственных полномочий в сфере архивного дела в части освоения субвенций, предоставленных из бюджета автономного округа бюджетам муниципальным районам и городских округов автономного округа;

- 28.10.2020 года в стажировке руководителей и специалистов органов управления архивным делом администраций муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по проведению проверки наличия и состояния архивных документов в государственном, муниципальном архиве, по составлению и внесению изменений в список источников комплектования государственного/муниципальных архивов;

- 13.11.2020 года в рабочем совещании по разъяснению вопросов, возникающих при подготовке планово-отчетной документации, заполнению форм планово-отчетной документации в АИС «Статистика»;

- 10.12.2020 года в мероприятии подведения итогов и встреча с победителями и участниками регионального проекта «90 слов» и регионального конкурса научно-исследовательских работ «Югра делами великая»;

- 11.12.2020 года в мероприятии подведения итогов и встреча с победителями и участниками регионального конкурса на разработку логотипа и слогана добровольческой (волонтерской) деятельности в сфере архивного дела на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

- 16.12.2020 года в работе расширенного заседания Коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

До распространения новой коронавирусной инфекции, вызванной COVID-19 принимала участие в еженедельных аппаратных совещаниях при управляющем делами администрации города Покачи и аппаратных совещаниях руководителей структурных подразделений и муниципальных учреждений города Покачи при главе города Покачи.

Ежемесячно отделом предоставлялась информация по мониторингу достижения целевых показателей государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Культурное пространство», утвержденной постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 05.10.2018 № 341-п.

Ежеквартально отделом предоставлялись в уполномоченные органы информации и отчеты об основных направлениях работы, количестве и характере обращений граждан и результатах их рассмотрения, о количестве оказанных муниципальных услуг.

В установленном порядке осуществлялся мониторинг исполнения поручений Президента Российской Федерации по вопросам архивного дела.

Обеспечение принципов открытости деятельности отдела, путем ведения и наполнения информацией странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/.

Еженедельно отделом предоставлялась информация о количестве и характере обращений граждан, а также о результатах их рассмотрения.

Ежемесячно отделом предоставлялась информация о выполнении Плана совместных мероприятий Архивной службы Югры, Государственного и муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры на 2020 год.

2. Обеспечение сохранности и государственный учет

архивных документов города Покачи

Муниципальный архив города Покачи располагается на втором этаже многофункционального здания по адресу: улица Таежная, дом 6/1. Состояние помещений удовлетворительное. Муниципальный архив имеет два архивохранилища. Архивохранилища оборудованы мобильными и стационарными металлическими стеллажами. Степень загруженности на 01.01.2021 составляет 38%.

В соответствии с Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях^[1] (далее Правила), работниками отдела постоянно проводились мероприятия, направленные на создание и соблюдение нормативных условий хранения документов, в том числе противопожарного, охранного, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического:

- в части соблюдения противопожарного режима, ежедневно, в конце рабочего дня, проводился профилактический осмотр помещений на предмет обнаружения нарушений требований пожарной безопасности, обесточивалось электрическое оборудование;

- в части соблюдения охранного режима ежедневно, по окончанию рабочего дня, кабинеты и архивохранилище закрывались на ключ;

- в части соблюдения температурно-влажностного режима, то данное мероприятие не проводилось, т.к. температура в предыдущих помещениях влажности воздуха в помещениях архивохранилищ не менялась; для поддержания относительной влажности воздуха в помещении архивохранилища устанавливались ведра с водой;

- в части соблюдения светового режима, хранение архивных документов производится в связках и коробах; по окончании работ в архивохранилищах искусственное освещение отключается;

- в части соблюдения санитарно-гигиенического режима не допускалось нахождение в архивохранилищах людей в верхней одежде и уличной обуви; еженедельно проводилась влажная уборка пола, свободных полок, стеллажей, столов, подоконников; ежемесячно в архивохранилищах проводились санитарные дни со снятием связок и коробов, обеспыливанием полок стеллажей и верха стеллажей, влажной уборкой пола, столов, подоконников.

В целях воспрепятствования неправомерному проникновению в помещения муниципального архива (многофункционального здания, расположенного по адресу: г. Покачи, ул. Таежная, д. 6/1) (далее – Объект), Объект оснащен современными инженерно-техническими средствами и системами.

Для обеспечения внутри объектового и пропускного режимов в помещение муниципального архива установлен видеодомофон. Все правоустанавливающие документы (заключение договоров, контрактов и др.) по обслуживанию муниципального архива охранно-пожарной сигнализацией будут заключаться в январе 2021 года муниципальным казенным учреждением «Управление материально-технического обеспечения» города Покачи.

Ежедневно, по окончанию рабочего дня, все кабинеты и архивохранилища закрываются на ключ, их опечатывание и опламбирование пока не производится (отсутствует ключ для опломбирования); ключи от служебных помещений остаются у сотрудников отдела.

Помещения архива защищены современной внутриобъектовой радиосистемой охранно-пожарной системы «Стрелец» и спринклерной (оросительной) установкой пожаротушения и первичными средствами пожаротушения (по 2 порошковых огнетушителя) на два архивохранилища и два кабинеты и холл.

Архивохранилище и выходы из поэтажных коридоров снабжены металлическими противопожарными дверьми, открывающимися по направлению выхода из здания.

