Деятельность архивного отдела администрации города Покачи (далее – отдел, муниципальный архив, архив) в 2023 году осуществлялась исходя из приоритетных направлений развития сферы архивного дела, обозначенных в годовом плане работы.

Исходя из поставленных целей, архивом в 2023 году осуществлялось выполнение следующих задач:

информационное обеспечение юридических и физических лиц на основе хранящихся в муниципальном архиве документов;

расширение доступа к архивным документам для всех категорий пользователей и информационному обслуживанию населения;

обеспечение сохранности и учёт архивных документов;

качественное комплектование Архивного фонда Российской Федерации;

взаимодействие с организациями-источниками комплектования муниципального архива;

ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, внедрение результатов научных исследований и передового опыта;

информатизации архивного дела;

Основными задачами деятельности архивного отдела администрации  в 2023 году являлись:

обеспечение принципов открытости деятельности  отдела, путем сопровождения и наполнения информацией страницы отдела официального сайта администрации города Покачи https://arhiv.admpokachi.ru;

создание и внесение изменений в локальные акты отдела в рамках изменяющегося законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

подготовка, ведение и выполнение административно-хозяйственных договоров;

своевременная подготовка планово-отчетной документации;

исполнение решений Коллегии Архивной службы Югры;

обеспечению целевого и эффективного использования финансовых средств, переданных в виде субвенций;

обеспечение информационного взаимодействия с территориальными отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации в рамках Соглашения о взаимодействии и сотрудничестве посредством электронного обмена информацией с помощью программы VipNet, Дело-Veb;

предоставление сведений о количестве дел, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и хранящихся в архивном отделе администрации города Покачи по состоянию на 01.04.2023 и их прогнозных объемах по состоянию на 01.04.2024 и 01.04.2025 годов (в срок до 20 апреля 2023 года);

подготовка информации архивного отдела по оценке эффективности деятельности органа местного самоуправления в области реализации переданных для исполнения государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов за 2022 год;

создание информационно-поисковых систем: создание полного комплекса научно-справочного аппарата к документам вновь поступающих фондов;

создание единой информационно-поисковой системы по документам архивного фонда Российской Федерации, включающей описание документов на уровне архивного дела (Программный комплекс «Архивный фонд);

использование архивных документов в социально-экономических и научных целях, на своевременное и качественное исполнение тематических и социально-правовых запросов организаций и граждан;

обеспечение законных прав граждан на информацию и обслуживанию пользователей архивный отдел продолжит работу с пользователями в соответствии с Порядком использования архивных документов в рабочем помещении архивного отдела администрации города Покачи, утвержденного постановлением администрации города Покачи от 17.08.2018 № 800;

внедрение и реализации бережливого производства «Система 5S» в администрации города Покачи;

противопожарная и антитеррористическая безопасность муниципального архива;

При выполнении своих задач отдел руководствуется следующими законодательными и нормативно-правовыми актами:

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 07.05.2012 № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики»;

Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;

Указом Президента Российской Федерации от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы»;

Стратегией государственной культурной политики на период до 2030 года, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 29.02.2016 № 326-р;

приказом Министерства Юстиции Российской Федерации от 07.10.2010 № 252   «О   порядке   размещения   в   сети   Интернет   отчетов   о   деятельности и сообщений о продолжении деятельности некоммерческих организаций» в части проведения работ по размещению на страничке отдела официального сайта администрации города Покачи планирования, отчетов о деятельности отдела;

приказом Росархива от 12.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;

законом Ханты-Мансийского автономного округа Югры от 07.06.2005 № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре»;

постановлением правительства Ханты-Мансийского автономного округа Югры от 05.10.2018 № 341-п «О государственной программе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Культурное пространство»;

другими      законодательными         нормативно-правовыми актами представительных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, органов местного самоуправления города Покачи, регулирующими деятельность архивов.

Архивный отдел включает в себя:  начальника отдела и ведущего специалиста.

В 2023 году отделом был разработан и утвержден проект постановления от 17.10.20234 № 810 «Об утверждении Списка организаций – источников комплектования архивного отдела администрации города Покачи на 2024-2026 годы».

