Основные направления развития архивного дела

в архивном отделе администрации города Покачи на 2020 год

Планирование и организация работы архивного отдела администрации города Покачи (далее архивный отдел) на 2020 год осуществляется на основе рекомендаций  Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «О планировании работы государственного и муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2010 год и их отчетности за 2019 год» от 11.11.2019 № 28-исх-1713.

Деятельность архивного отдела будет направлена на выполнение показателей плана развития архивного дела в городе Покачи на 2020 год.

 

1. В сфере государственного регулирования архивного дела.

 

Архивный отдел продолжит работу по обеспечению исполнения решений коллегии Архивной службы Югры, принятых в 2018-2019 годах.

Продолжится работа по соблюдению административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, утвержденного постановлением администрации города Покачи от 14.06.2019 № 556.

Продолжиться работа по подготовке к рассмотрению актуальных вопросов развития архивного дела Коллегией Архивной службы Югры и Общественным советом при Архивной службе Югры.

Подготовить предложения о включении в план нормотворческой деятельности администрации города Покачи по вопросам развития архивного дела.

Продолжиться работа о предоставлении сведений о количестве дел, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и хранящихся в архивном отделе администрации города Покачи по состоянию на 01.04.2020 и их прогнозных объемах по состоянию на 01.04.2021 и 01.04.2022 – до 20.04.2020.

Продолжиться работа по подготовке информации архивного отдела по оценке эффективности деятельности органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в области реализации переданных для исполнения государственных   полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов за 2019 год.

Планируется продолжение работы со структурными подразделениями администрации города Покачи, муниципальными учреждениями, организациями являющимися источниками комплектования муниципального архива города Покачи.

Продолжится работа по созданию информационно-поисковых систем: создание полного комплекса научно-справочного аппарата к документам вновь поступающих фондов.

Продолжится работа по созданию единой информационно-поисковой системы по документам архивного фонда Российской Федерации, включающей описание документов на уровне архивного дела (Программный комплекс «Архивный фонд).

Продолжится работа по пополнению актуальной информацией раздела «Архивное дело» на официальном сайте администрации города Покачи.

Большое внимание в работе архивного отдела будет уделено повышению роли архива по использованию архивных документов в социально-экономических и научных целях, на своевременное и качественное исполнение тематических и социально-правовых запросов организаций и граждан.

В целях совершенствования работы архива по обеспечению законных прав граждан на информацию и обслуживанию пользователей архивный отдел продолжит работу с пользователями в соответствии с Порядком использования архивных документов в рабочем помещении архивного отдела администрации города Покачи, утвержденного постановлением администрации города Покачи от 17.08.2018 № 800.

Продолжиться работа по обеспечению целевого и эффективного использования финансовых средств, переданных в виде субвенций.

Планируется продолжение работы по внедрению и реализации бережливого производства «Система 5S» в администрации города Покачи.

Архивный отдел совместно с администрацией города продолжит выполнение мероприятий по противопожарной и антитеррористической безопасности муниципального архива.

Архивный отдел планирует принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях, проводимых администрацией города Покачи и Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

 

2. В сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов

 

В сфере обеспечения сохранности архивных документов в 2020 году планируется продолжить работу, направленную на обеспечение нормативных условий их хранения и выполнение требований государственного учёта архивных документов.

Архивный отдел продолжит работу по соблюдению охранного режима, поддерживанию в рабочем состоянии системы противопожарной безопасности архивохранилищ, обеспечение антитеррористической защищенности, а также состояние путей эвакуации документов.

 Продолжить работу по готовности муниципального архива к работе в режиме чрезвычайной ситуации, в том числе уточнить соответствующий план, расчет и др. документы при эвакуации документов.

Продолжить работу по обеспечению мер по усилению контроля в  рабочих помещениях архива за сохранностью архивных документов в связи с разрешением пользователям самостоятельного копирования.