Ежедневно, в конце рабочего дня, работниками архива проводится профилактический осмотр помещений на предмет обнаружения нарушений требований пожарной безопасности, электрическое оборудование обесточивается.

В отделе действует Инструкция о порядке работы архивного отдела при чрезвычайных ситуациях, (далее – Инструкция ЧС), которая содержит список телефонов экстренной помощи; список телефонов для оповещения о возникновении ЧС, лиц, имеющих доступ в архивохранилище; схему оповещения при возникновении чрезвычайной ситуации в помещении муниципального архива; план эвакуации особо ценных документов; расчет материальных и человеческих ресурсов для осуществления мероприятий по эвакуации особо ценных документов; перечень практических действий работников при чрезвычайных ситуациях.

В целях улучшения физического состояния документов в 2020 году отделом проводилась работа по картонированию вновь принятых документов в количестве - 3 194 ед. хр. и подшивке документов – 320 ед. хр.; на все короба составлены и наклеены ярлыки.

Общая протяженность стеллажных полок составляет – 315 п. м. Увеличения протяженности стеллажных полок в архивохранилищах в 2020 году не было.

В 2020 году в соответствии с Перспективным планом проверок наличия и состояния архивных документов на период с 2020 – 2022 годов архивным отделом администрации города Покачи в 2020 году проводилась проверка наличия и физического состояния архивных документов, в целях установления фактического наличия документов и выявления отсутствующих для организации их розыска: выявления и устранения недостатков в учете; выявления учета документов, требующих перешивки и профилактической обработки. Перед проведением проверки проводилась выверка учетной документации по проверяемым фондам.

Всего в 2020 году было проверено - 8 фондов, что составляет 5 242 ед. хр. по описям. Всего недостающих дел составило – 42 ед. хр. В связи с этим отделом были составлены и направлены письма в организации-источники комплектования архивного отдела о розыске недостающих дел с указанием срока розыска. В ходе проверки были выявлены дела, требующие разъединения дел из-за большого количества листов в деле, подшивки и реставрации обложек дел.

Начальником отдела в рамках государственной программы «Развитие культуры в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2018-2025 годы и на период до 2030 года» было всего оцифровано – 39 ед. хр. фотодокументов.

Для реализации проекта «Интернет-портал «Победа одна на всех!» отделом были выявлены, собраны и оцифрованы архивные документы, фотоматериалы, посвященных Второй мировой войне в количестве - 22 ед. хр. на бумажной основе на 126 листах и 39 ед. хр. фотодокументов, что составило – 165 электронных образа.

Работниками отдела проводилась полистная проверка дел при проведении следующих мероприятий:

- выдаче документов из архивохранилища пользователям, а также подкладке их обратно;

- подшивке документов.

Всего в 2020 году выдано - 4 530 ед. хр. архивных документов из архивохранилищ всем категориям пользователей:

- сотрудникам отдела для подготовки выставок и публикаций - 1106 ед. хр. из них:

- исследователям - 54 ед. хр.;

- для исполнения запросов - 2985 ед. хр.;

- для подшивки и реставрации обложек дел – 320 ед. хр.;

- фотофонд для внесения в базу данных и оцифровки – 61 ед. хр.;

- по актам выдачи во временное пользование – 4 ед. хр. по запросам структурных подразделений администрации города Покачи и составлено - 4 акта.

Выдача архивных документов из архивохралищ фиксируется в книгах выдачи архивных документов, которые фиксируются отдельно по книгам выдачи. Ежемесячно производился контроль сроков возврата выданных архивных документов, котроль правильности и аккуратности ведения книг выдачи, проводилась выверка книг выдачи.

При выдаче архивных документов, в случаях, установленных Правилами, в 2020 году проводились работы по полистному просмотру документов. Фактов утраты, порчи документов не выявлено.

Постоянно ведется работа по заполнению учетных документов при приеме документов на муниципальное хранение в муниципальный архив города Покачи от источников комплектования архива. Перед проверкой наличия и состояния архивных документов производится выверка учетных документов по проверяемым фондам. Недостатков в учете не обнаружено.

В 2020 году переработке и усовершенствованию описей подверглось – 2 фонда:

- муниципальное автономное учреждение «Комбинат питания» города Покачи за 1999-2017 годы;

- автономного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Покачевская городская стоматологическая поликлиника» за 1999-2018 годы.

В фонде муниципального автономного учреждения «Комбинат питания» подверглось переработке две описи:

- опись № 1 дел постоянного срока хранения за 2000-2017 годы;

- опись № 2 дел по личному составу за 1999-2017 годы.

По описи № 1 дел постоянного срока хранения за 2000-2017 годы числилось – 128 ед. хр. Документы постоянного срока хранения за 2005-2017 годы не были приняты отделом и возвращены на доработку в связи с большим отсутствием числившихся по описи документов и грубым нарушением требований, предъявляемых к оформлению дел, принимаемых на муниципальное хранение. В течение 3-х лет после ликвидации учреждения шел розыск недостающих документов. В результате чего 3 ед. хр. управленческой документации «Годовые сметы доходов и расходов учреждения за 2011, 2012 годы и «Документы (протоколы, акты, направление) по проверке Роспотребнадзором санитарного состояния объектов учреждения и мероприятий по его улучшению» за 2013 год так и небыли найдены.