В отчетном периоде открытость деятельности отдела обеспечивалась посредством размещения информации на страничке «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/.

Ежеквартально архивным отделом администрации города Покачи предоставляются в  уполномоченные органы информации и отчеты об основных мероприятиях архивного отдела,  о количестве и характере обращений граждан и о результатах их рассмотрения, о количестве оказанных муниципальных услуг.

Вопросы развития архивного дела ежегодно включаются в планы работы администрации города Покачи, рассматриваются на аппаратных совещаниях при главе города Покачи, управляющего делами администрации города Покачи.

Продолжается взаимодействие администрации города Покачи со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, что позволяет эффективно решать проблемные вопросы отдела в качественном предоставлении муниципальных услуг, улучшении материально-технической базы, информатизации архивного дела.

В установленном порядке осуществляется мониторинг исполнения поручений Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, администрации города Покачи.

По запросам уполномоченных органов были подготовлены следующие информации: 

- о доли граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в  электронной форме;

- о проведенных мероприятиях по повышению информированности граждан о преимуществе получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме;

- о количестве предоставленных муниципальных услуг;

- о результатах ежегодного отчета о деятельности и показателях оценки деятельности архивного отдела администрации города Покачи;

- фрагменты реестра расходных обязательств архивного отдела за  2022 - 2023 годы и планированием на 2024-2025 годы с распределением предельного объема бюджетных ассигнований  по расходным обязательствам и мероприятиям расходных обязательств по разделам и подразделам, целевым статьям и видам расходов в  ведомственной структуре расходов бюджета города по специализированным формам для управления экономики и статистики администрации города и комитета финансов администрации города;

-  о внесении данных в программу «УРМ» (удаленное рабочее место) по бюджету за 2022 год, расходов по состоянию на 01.06.2023 года и формирование бюджета архивного отдела и бюджета города на 2024, 2025 и 2026 годы с разбивкой  по статьям;

- составили смету расходов на 2024 год в части формирования и содержания муниципального архива;

- составили план-график закупок и план – закупок  товаров, работ, услуг для нужд для обеспечения государственных и муниципальных нужд в части формирования и содержания муниципального архива;

- составили и заключили - 4 договора в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Отделом также были размещены информации о предоставлении архивным отделом администрации города Покачи муниципальных услуг  на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

В соответствии с реализацией Закона Ханты – Мансийского автономного округа – Югры  от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления  муниципальных образований Ханты – Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты – Мансийского автономного округа – Югры» отделом была подготовлена информация об объеме архивных фондов и дел государственной собственности автономного округа, находящихся на муниципальном хранении в архивном отделе администрации города Покачи за период с апреля 1996 по 2023 годы».

В архивном отделе администрации города Покачи находится на муниципальном хранении – 8 фондов – 923 ед. хр. документов государственной собственности автономного округа, на работу с которыми в 2023 году было выделено – 319 000,00 рублей из средств окружного бюджета.

Ежемесячно отделом предоставлялась  информация по мониторингу достижения целевых показателей государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Культурное пространство», утвержденной постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 05.10.2018 № 341-п.

В целях расширения круга пользователей архивной информацией и популяризации архивной деятельности осуществлялось наполнение новостной ленты в официальной группы «Архив города Покачи» в социальной сети: https://vk.com/arhiv_pokachi.

 

Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов

 

Материально-техническое состояние здания архива, архивохранилищ.

В отчетном периоде продолжена деятельность по обеспечению сохранности и государственному  учету архивных документов.

Муниципальный архив города Покачи располагается на втором этаже приспособленного многофункционального здания по адресу: улица Таежная, дом 6/1.

Пандус для доступа маломобильных граждан в задание муниципального архива  отсутствует, но имеется кнопка вызова персонала для оказания персоналом архива помощи инвалидам в преодолении барьеров при входе в помещения, где оказываются услуги.

Общая площадь помещений архива составляет – 233,9 м²., из них площадь архивохранилища составляет – 108,8 м².