В целях контроля за сохранностью документов Архивного фонда города Покачи и в связи с переездом архивного отдела в другое здание, планируется проведение проверки наличия перевезенных документов, размещение их в архивохранилищах и в случае необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения) незамедлительного информирования  Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Планируется провести проверку наличия и состояния перевезенных архивных дел постоянного срока хранения и по личному составу с выборочной полистной проверкой 44 фондов (всего - 8948 ед. хр.): ф. № 1 «Территориальное производственное предприятие «Покачевнефтегаз» общества с ограниченной ответственностью «ЛУКойл – Западная Сибирь»; ф. № 2 «Покачевский поселковый Совет народных депутатов и его исполнительный комитет»; ф. № 3 «Городской Совет народных депутатов города Покачи»; ф. № 4 «Органы местного самоуправления города Покачи»; ф. № 5 «Коллекция документов по личному составу ликвидированных предприятий негосударственных форм собственности»; ф. № 6 «Отдел потребительского рынка администрации города Покачи»; ф. № 7 «Отдел по делам малочисленных народов Севера администрации города Покачи», ф. № 8 «Управление по физической культуре и спорту администрации города Покачи»; ф. № 9 «Отдел сбора и обработки статистической информации комитета в городе Покачи»; ф. № 10 «Комитет по управлению муниципальным имуществом администрации города Покачи»; ф. № 11 «Комитет социальной защиты населения администрации города Покачи»; ф. № 12 «Муниципальное предприятие молзавод «Покачевский» города Покачи»; ф. № 13 «Государственное арендное предприятие «Строитель – 2», его предшественники и его подведомственные предприятия, рабочего поселка Покачи»; ф. № 14 «Коллекция документов по личному составу ликвидированных предприятий муниципальной формы собственности города Покачи»; ф. № 15 «Управление архитектуры и градостроительства администрации города Покачи»; ф. № 16 «Акционерное общество открытого типа «Покачижилстрой» города Покачи»; ф. № 17 «Архивный отдел администрации города Покачи»; ф. № 18 «Комитет финансов администрации города Покачи», ф. № 19 «Муниципальное унитарное предприятие «Городское хозяйство» города Покачи»; ф. № 20 «Управление культуры и молодежной политики администрации города Покачи»; ф. № 21 «Управление образования администрации города Покачи»; ф. № 22 «Бюджетное учреждение Ханты – Мансийского автономного округа  - Югры «Покачевский центр занятости населения»; ф. № 23 «Управление экономики и статистики администрации города Покачи»; ф. 24 «Инспекция Министерства налоговой службы России по городу Покачи»; ф. № 25 «Отдел труда и миграции администрации города Покачи»; ф. № 26 «Комитет по земельным ресурсам и землеустройству города Покачи»; ф. № 27 «Открытое акционерное общество «Покачевское управление геофизических работ» города Покачи», ф. № 28 «Общество с ограниченной ответственностью «Сибстрой» города Покачи»; ф. № 29 «Государственное учреждение «Покачевская городская станция по борьбе с болезнями животных»; ф. № 30 «Муниципальное учреждение здравоохранения «Центральная городская больница» города Покачи»; ф. № 31 «Акционерное общество закрытого типа  «Стройэкскавация» города Покачи»; ф. № 32 «Коллекция документов знатных тружеников и почетных граждан города Покачи»; ф. № 33 «Общество с ограниченной ответственностью «Крым» города Покачи»; ф. № 34 «Муниципальное учреждение «Управление капитального строительства»; ф. № 35 «Муниципальное  автономное учреждение  «Комбинат питания»  города Покачи», ф. № 36 «Территориальная избирательная комиссия города Покачи»; ф. № 37 «Открытое акционерное общество «Покачевавтотранс» города Покачи»; ф. № 38 «Товарищество с ограниченной ответственностью «Строительная фирма «Покачевстрой»» города Покачи»; ф. № 39 «Коллекция документов «Управления социальной защиты населения по городу Покачи и учреждения социального обслуживания «Опора» города Покачи; ф. № 40 «Бюджетное учреждение начального профессионального образования Ханты – Мансийского автономного округа – Югры «Покачевское профессиональное училище № 15»; ф. № 41 «Открытое акционерное общество «Городское хозяйство» города Покачи; ф. № 42 «Коллекция документов общественных объединений и движений города Покачи»; ф. № 43 «Муниципальное автономное учреждение здравоохранения «Стоматологическая поликлиника» города Покачи; ф. № 44 «Муниципальное учреждение «Центр по бухгалтерскому и экономическому обслуживанию» города Покачи».

Продолжить работу по снятию с учета необнаруженных документов на рассмотрение Экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

- Нефтегазодобывающего управления «Покачевнефть» - 37 е. хр.;

- Покачевского центра занятости населения - 25 е. хр.;

- Муниципального унитарного предприятия «Городское хозяйство» - 26 е. хр.;

- Бюджетного учреждения начального профессионального образования Ханты- Мансийского автономного округа - Югры «Покачевское профессиональное училище - 15» - 2 ед. хр.;

Запланировано улучшение физического состояния документов (подшивка) на бумажной основе – 4 ед. хр., что составит 680 листов,  а именно газету «Покачевский вестник» за первый, второй, третий и четвертый кварталы.

 

3. В сфере комплектования и взаимодействия

с организациями – источниками комплектования архивов:

 

Планируется организовать внедрение в практику работы архивного отдела администрации города Покачи и учреждений и организаций – источников комплектования:

Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (после утверждения в установленном порядке);

Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (после утверждения в установленном порядке).