По розыску утерянных документов был проведен ряд мероприятий:

- составлены списки необнаруженных документов и сотрудников, имевших непосредственное отношение к темам необнаруженных документов;

- с сотрудниками учреждения, имевшими косвенное отношение к темам необнаруженных документов, проведена беседа, но данная беседа ни к чему не привела;

- проверены помещения архива, кабинеты сотрудников, складские помещения. Предпринятые мероприятия по розыску дел положительных результатов не дали.

В связи с этим, архивным отделом было принято решение о переработке описи дел № 1 постоянного срока хранения за 2000-2017 годы, в результате которой, в опись было включено – 159 ед. хр. в том числе и старые описи.

По описи № 2 дел по личному составу за 1999-2017 годы числилось - 108 ед. хр., а принято было – 124 ед. хр. 1 дело «Личные дела (заявления, автобиография, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров и др.) уволенных работников учреждения Том 1, (А – С)» за 2006 год было утеряно. В связи с этим, было принято решение о переработке описи № 2 дел по личному составу за 1999-2017 годы. В результате переработки описи дел по личному составу вошло - 125 ед. хр. в том числе старые описи.

В фонде автономного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Покачевская городская стоматологическая поликлиника» числилось 4 описи:

- опись № 1 дел постоянного срока хранения муниципального автономного учреждения здравоохранения «Стоматологическая поликлиника» города Покачи за 1999-2013 годы;

- опись № 2 дел по личному составу муниципального автономного учреждения здравоохранения «Стоматологическая поликлиника» за 1999-2013 годы;

- опись № 3 дел постоянного срока хранения автономного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Покачевская городская стоматологическая поликлиника» за 2014 -2018 годы;

- опись № 4 дел по личному составу автономного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Покачевская городская стоматологическая поликлиника» за 2014-2018 годы.

В связи с распоряжением от 22.12.2012 № 762-рп Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «О принятии в 2013 году в государственную собственность Ханты-Мансийского автономного округа – Югры медицинских организаций муниципальной системы здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» с 01.01.2014 года муниципальное автономное учреждение здравоохранения «Стоматологическая поликлиника» города Покачи было переименовано в автономное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Покачевская городская стоматологическая поликлиника», а согласно распоряжению Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 21.09.2018 № 479-рп «О реорганизации некоторых государственных учреждений Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и приказа Департамента здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 26.09.2018 № 989 «Об организационно-кадровых и иных мероприятиях, связанных с реорганизацией бюджетных учреждений Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Покачевская городская больница» и автономное учреждение «Покачевская городская стоматологическая поликлиника»» были реорганизованы путем присоединения второго к первому.

Таким образом, документы по личному составу за 1999-2013 годы муниципального автономного учреждения здравоохранения «Стоматологическая поликлиника» и учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Покачевская городская стоматологическая поликлиника» за 2014-2018 годы были переданы правопреемнику, т.е. в БУ ХМАО – Югры «Покачевскую городскую больницу» по акту - приема передачи.

Документы постоянного срока хранения муниципального автономного учреждения здравоохранения «Стоматологическая поликлиника» за 1999-2013 годы и учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Покачевская городская стоматологическая поликлиника» за 2014 -2018 годы были переданы муниципальное хранение в архивный отдел администрации города Покачи. Документы поступили на хранение не в полном объеме, т.е. часть их утеряна, т. к. были уволены временно исполняющий обязанности руководителя автономного учреждения «Покачевская городская стоматологическая поликлиника» и сотрудник, ответственный за делопроизводство и архив. Документы поликлиники остались бесхозными. Был проведен розыск документов, который ни к чему не привел. В результате было принято решение о переработке описей. В результате переработки описи № 1 за 1999-2013 годы, по которой числилось – 91 ед. хр., а стало – 51 ед. хр., по описи № 3 за 2014-2015 годы числилось – 22 ед. хр., а стало – 21, отделом также была составлена опись дел за 2016-2018 годы в количестве - 23 ед. хр.

Таким образом, отделом за 2020 год было описано, усовершенствовано и переработано описей документов:

управленческой документации – 300 ед. хр. из них:

- 11 ед. хр. Регионального молодежного общественного экологического движения «Третья планета от солнца»;

- 28 ед. хр. окружных и городских конкурсов, посвященных Великой Отечественной войне;

- 102 ед. хр. переработка описей автономного учреждения здравоохранения «Стоматологическая поликлиника»;

- 159 ед. хр. переработка описей муниципального автономного учреждения «Комбинат питания»;

документов личного происхождения – 21 чел/31 ед. хр./221 док-ов из них:

- 3 ед. хр./ 9 документов Халиуллина Р.З.;

- 6 ед. хр./90 документов Степуры В.И.;

- 19 ед. хр./122 документа участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.;

фотодокументов - 39 ед. хр. участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.;

документов по личному составу – 125 ед. хр. переработка описей МАУ «Комбинат питания» в количестве – 125 ед. хр.

В сфере государственного учета архивный отдел осуществляет государственный учет архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 11.03.1997 № 11, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24.

Для осуществления государственного учета архивных документов в отделе ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Записи в учетные документы вносятся начальником отдела. Учетные документы (рабочие экземпляры описей) размещаются рабочих помещениях сотрудников отдела, а контрольные в металлическом шкафу, находящемся в архивохранилище.

При приеме на муниципальное хранение документов от организаций-источников комплектования архивного отдела было составлено – 33 акта приема-передачи на хранение -3 194 ед. хр.