Техническое заключение определения категорий помещений, зданий по взрывопожарной и пожарной опасности было проведено в 2020 году (акт отсутствует).

Муниципальный архив имеет два архивохранилища. Архивохранилища оборудованы мобильными и стационарными металлическими стеллажами. Общая протяженность стеллажных полок составляет – 819 п. м. из них занято - 51%.

Нормативные условия хранения документов.

В архивохранилищах поддерживается температурно-влажностный режим, световой и санитарно-гигиенический режимы хранения документов. В рамках соблюдения режимов хранения архивных документов в отчетный период проводились следующие виды работ:

контроль и фиксация показаний термогигрометра и метеостанции - 2 раза в день;

влажная уборка - 1 раз в неделю;

санитарный день - 1 раз в месяц;

Для учета соблюдения нормативных режимов хранения в архивохранилищах ведутся журналы регистрации показаний контрольно- измерительных приборов.

Охрана здания архива не осуществляется. Вход в здание архива персонала и посетителей производится через центральный вход, оборудованный системой контроля управления доступом с видеодомофонной системой, препятствующей свободному доступу. Система контроля управления доступом осуществляется с помощью индивидуальных ТМ ключей, выданных сотрудникам архива.

Укрепление пожарной и охранной безопасности.

Согласно техническому заключению «Определение категорий помещений, зданий по взрывопожарной и пожарной безопасности» от 2020 года здание архивного отдела администрации города Покачи (далее – Архив), расположенного по адресу: г. Покачи, ул. Таежная, дом 6 относится  к категории В2, согласно Федеральному закону «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» от 22.07.2008 № 123-ФЗ и классу зоны (ПУЭ)  В2, согласно пункту 7.4.5 «Правил устройства электроустановок».

Распоряжением администрации города Покачи от 27.04.2011 № 90-р была утверждена Инструкция о пропускном и внутрищбъектовом режимах здания администрации города Покачи. 

Архивохранилища и служебные помещения Архива оснащены автоматической пожарной сигнализацией и оборудованы порошковыми огнетушителями в количестве 6 единиц (ОП-4 (з) – АБСЕ – 01 (порошковый)). В каждом архивохранилище по 2 огнетушителя. Огнетушители ежегодно проходят техническую проверку основных эксплуатационных параметров (целостность пломб, маховиков вентилей, наличие и целостность предохранительной мембраны, диффузора (раструба) и защитной оболочки на металлическом отводе, состоянии и целости кронштейна-держателя и т.д.). Перезарядка огнетушителей запланирована на 2025 год. Учет огнетушителей фиксируется в журнале.

Архивохранилище и выходы из поэтажных коридоров снабжены металлическими противопожарными дверьми, открывающимися по направлению выхода из здания.

Ежедневно, в конце рабочего дня, работниками Архива проводится профилактический осмотр помещений на предмет обнаружения нарушений требований пожарной безопасности, электрическое оборудование обесточивается.

На информационном стенде архива размещена информация по вопросам соблюдения мер пожарной безопасности (действия в случае пожара, первичные средства пожаротушения) при выполнении основных мероприятий по гражданской обороне и при возникновении чрезвычайных ситуаций техногенного и природного характеров.

Произведены  расчеты на проведение мероприятий по эвакуации архивного фонда города Покачи.

В отделе действует Инструкция о порядке работы архивного отдела при чрезвычайных ситуациях, (далее – Инструкция ЧС), которая содержит:

 список телефонов экстренной помощи;

 список телефонов для оповещения о возникновении ЧС, лиц, имеющих доступ в архивохранилище;

 схему оповещения при возникновении чрезвычайной ситуации в помещении муниципального архива;

 план эвакуации особо ценных документов;

 расчет материальных и человеческих ресурсов для осуществления мероприятий по эвакуации особо ценных документов;

 перечень практических действий работников  при чрезвычайных ситуациях.

Деятельность по предупреждению и ликвидации ЧС:

Разработаны, утверждены и размещены «Схемы оповещений при  возникновении пожара в рабочее и не рабочее время».