В срок до 01.10.2020 года сформировать Список организаций – источников комплектования муниципального архива города Покачи на 2021-2023 годы и направить его для согласования в Архивную службу Югры;

В целях оптимизации состава документов Архивного фонда города Покачи, пополнения его ценной документацией, имеющей историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, обеспечения её сохранности, а также принятие мер по сокращению объема дел планируется осуществление приёма управленческой документации  - 4 154 ед. хр.:

Дума города Покачи – 262 ед. хр. за 2014-2016 годы;

Администрация города Покачи – 415 ед. хр. за 2014-2016 годы;

Комитет финансов администрации города Покачи – 163 ед. хр. за 2016-2016 годы;

Муниципальное учреждение «Центр по бухгалтерскому и экономическому  обслуживанию» города Покачи – 395 ед. хр. за 2014-2016 годы;

Комитет по управлению муниципальным имуществом администрации города Покачи – 495 ед. хр. за 2005-2016 годы;

Управление экономики администрации города Покачи – 52  ед. хр. за 2010-2016 годы;

Отдел архитектуры и градостроительства администрации города Покачи – 18 ед. хр. за 2006-2016 годы;

Муниципальное учреждение «Управление капитального строительства» города Покачи – 78 ед. хр. за 2006-2016;

Муниципальное автономное учреждение «Комбинат питания» города Покачи – 132 ед. хр. за 2005-2017 годы;

Управление образования администрации города Покачи – 195 ед. хр. за 2005-2016 годы;

Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 2 города Покачи – 222 ед. хр. за 1988-2016 годы;

Управление культуры, спорта и молодежной политики администрации города Покачи – 224 ед. хр. за 2006-2016 годы;

Муниципальное автономное учреждение «Городская библиотека им. А.А. Филатова» города Покачи – 82 ед. хр. за  2000-2016 годы;

Муниципальное автономное учреждение «Издательско-полиграфический центр «Медиа» города Покачи – 143 ед. хр. за 1996-2016 годы;

Муниципальное автономное учреждение «Краеведческий музей» города Покачи – 74 ед. хр. 2004-2016 годы;

Муниципальное автономное учреждение «Дом культуры «Октябрь» города Покачи – 88 ед. хр. за 2006-2016 годы;

Отдел по социальным вопросам администрации города Покачи – 330 ед. хр. 2006-2016 годы;

Автономное учреждение Ханты – Мансийского автономного округа – Югры «Покачевская городская стоматологическая поликлиника» города Покачи – 83 ед. хр. за 1999-2013 годы;

Бюджетное учреждение Ханты – Мансийского автономного округа – Югры «Покачевская городская больница» города Покачи – 572 ед. хр. за 2000-2015 годы;

Казенное учреждение  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Покачевский центр занятости населения» - 24 ед. хр. за 2012-2013 годы;

Муниципальное автономное учреждение спортивной подготовки  «Спортивная школа» города Покачи – 107 ед. хр. за 1999-2016 годы.

Приёму документов личного происхождения  планируется – 1 чел./ 1 ед. хр.  (по инициативе архивного отдела запланировано собрать, описать и принять документы главы города – 1 ед. хр. от 1 чел.).

Прием документов по личному составу не запланирован.

Запланировано принять – 20  ед. хр. фотодокументов (позетивов).

Картонированию дел подлежат принятые на хранение по плану приема на 2020 год  - 4 154 ед. хр.

В случае ликвидации органов государственной власти, структурных подразделений администрации города Покачи, подведомственных им учреждений, входящих в список источников комплектования архивного отдела запланировано оказание методической и практической помощи в упорядочении документов, а также проведении мероприятий по обеспечению сохранности и приёму на муниципальное хранение архивных документов, согласно  Порядку по подготовке к передаче на муниципальное хранение документов по личному составу ликвидированных организаций в архивный отдел администрации города Покачи, утвержденный постановлением администрации города Покачи от 18.06.2018 № 578.

Запланировано своевременное предоставление на рассмотрение Экспертно-проверочной методической комиссии Архивной службы Югры документов о внесении изменений в списки организаций – источников комплектования архивного отдела.

Продолжить работу по проведению анализа состава электронных документов, образующихся в деятельности организаций – источников комплектования архивного отдела, их учет и обеспечение сохранности в системах электронного документооборота и в архивах организаций.

В срок до 20.07.2020 подготовить предложения и направить в Архивную службу Югры о включении в план проверок юридических лиц – источников комплектования архивного отдела «Казенное учреждение  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Покачевский центр занятости населения»».