Продолжилась работа по розыску необнаруженных дел в организациях – источниках комплектования архивного отдела администрации города Покачи, снятие с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны. Отделом был подготовлен пакет документов для рассмотрения вопроса о снятии с государственного учета – 8 ед. хр. из - 2 фондов.

Ведется автоматизированная система государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в муниципальном архиве, осуществляется посредством программного комплекса «Архивный фонд» версии 5.0.4. (ПК «Архивный фонд»). Ведение государственного учета документов в автоматизированном режиме осуществляется в ПК «Архивный фонд» в соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (приказ Росархива от 23.10.2000 № 64) и Единым порядком заполнения полей единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» (Росархив, 2013). Ведение государственного учета документов в автоматизированном режиме в ПК «Архивный фонд» осуществляется начальником отдела. В 2020 году в данную систему отделом было внесено - 4 вновь сформированных фонда:

1. Коллекция документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и труженики тыла города Покачи;

2. Отдел по социальным вопросам и связям с общественностью администрации города Покачи;

3. Муниципальное автономное учреждение «Спортивная школа» города Покачи;

4. Муниципальное автономное учреждение «Редакция газеты «Покачевский вестник» города Покачи.

Проведена паспортизация организаций – источников комплектования муниципального архива по состоянию на 1 декабря 2019 года.

На сегодняшний день в списке организаций-источников комплектования архивного отдела числится - 23 организации, в том числе: 4 –государственной формы собственности, 19 – муниципальной формы собственности.

По итогам паспортизации организаций-источников комплектования муниципальных архивов отмечается рост объемов ежегодного документообразования. Увеличивается объем дел по личному составу, находящихся на ведомственном хранении.

По итогам паспортизации можно сделать вывод об отсутствии помещений под архив, освобожденного работника, ответственного за делопроизводство и архив, частая их сменяемость.

Продолжилась работа по совершенствованию научно-справочного аппарата к архивным фондам, в том числе составление исторических справок и аннотаций, в которых они отсутствуют, проведена паспортизация архивов организаций – источников комплектования.

3. Комплектование Архивного фонда Российской Федерации.

Организационно – методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений,

организаций и предприятий

В 2020 году продолжалась работа отдела по качественному формированию Архивного фонда Российской Федерации, улучшению комплектования муниципального архива, совершенствованию ведомственного хранения документов, обеспечению их сохранности, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций.

На 01.01.2020 года общее количество источников комплектования архивного отдела администрации города Покачи осталось без изменения: 23 организации, в том числе: 4 – государственной формы собственности, 19 – муниципальной формы собственности.

В состав архивного фонда принято – 3 194 ед. хр. из них:

- управленческой документации – 3 078 ед. хр.;

- по личному составу – 85 ед. хр.;

- документов личного происхождения – 21 чел./31 ед. хр./221 документ.

Велась работа по комплектованию фотодокументами. Состав фотофонда архивного отдела увеличился на – 39 ед. хр. Комплектование фотофонда проводится начальником отдела на основе инициативного документирования. В состав фотофонда приняты фотографии, отражающие быт, моменты трудовой, общественной и социально культурной жизни жителей города Покачи.

По инициативе начальника отдела продолжилась работа по приему документов личного происхождения от владельцев личных фондов. В состав Архивного фонда принято - 31 ед. хр./21 чел./221 документ.

Владельцами личных фондов в 2020 году стали:

- Халиуллин Раян Залилович, общественный деятель, глава города Покачи (1996-2015) – 3 ед. хр./9 док-ов;

- Степура Владимир Иванович, общественный деятель глава города Покачи (2015- ) – 6 ед. хр./64 док-та;

- участники Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. – 19 чел./22 ед. хр./122 док-та.

На муниципальное хранение переданы, статьи, публикации в газетах и журналах, которые пополнили коллекцию документов «Знатных тружеников и почетных жителей города Покачи».

В коллекцию документов личного происхождения «Участники Великой Отечественной войны 1941-1945 годов» вошли фронтовые воспоминания, биографические сведения, фотографии военных лет, публикации в газете, социальных сетях и др.

Архивным отделом систематически велась работа по внедрению в практику работы организаций – источников комплектования:

- «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24;

- «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526;

- «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденных приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

При взаимодействии с организациями - источниками комплектования большое внимание уделялось правильной организации делопроизводства. В течение года отделом оказывалась методическая и практическая помощь в разработке номенклатур дел для структурных подразделений администрации города Покачи и муниципальных учреждений города Покачи. Составлено и усовершенствовано - 6 номенклатур дел.

Отделом оказывалась методическая и практическая помощь организациям – источникам комплектования в своевременном упорядочении, учете, описании и обеспечении сохранности управленческой, научно-технической, специальной документации, документов по личному составу, внедрения нормативных документов, определяющих порядок работы архивов и делопроизводства.

В целях повышения квалификации ответственных за делопроизводство и архив организаций отдел провел 190 консультации по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, проведения паспортизации для организаций-источников комплектования.

Проводилась проверка качества составленных описей дел постоянного хранения, по личному составу организаций – источником комплектования архивного отдела администрации города Покачи и направление их на рассмотрение, утверждение и согласование в экспертно-проверочную методическую комиссию Службы по делам архивов Ханты - Мансийского автономного округа – Югры.