В муниципальном архиве действует:

- Памятка по действиям сотрудников при чрезвычайных ситуациях;

- Памятка для ответственного за архивохранилище;

Ежегодно в муниципальном архиве проводится учебная тренировка на период работы в условиях военного времени на территории города Покачи по эвакуации архивных документов в военное время, при которой разрабатывается:

- План действий при переходе муниципального архива на работу в условиях военного времени;

- Подготовку к эвакуации архивных документов и материальных ценностей отдела (до момента погрузки);

- Перечень и количество особо ценных документов, подлежащих эвакуации и укрытию в  1-ю очередь;

- Расчет на проведение мероприятий по эвакуации архивного фонда города Покачи.

Определен перечень документов Архивного фонда Российской Федерации, подлежащих укрытию (перемещению) в случае ЧС. Укрытию (перемещению) подлежат все архивные документы, находящиеся в  архиве. В первую очередь укрытию (перемещению) подлежат следующие документы:

- решения Думы города Покачи;

- постановления, распоряжения администрации города Покачи;

- архивные документы государственной формы собственности автономного округа, находящиеся на муниципальном хранении;

- архивные документы по личному составу.

Улучшение физического состояния документов.

В отчетном периоде проведены следующие виды работ (п.1.1.1. показателей):

подшито – 180  ед. хр.;

закартонировано  архивных дел – 1022 ед. хр., в том числе:

хранящихся в архивохранилищах - 397 ед. хр.;

поступивших на хранение - 625 ед. хр.

Проверка наличия  и состояния архивных документов в отчетном году не проводилась.

Выдача документов из архивохранилища пользователям в читальный зал и сотрудникам архивов.

Всего в отчетном периоде в установленном порядке из архивохранилищ выдано 2089 ед. хр. архивных документов (п. 4.13. показателей), в том числе:

исследователям - 38 ед. хр.;

во временное пользование – 1 ед. хр.;

сотрудникам, в том числе фото фонд - 1888 ед. хр., в том числе 138 ед. хр. фотодокументов;

на оцифровку - 52 ед. хр.;

Фактов утраты, порчи документов, не выявлено.

Запросов от пользователей архива для открытия доступа на удаленном расстоянии в ГИС «Электронный архив Югры» не поступало.

Работа по выверке, заполнению и совершенствованию форм учетной документации.

На постоянной основе ведется работа по заполнению учетных документов при приеме архивных документов на хранение и по выверке учетных документов при проведении проверки наличия и состояния архивных документов.

Переработка и усовершенствование описей.

В 2023 году работа по переработке и усовершенствованию описей не проводились.

Работа по описанию  документов по личному составу ликвидированных организаций не проводилась.

По инициативе архивного отдела администрации города Покачи проведена работа по описанию документов личного происхождения руководителей Покачевского поселкового Совета народных депутатов и его исполнительного комитета Ханты-Мансийского автономного округа Тюменской области (п. 3.1. показателей) в количестве – 1 описи, 6 ед. хр., 48 документов.

По инициативе отдела были описаны – 2 описи, 77 ед. хр. фотодокументов.

Автоматизированные системы государственного учета.

Автоматизированный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в муниципальном архиве, осуществляется посредством программного комплекса «Архивный фонд» версии 5.0.6. (ПК «Архивный фонд»).

За отчетный период в ПК «Архивный фонд» внесена информация        (п. 3.3.6. показателей):

- 2 фондов;

- 90 описей;

- 6674 ед. хр.;

- 0  документов.

Всего на конец отчетного периода в архивный фонд внесено:

54 фонда, что составляет 100 % от общего количества архивных фондов, находящихся на хранении в архиве;

105 описей, что составляет 100 % от общего количества описей дел, находящихся на хранении в архиве;

14958 ед. хр., что составляет 94,8 % от общего количества дел, находящихся на хранении в архиве.

 

Комплектование Архивного фонда Российской Федерации.