В срок до 15.12.2020 года организовать и провести  паспортизацию архивов организаций – источников комплектования архивного отдела по состоянию на 01.12.2020 года.

Запланировано направить на ЭПМК Архивной службы Югры описи и номенклатуры дел организаций-источников комплектования архивного отдела:

-            номенклатуры дел  - 5 учреждений;

-            описи управленческой документации на  - 569 ед. хр.;

-            описи дел по личному составу на – 152 ед. хр.;

-            описи фотодокументов на – 20 ед. хр.;

-            описи личного происхождения на – 120 ед. хр.

В целях оказания методической и практической помощи лицам ответственным за ведение делопроизводства и обеспечение сохранности архивных документов на стадии ведомственного хранения в структурных подразделениях администрации города Покачи, муниципальных учреждениях города Покачи запланировано проведение 1 семинара  по вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения документов. На семинаре планируется рассмотрение вопросов внедрения в практику работы «Правил организации хранения…» (М., 2015), организации работы ЭК, соблюдения основных требований по составлению и оформлению нормативно-методических документов в области делопроизводства и архивного дела, составлению архивных описей дел, обеспечению сохранности документов в архиве организации, подготовке к передаче документов на постоянное хранение в архивный отдел администрации города Покачи, учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации, заполнение паспорта архива организации.

 

4. В сфере использования архивных документов:

 

Продолжить внедрение в деятельность архивного отдела администрации города Покачи «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации».

Принять участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и информационному обеспечению мероприятий, связанных с юбилейными и знаменательными датами в истории России, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, города Покачи: 

осветить памятные даты города Покачи;

Десятилетие детства в Российской Федерации (Указ Президента РФ от 29.05.2017 № 240), Год памяти и славы в Российской Федерации (Указ Президента РФ от 08.07.2019 № 327) и тематический год в Ханты-мансийском автономном округе – Югре (после утверждения);

Принять участие в реализации Плана основных мероприятий по подготовке и проведению:

празднования 75-годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 01.12.2018 № 2660-р;

90-летия Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и празднования в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре 75-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов;

совершенствование работы по оказанию муниципальной услуги в части исполнения запросов юридических и физических лиц, прежде всего связанных с социальной защитой граждан, исполнение запросов государственных органов и органов местного самоуправления; участие совместно с ПФР в организации электронного взаимодействия территориальных органов ПФР и архивов посредством информационной системы ПФР при исполнении социально-правовых запросов граждан;

проведение анализа качества предоставления муниципальной услуги на основе анкетирования заявителей и представления результатов анализа по запросу Архивной службы Югры; актуализация административных регламентов предоставления услуг при изменении нормативной базы в данной сфере;

участие в подготовке межархивных интернет-проектов «Победа. 1941-1945», «Архивы – школе», «Связь поколений Югры», «Победа одна на всех!» и др.;

подготовка и размещение календаря знаменательных и памятных дат по архивным документам, предоставление информации в Архивную службу Югры для размещения на сайте Архивной службы Югры «Календарь памятных и знаменательных дат «Югорский калейдоскоп событий» на 2021 год (к 1 ноября 2020 года);

предоставить новости, ретроспективные и другие информационные материалов по истории Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, подготовленных архивистами на основе архивных документов для размещения на тематическом сайте «Архивы Югры» arhivugra.admhmao.ru.

 

5. В сфере информационных ресурсов и технологий

 

В целях обеспечения ускоренного внедрения цифровых технологий продолжиться автоматизация архивной деятельности, перевод оказываемых архивным отделом услуг, в электронный вид;

завершение ввода в ПК «Архивный фонд» информации на уровне «Фонд»;

введение в ПК «Архивный фонд» информации на уровне «Единица хранения»;

информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления;

наполнение и развитие информационного интернет-портала «Победа одна на всех!»;

выявление и оцифровка документов периода Великой Отечественной войны 1941-1945 годов для наполнения информационного Интернет-портала «Победа одна на всех!»;

пополнение Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу ликвидированных организаций и внедрение её в работу; совершенствование работы по оказанию государственных услуг, в том числе в электронном виде через ЕПГУ.

 

6. В сфере кадрового, организационного, научно-методического

и информационного обеспечения:

 

Принять участие в работе коллегии, методических семинарах, организуемых Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

Предоставление материалов (статей, публикаций, документов, и т.д.) в журналы «Отечественные архивы», «Архивы Югры», информационно-методические бюллетени, Управления архивами Свердловской области, Управления по делам архивов Тюменской области.

Принять участие в мероприятиях по повышению квалификации специалистов, в т.ч. проведения стажировок для специалистов муниципальных архивов и архивов организаций по программе стажировки на базе КУ «Государственный архив Югры» (март 2020 год).