Проведено 4 мероприятия по обучению специалистов, ответственных за ведение делопроизводства и архива в организациях – источниках комплектования отдела.

Всего на заседаниях ЭПМК в 2020 году было рассмотрено:

- описей управленческой документации – 578 ед. хр.;

- описей дел по личному составу на - 167 ед. хр.;

- описей НТД – 1 ед. хр.;

- описей документов личного происхождения на – 21 человека/ 31 ед. хр./ 221 документ;

- описей фотодокументов на – 39 ед. хр.;

- номенклатуры дел от - 6 учреждений.

Объем Архивного фонда города Покачи по состоянию на 01.01.2021 год составил – 12 789 ед. хр., ед. хр., в том числе:

- 8 914 ед. хр. управленческой документации;

- 3 269 ед. хр. документов по личному составу;

- 109 ед. хр. документов личного происхождения;

- 488 ед. хр. фотодокументов;

- 9 ед. хр. видеофонограмм.

4. Научная информация и использование документов

В 2020 году архивным отделом подготовлено – 216 информационных мероприятий. Пользователями архивной информации стали - 3894 человека.

Всего в 2020 году отделом в газете «Покачевский вестник» опубликовано - 3 проекта постановлений, разработанных отделом и 1 информационная статья ко Дню архива.

Обеспечение принципов открытости деятельности отдела, путем ведения и наполнения информацией странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/.

Еженедельно отделом предоставлялась информация о количестве и характере обращений граждан, а также о результатах их рассмотрения.

Ежемесячно отделом предоставлялась информация о выполнении Плана совместных мероприятий Архивной службы Югры, Государственного и муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры на 2020 год.