 Организационно – методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений,

организаций и предприятий

В состав Архивного фонда РФ принято - 536 ед. хр. управленческой документации, 2 ед. хр. научно-технической документации, по личному составу от ликвидированных организаций документы не принимались, в том числе: от источников комплектования принято - 81 ед. хр. (учетные документы по личному составу архивного отдела), (п. 2.1. показателей).

Архивом велась работа по комплектованию фотодокументами. Состав фото фонда архива увеличился на - 77 ед. хр. Комплектование фото фонда проводилось специалистами архива на основе информационной кампании. Так 2023 год был объявлен в Российской Федерации Годом педагога и наставника, а в Югре – Годом взаимопомощи. В связи с этим, архивным отделом была проведена  информационная кампания  в соцсети VK о приеме документов выдающихся педагогов всех уровней образования города Покачи. В результате чего в  отдел поступили фотографии, автобиографии педагогов всех уровней образования города Покачи и их согласия на обработку персональных данных.

Также отдел самостоятельно провел работу по инициативному сбору и документированию фотодокументами, связанными  с  оказанием помощи горожанам Донецкой и Луганской народных республик, участникам специальной военной операции, работы гуманитарных и благотворительных организаций муниципального образования город Покачи, а также оказанию помощи социально незащищенным категориям граждан города Покачи.

В отчетном году по инициативе отдела была проведена работа по приему документов личного происхождения  руководителей Покачевского поселкового Совета народных депутатов и его исполнительного комитета Ханты-Мансийского автономного округа Тюменской области.

В результате поисковой работы на муниципальное хранение приняты копии документов (фотографии, статьи, личные документы, автобиографии, личные листки по учету кадров, характеристики, дипломы и др.) руководителей Покачевского поселкового Совета народных депутатов Ханты-Мансийского автономного округа Тюменской области, которые пополнили коллекцию документов знатных тружеников  и  почетных граждан города Покачи

В состав Архивного фонда автономного округа принято - 6 дел личного происхождения, включая 48 документов.

Работа по приему видеодокументов в отчетном году не велась.

Объём документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивном отделе, увеличился на 4,27%  или на 732 ед. хр. по сравнению с предыдущим годом и по состоянию на 1 января 2024 года составляет – 15 900 ед. хр., в том числе:

- 11464 ед. хр. управленческой документации;

- 3361 ед. хр. документов по личному составу;

- 141 ед. хр. документов личного происхождения;

- 142 ед. хр. научно-технической документации;

- 783 ед. хр. фотодокументов; 

- 9 ед. хр. видеофонограмм;

- 0 ед. хр. фоно документов;

- 0 ед. хр. машиночитаемых документов.

Работа по проведению в архиве экспертизы ценности документов по личному составу, образованных до 1945 года в целях отбора на постоянное хранение документов не велась в связи с отсутствием в архиве таких документов.

В 2023 году на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры направлены описи и номенклатуры дел учреждений, организаций – источников комплектования архивного отдела:

-         управленческой документации на 466 ед. хр. от 18 организаций, в том числе по плану от 17 организаций, вне плана от 1 организации. Выполнение плана составило - 107,37% , (приложение 1);

-         по личному составу на 181 ед. хр. от 13 организаций;

-         номенклатуры дел 2 организаций; в том числе: по плану на 2023 год  2 номенклатуры дел, вне плана 0 номенклатур дел. Выполнение плана составило 100%, (приложение 2).

В целях обеспечения централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории  автономного округа, государственного контроля за их сохранностью в 2023 году проведена очередная плановая паспортизация архивов организаций-источников комплектования архивного отдела по состоянию на 1 декабря 2024 года.

По данным паспортизации, в организациях-источниках комплектования архивного отдела хранится - 2880 ед. хр. постоянного срока хранения управленческой документации. По сравнению с прошлым годом данный показатель уменьшился на 49 ед. хр. или на 3,37%.

На ведомственном хранении в организациях-источниках комплектования хранится - 4089 дел по личному составу. По сравнению с прошлым годом объем хранящихся дел по личному составу уменьшился на 274 ед. хр. в связи с  приемом документов по личному составу в архивный отдел учетных документов по личному состав архивного отдела и выбытия из структуры администрации города Покачи отдела опеки и попечительства.