№	Наименование мероприятия	Период проведения	Информация об исполнении
27 января день полного освобождения Ленинграда от фашистской блокады в 1944 г.
1	Проведение цикла уроков памяти «Симфония мужества блокадного Ленинграда», посвященных снятию блокады Ленинграда	январь-февраль 2020 года	Не проводились в связи с отсутствием данных документов
23 февраля День защитника Отечества
1	Проведение цикла встреч с ветеранами Великой Отечественной войны и тружениками тыла «Славе не меркнуть. Традициям жить»	февраль 2020 года	Не проводились в связи с отсутствием документов ВОВ.
11 апреля День освобождения узников фашистских концлагерей
1	Проведение циклов уроков памяти в муниципальных архивах, посвященных освобождению узников фашистских концлагерей «Плененное детство»	апрель 2020 года	Не проводились в связи с отсутствием документов ВОВ.
9 мая – 75-летие годовщины Победы в Великой Отечественной войне
1	Проведение конкурса исследовательских работ «Дедушкина медаль». Подведение итогов	сентябрь 2019 года апрель 2020 года май 2020 года	Не проводились в связи с отсутствием документов ВОВ.
2	Реализация проекта «Интернет-портал «Победа одна на всех!». Презентация интернет-портала «Победа одна на всех!».	постоянно май, ноябрь 2020 года	На официальном веб-сайте администрации города Покачи в разделе «Архивное дело» подготовлена и размещена виртуальная выставка «Стихи о войне, Ларионова Алексея Ивановича, поэта, прозаика и фондообразователя архивного отдела администрации города Покачи» http://arhiv.admpokachi.ru/virtualnye-vystavki/ Отделом были выявлены, собраны и оцифрованы архивные документы, фотоматериалы, посвященных Второй мировой войне в количестве 22 ед. хр. на 126 листах и 39 ед. хр. фотодокументов, что составило 165 электронных образа.
3	Проведение окружного конкурса-выставки электронных презентаций «Великая Отечественная война в судьбе моей семьи»	сентябрь 2019 года- апрель 2020 года май 2020	Проведен муниципальный этап конкурса электронных презентаций «Великая Отечественная война в судьбе моей семьи». Участвовали 2 возрастные категории: с 7 до 12 лет и с 13 до 17 лет. По итогам заседаний конкурсной комиссии 1 место заняли: - в категории с 7 до 12 лет – Мезенцев Егор, ученик МАОУ СОШ № 1; - в категории с 13 до 17 лет – Сухоловская Александра, учащаяся МАОУ СОШ № 1. Всего в конкурсе приняли участие – 15 человек из 13 конкурсных работ. 1 работа была коллективной. 2 работы победителей направлены в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры для участия в региональном этапе. Участникам конкурса направлены благодарности за участие в конкурсе. Необходимо также отметить, что отдел принял участие в представлении 4 фотографий участников Великой Отечественной войны 1941-1945 годов для подарочного издания «Фронтовой альбом», снятые во время войны с аннотациями к ним.
4	Проведение гражданско-патриотической акции дарения «Нам есть чем гордиться. По страницам семейных архивов». Подведение итогов, награждение победителей Акции	май 2019 года-апрель 2020 года май 2020	В рамках акции дарения «Нам есть чем гордиться. По страницам семейных архивов» приняты копии документов личного происхождения - 19 участников Великой Отечественной войны. Путем инициативного документирования начальником отдела несколько лет собиралась информация в виде статей из газеты «Покачевский вестник», социальных сетей о ветеранах, их воспоминаний, а также сочинений и презентаций правнуков и праправнуков ветеранов, которая в настоящее время создана в архивную коллекцию «Коллекция документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и тружеников тыла». В опись включено – 22 ед. хр. В коллекцию включена опись № 3 документов постоянного срока хранения окружных и городских конкурсов, посвященных Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., которая также была создана по инициативе архивного отдела администрации города Покачи для сохранения исторической памяти о защитниках Отечества, тружениках тыла, внесших значительный вклад в Победу. В данную опись включено – 28 ед. хр. Все документы по описи № 1 и по описи № 3 приняты на муниципальное хранение. Описаны и приняты - 39 фотографий участников Великой Отечественной войны.
5	Проведение цикла уроков памяти «Они вернулись с Победой» для учащихся общеобразовательных учреждений автономного округа	апрель-май 2020	На официальном веб-сайте администрации города Покачи в разделе «Архивное дело» размещена электронная презентация урока памяти «Они вернулись с Победой. Участники Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.», подготовленная архивным отделом.
6	Издание сборника «Великая Отечественная-газетной строкой»	апрель 2020 года	Мероприятие отделом не проводилось.
7	Проведение фотовыставки «Фронтовая карточка»	апрель-май 2020 года	Направлены фотодокументы в Службу по делам архивов ХМАО – Югры для подготовки издания «Фронтовой альбом» (письмо архивного отдела администрации города Покачи от 27.02.2020 № 33)
Мероприятия, приуроченные к 90-летию со дня образования Ханты-Мансийского автономного округа-Югры
1	Размещение на тематическом сайте «Архивы Югры» и официальном сайте КУ «Государственный архив Югры» и муниципальных архивов архивных документов и фотографий по истории развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в т.ч. в форме виртуальных выставок	в течение 2020 года	1. На официальном веб-сайте администрации города Покачи в разделе «Архивное дело» подготовлен и размещен Календарь юбилейных дат на 2020 год» с краткой аннотацией к нему. 2. В связи с длительной болезнью начальника отдела реализация межведомственного проекта «Многовековая Югра» по подготовке Академической истории Югры по выявлению в архиве, оцифровке фотографий по темам: коренные народы, первооткрыватели, жизнь округа, строительство, разведка полезных ископаемых, добыча газа и нефти, лесозаготовки и рыбная отрасль) не проводилась.
2	Освещение на страницах Архивной службы Югры, государственного и муниципальных архивов в социальных сетях интересных фактов из истории становления и развития Ханты-Мансийского автономного округа-Югры с хэштегами #всяправдавархивах #югра90	в течение 2020 года	Информация в социальных сетях не размещается
3	Проведение акции дарения «Сохраним историю вместе». Акция нацелена на сбор документов, фотографий и предметов от граждан по истории ХМАО-Югры	июнь - декабрь 2020 года	Информация о проведении акции была размещена в социальных сетях, в газете Покачевский вестник», но, к сожалению никто, из горожан пока не отозвался. 1. На официальном веб-сайте администрации города Покачи в разделе «Архивное дело» размещено положение о проведении акции «Сохраним историю вместе», посвященной 90-летию со дня образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, утвержденное распоряжением управляющего делами администрации города Покачи от 22.07.2020 № 4. 2. На официальном веб-сайте администрации города Покачи в разделе «Архивное дело» размещено положение о проведении муниципальном конкурсе научно-исследовательских работ «Югра делами великая», утвержденное распоряжением управляющего делами администрации города Покачи от 21.07.2020 № 3. 3. Для участия в региональном проекте «90 слов» архивным отделом были подготовлены и направлены письма в управление образования администрации города Покачи о привлечении к участию в Проекте учащихся школ города Покачи (письмо отдела от 17.07.2020 № 154), дошкольные учреждения, учреждения культуры и спорта для участия проекте трудовых коллективов города Покачи (исх. от 30.10.2020 № 205, от 30.10.2020 № 206). В итоге участниками проекта по индивидуальным заявкам стали - 27 чел. Коллективные заявки отсутствовали. 4. Регулярно по инициативе архивного отдела формируются, описываются и принимаются документы творческой деятельности и фондообразователей: 1) Борисовой Натальи Васильевны (02.07.1960 - ), общественного деятеля, депутата, председателя Думы города Покачи (1996 – 2020); 2). Ларионова Алексея Ивановича, поэта и прозаика города Покачи (11.01.1938 – 19.12.2013); 3). Степуры Владимиры Ивановичы (16.01.1967 – ), общественного деятеля, главы города Покачи (2015 - ); 4). Халиуллина Раяна Залиловича (13.01.1947 - ) почетного жителя города Покачи, главы города Покачи (1996 -2015). 5. Необходимо отметить, что регулярно по инициативе архивного отдела формируются, описываются и принимаются документы: 1) «Городского молодежного общественного экологического движения «Третья планета от Солнца»; 2) окружных и городских конкурсных программ.
4	Проведение региональной фотовыставки «90 лет в мире и согласии. На благо Югры, на благо России»	ноябрь-декабрь 2020 года	Фотодокументы для фотовыставки «90 лет в мире и согласии отделом не подготовлены

Выставочные проекты,

посвященные профессиональным праздникам в социальной сфере

День работника культуры
1	Выставочный проект «Мир культуры: из прошлого в будущее»	Март-май	Мероприятие отделом не проводилось
День социального работника
2	Выставочный проект «Под крылом милосердия»	июнь-август	Мероприятие отделом не проводилось
День медицинского работника
3	Выставочный проект «Сберегая жизнь»	июнь-сентябрь	Подготовлен выставочный проект архивных документов «Сберегая жизни», посвященный Дню медицинского работника. Проект размещен на странице «Архивное дело» официального веб-сайта администрации города Покачи
Всемирный день учителя
4	Выставочный проект «Будущее человечества в руках учителя»	Сентябрь-ноябрь	Мероприятие отделом не проводилось

На официальном веб-сайте администрации города Покачи в разделе «Архивное дело» разместили - 16 информационных материала, количество посещений web-сайта/страницы составило – 2008 человек, проведено – 4 экскурсии по архиву.

Сведения о количестве запросов граждан, поступивших в архивный отдел администрации города Покачи в 2019, 2020 годах.

№ п/п	Способ поступления запроса	Количество поступивших запросов граждан в 2019 году	Количество поступивших запросов граждан в 2020 году
1.	В электронной форме (через портал ЕГПУ)	45	29
2.	Через МФЦ	132	37
3.	По электронной почте	65	56
4.	По каналу VipNet от Пенсионного фонда РФ	271	248
5.	Почтовым отправлением	157	91
6.	При личном обращении	0	31
7.	Иным способом	3	0
	ИТОГО	673	492

За 2020 год отделом исполнено – 492 запроса, в том числе – 444 социально – правового характера и 48 тематических запроса, использовано – 1041 ед. хр., подготовлено – 42 светокопии документов на - 46 листах.

Ответы на запросы готовились вовремя, их сроки не превышали более 30 дней. Количество запросов по сравнению с предыдущими годами уменьшился за счет введения Пенсионным фондом Российской Федерации в 2002 году персонифицированного учета граждан.

5. Научно – исследовательская и методическая работа

Архивным отделом администрации города Покачи проводились индивидуальные консультации по вопросам делопроизводства и архивного дела для специалистов ведомственных архивов, работникам структурных подразделений администрации города Покачи.

В целях повышения квалификации ответственных за делопроизводство и архив организаций отдел провел 190 консультаций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела для организаций-источников комплектования.

В плановом порядке продолжилось совершенствование научно-справочного аппарата к фондам (дополнения к историческим справкам, каталогизация документов). Дополнены и обновлены исторические справки организаций - источников комплектования архивного отдела.

В 2020 году архивный отдел администрации города Покачи принял участие в режиме видеоконференцсвязи:

- 11.03.2020 года в работе расширенного заседания Коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в городе Белоярский;

- 09.07.2020 года в работе заседания Коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

- 16.07.2020 года в работе заседания дискуссионной площадки по рассмотрению вопросов внедрения модельного административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов», оказания муниципальных услуг в электронном виде, а также вопросов об исполнении органами местного самоуправления переданных им государственных полномочий в сфере архивного дела в части освоения субвенций, предоставленных из бюджета автономного округа бюджетам муниципальным районам и городских округов автономного округа;

- 28.10.2020 года в стажировке руководителей и специалистов органов управления архивным делом администраций муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по проведению проверки наличия и состояния архивных документов в государственном, муниципальном архиве, по составлению и внесению изменений в список источников комплектования государственного/муниципальных архивов;

- 13.11.2020 года в рабочем совещании по разъяснению вопросов, возникающих при подготовке планово-отчетной документации, заполнению форм планово-отчетной документации в АИС «Статистика»;

- 10.12.2020 года в мероприятии подведения итогов и встреча с победителями и участниками регионального проекта «90 слов» и регионального конкурса научно-исследовательских работ «Югра делами великая»;

- 11.12.2020 года в мероприятии подведения итогов и встреча с победителями и участниками регионального конкурса на разработку логотипа и слогана добровольческой (волонтерской) деятельности в сфере архивного дела на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

- 16.12.2020 года в работе расширенного заседания Коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

До распространения новой коронавирусной инфекции, вызванной COVID-19 принимала участие в еженедельных аппаратных совещаниях при управляющем делами администрации города Покачи и аппаратных совещаниях руководителей структурных подразделений и муниципальных учреждений города Покачи при главе города Покачи.

Ежемесячно отделом предоставлялась информация по мониторингу достижения целевых показателей государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Культурное пространство», утвержденной постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 05.10.2018 № 341-п.

Ежеквартально отделом предоставлялись в уполномоченные органы информации и отчеты об основных направлениях работы, количестве и характере обращений граждан и результатах их рассмотрения, о количестве оказанных муниципальных услуг.

В установленном порядке осуществлялся мониторинг исполнения поручений Президента Российской Федерации по вопросам архивного дела.

Обеспечение принципов открытости деятельности отдела, путем ведения и наполнения информацией странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/.

Еженедельно отделом предоставлялась информация о количестве и характере обращений граждан, а также о результатах их рассмотрения.

Ежемесячно отделом предоставлялась информация о выполнении Плана совместных мероприятий Архивной службы Югры, Государственного и муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры на 2020 год.

Путем ведения и наполнения информацией странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/, отделом были подготовлены и размещены актуальные на 01.03.2020 года Список фондов архивного отдела, содержащих дела (документы) по личному составу.

Проводится работа по дополнению Краткого справочника по фондам муниципального архива на 01.03.2020 год. В справочник были внесены изменения по количеству дел в фондах, по датам, а также была внесена информация по новым фондам, принятым на муниципальное хранение в 2019 году, внесена информация в фонды, в которых были переименования.