Объем дел, находящихся на хранении в организациях-источниках комплектования архива научно-технической документацией, по состоянию на 1 декабря 2024 года составил 0 ед. хр. по сравнению с прошлым годом данный показатель остался на прежнем уровне.

В целях сохранения документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях – источниках комплектования муниципального архива сверх установленного срока отделом неоднократно направлялись в Бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Покачевская городская больница» письменные обращения в количестве - 9 писем о представлении номенклатур дел, описей дел, было письменное обращение в Архивную службу Югры (письма от 04.05.2023 на № 28-Исх-572 от  28.04.2023, № 22-Исх-62от 04.08.2023), но до сих пор так учреждением не представлены номенклатуры дел с 2020 года; не описаны документы окружной формы собственности с 2017 года; не описаны документы по личному составу за 1999-2013 муниципального автономного учреждения здравоохранения «Стоматологическая поликлиника» города Покачи, документы которых были переданы учреждению  в связи с их присоединением; не переданы на хранение документы муниципальной формы собственности с 2000 по 2013 годы в объеме – 490 ед. хранения, что может повлечь утрату документов, как постоянного срока хранения, так и документов, обеспечивающих социальные права работников учреждения, но ответов до сих пор не поступило и проблема на сегодняшний день не решена.

На 1 декабря прошедшего года (2022 год) объем дел управленческой документации, хранящейся в организациях-источниках комплектования муниципального архива,  сверх установленного срока составлял - 607 ед. хр. За отчетный год (2023 год) принято на муниципальное хранение 28 ед. хр. от 2 организаций (из них - 2 дела с литерными номерами, не учтенных, т. к. разница между прошлым годом составляет 26 ед. хр.). Выполнение плана составило – 4,48%.

В целях повышения квалификации специалистов организаций – источников комплектования, ответственных за ведение делопроизводства и архив в отчетном году архивом проведено 1 совещание-семинар  с организациями-источниками комплектования муниципального архива по составлению паспорта архива (п. 2.5 показателей), хранящей управленческую документацию и 17 индивидуальных консультаций по вопросам ведения делопроизводства и организации ведомственного архива (п. 2.7. показателей).

 

Предоставление информационных услуг и использование документов

 

В отчетном периоде деятельность архивного отдела 
была организована посредством создания и проведения мероприятий (урок мужества, интернет публикации, статьи на основе архивных документов) в офлайн и онлайн форматах, участия публикации ретроспективной информации на страничке отдела официального сайта администрации и в аккаунте архива в социальной сети, подготовке сюжетов о выставках и мероприятиях.

За отчетный период архивом подготовлено и проведено (п. 4.5.1 показателей) 3 обзорных экскурсий по архиву для 3 человек.

Проведено - 15 мероприятий  (п. 4.5.2 показателей, из них 8 офлайн и 7 онлайн.

Проведено 8 мероприятий в офлайн формате, которые посетили - 1244 человека:

3 урока мужества «Сталинградская битва. Последний рубеж, которые посетило - 1239  человек;

5 мастер-классов по теме «Подготовка и оформление дела перед передачей на постоянное хранение», которые посетило 5 человек;

Проведено - 7 мероприятий в онлайн формате, количество просмотров составило - 838:

1 урок памяти «Симфония мужества блокадного Ленинграда»
на страничке архивного отдела официального сайта администрации города Покачи, в аккаунте архива ВКонтакте, общее количество просмотров составило 71 человек;

6 мероприятий, посвященных Победе в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 годов в аккаунте архива ВКонтакте, общее количество просмотров составило 767 человек.