6. Внедрение информационных технологий

и развитие информационно – поисковых систем

Среди приоритетных задач отдела в 2020 году было обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящихся в архивном отделе.

За 2020 год страничка «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/ посетило - 2008 пользователей.

Обеспечение открытости, путем использования странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/ осуществлялось планомерно в 2020 году, разделы наполнялись информацией, выложено 16 информационных материала.

На главной странице официального сайта учреждения созданы и размещены: «Календарь памятных дат на 2021 год», «Историческая справка архивного отдела администрации города Покачи», «Цели и задачи архивного отдела администрации города Покачи»; в разделе «НПА» размещены: «Порядок по подготовке к передаче на муниципальное хранение документов по личному составу ликвидированных организаций в архивный отдел администрации города Покачи», «Положение об архивном отделе администрации города Покачи», «О наделении отдельными госполномочиями», «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов», «Порядок использования архивных документов в рабочем помещении архивного отдела администрации города Покачи», «Порядок формирования и содержания муниципального архива города Покачи, включая хранение архивных фондов города Покачи»; в разделе «Информация для жителей» размещены: «Как получить справку из архива», «Органы управления архивным делом муниципальных образований автономного округа», «Справка о составе и содержании фотофонда архивного отдела администрации города Покачи», «Именной указатель к фондам в составе коллекции по истории города Покачи», «Алфавитно-предметный указатель к фондам», «Краткий справочник по фондам архивного отдела администрации города Покачи», «Порядок рассмотрения обращений граждан», «Список организаций города, документы, которых находятся в архивном отделе», «Формы и образцы заявлений по наведению архивной информации», в разделе «Виртуальные выставки» размещена документальные выставки архивных документов, посвященная Дню семьи, любви и верности, в разделе «Контакты» указан адрес, телефон, график и часы приема граждан.

Наиболее эффективным инструментом удовлетворения запросов общества и государства в архивной информации является информатизация архивной отрасли. Одной их ключевых задач автоматизации и информатизации основных направлений деятельности архивного отдела является проведение работ по оцифровке оригиналов (подлинников) архивных документов.

С целью формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивного отдела для повышения качества информационного обслуживания и расширения доступа к архивной информации всех заинтересованных в ней граждан архивами автономного округа в рамках проекта «Электронный архив Югры» продолжена работа по формированию контента и предоставлению его в режиме свободного доступа в сети Интернет. Архивный отдел администрации города Покачи к проведению оцифровки еще не подключался, т.к. не хватает технических и кадровых ресурсов.

В настоящее время в отделе создано и ведется 3 тематических баз данных: «Календарь памятных дат»; «Фотокаталог»; «Справочник местонахождения документов по личному составу» и 3 вспомагательных учетных баз данных: «Организации – источники комплектования архива»; «Справочник местонахождения документов по личному составу»; «Учет обращений граждан и организаций».

БД «Фотокаталог» предназначена для создания, хранения и систематизации (рубрикации) электронного каталога отсканированных фотодокументов — электронного архива, за 2020 год занесено 39 карточек. Всего в БД «Фотокаталог» занесено 488 карточки. Общий объем занесенной информации составил 878 Мбайта.

База данных «Учет обращений граждан и организаций» - это учетная база данных, разработанная для ускорения процесса регистрации запросов социально-правового характера, тематического их систематизации и контроля. Всего внесено 7457 записей. Общий объем занесенной информации составил 4,8 Мбайта.

БД «Организации – источники комплектования» - это учетная база данных, содержащая основную информацию об источниках комплектования архивного отдела. Всего внесено – 27 записей. Общий объем занесенной информации составил 7,15 Мбайт.

БД «Местонахождение документов по личному составу организаций-источников комплектования архивного отдела и Сведения о местонахождении документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела занесено 309 записей. Общий объем занесенной информации составил 19,1 Мбайт.

Одним из основных направлений развития архивного дела в городе Покачи в 2020 году является формирование информационного массива автоматизированного общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» версия 5.0.5 (далее ПК - «Архивный фонд»).

Клиентская оболочка оболочка ПК «Архивный фонд» версия 5.0.5 установлена на сервере Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и созданы базы данных всех архивов автономного округа.

На 01.01.2021 года в ПК «Архивный фонд» внесено 100 % заголовков фондов имеющихся в архивном отделе – 50 фондов.

Общий объем накопленных данных в тематических базах данных на 01.01.2021 составляет – 483 записи (количество записей уменьшилось за счет того, что при переезде и подключении компьютера исчезла тематическая база данных «Календарь знаменательных дат).

Парк компьютерной техники в 2020 году не пополнялся (2 компьютера класса Pentium 4).

7. Работа с кадрами

На 01.01.2021 года архивный отдел включает в себя: начальника отдела и ведущего специалиста.

В 2020 году начальник отдела прослушала:

- вебинар для заказчиков: «Контрактная система в сфере закупок: нововведения и практические аспекты применения 44-ФЗ»;

прошла повышение квалификации:

- «Профилактика коррупционных и иных правонарушений в органах местного самоуправления» в количестве 72 часов;

- «Защита персональных данных» в количестве 72 часов.

В отчетный период признаков конфликта интересов и нарушения законодательства по противодействию коррупции не выявлено. Личной заинтересованности, которая могла бы повлиять на объективное исполнение должностных обязанностей работниками отдела, не обнаружено.