За отчетный период работники архива приняли участие в 16 мероприятиях:

14-15 марта 2023 года – расширенное заседание коллегии Архивной службы Югры и методический семинар на базе архивного отдела администрации города Нижневартовска;

2 июля 2023 года –  дискуссионная площадка режима видеоконференцсвязи по актуальным вопросам развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре;

23 октября 2023 года – дискуссионная площадка режима видеоконференцсвязи по обмену опытом и рассмотрения наиболее актуальных и требующих совместного обсуждения вопросов архивной отрасли;

2 ноября 2023 года - расширенное заседание Коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в режиме видеоконференцсвязи;

в период с 27 ноября по 30 ноября 2023 года - повышение квалификации в учебном центре Автономная некоммерческая организация дополнительного профессионального образования «Учебный центр «Дистантия», город Симферополь по темам: «Контрактная система в сфере закупок товаров, работ, услуг. Практика применения Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ» и «Профилактика коррупционных правонарушений на муниципальной службе»;

29 ноября 2023 года – семинар-практикум «Обратная связь с населением» подготовленной управляющим делами администрации города Покачи Е.А. Кулешевич;

в период с 25 декабря по 26 декабря 2023 года - повышение квалификации в учебном центре ООО «ПрофСибКом», г. Тюмень по дополнительной профессиональной программе: «Пожарная безопасность для руководителей организации и ответственных за обеспечение пожарной безопасности» в объеме 16 академических часов по программе: «Контрактная система в сфере закупок товаров, работ, услуг. Практика применения Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ»;

в подборе фотодокументов, печатных изданий, документов к выставке, посвященной 30-летию избирательной комиссии Российской Федерации;

окружном выставочном проекте «Югра в лицах», посвященном Году педагога и наставника в Российской Федерации, реализуемый в формате традиционной и виртуальной выставки;

окружном выставочном проекте «Комсомол – это наша с тобой биография», посвященного 105-летию образования Всесоюзного ленинского коммунистического союза молодежи (ВЛКСМ) и издания каталога выставки;

разработке интерактивной игры «Отгадай город по фото» для экспозиционного стенда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в рамках Международной выставки-форума «Россия», открытие которой состоялось в городе Москве на ВДНХ;

окружном выставочном проекте «Югра великая. Делами великая» для экспозиционного стенда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в рамках Международной выставки-форума «Россия», открытие которой состоялось в городе Москве на ВДНХ;

реализации Медиаплана информационного сопровождения реализации в 2021-2025 годах Стратегии государственной национальной политики Российской Федерации на период до 2025 года в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре;

исполнении Плана мероприятий в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре в 2023 году, посвященных Победе в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов;

региональной фотовыставке «Югра своих не бросает», посвященной Году взаимопомощи в Югре ко Дню образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

составлении календаря памятных дат города Покачи на 2024 год;

еженедельных аппаратных совещаниях при управляющем делами администрации города Покачи.

В отчетном периоде отделом готовились информационные материалы для органов государственной  власти, органов местного самоуправления:

осуществлялся мониторинг исполнения поручений Президента Российской Федерации по вопросам архивного дела;

еженедельно предоставлялась информация о количестве  и характере обращений граждан, а также о результатах их рассмотрения;

ежемесячно предоставлялась  информация по мониторингу достижения целевых показателей государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Культурное пространство», утвержденной постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 05.10.2018 № 341-п;

ежемесячно предоставлялась информация о выполнении Плана совместных мероприятий Архивной службы Югры, Государственного и муниципальных архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры на 2023 год;

ежеквартально предоставлялась информация об основных направлениях работы, количестве, характере обращений граждан, результатах их рассмотрения и о количестве оказанных муниципальных услуг.

За отчетный период на основе документов архива подготовлено - 2 статьи для публикации в социальной сети ВК:

С.Я. Ворожбицкая, статья «Избирательное право будущих избирателей на примере истории выборов в городе Покачи», опубликована в аккаунте архива ВКонтакте https://vk.com/wall-212481192_217, 6 декабря;

С.Я. Ворожбицкая, статья к 40-летию первых выборов в Покачевский поселковый Совет народных депутатов, опубликована в аккаунте архива ВКонтакте https://vk.com/wall-212481192_230, 18 декабря.

 

Размещение информации на официальном сайте / странице и

в аккаунтах архива в социальных сетях

 

За отчетный период подготовлено и размещено на странице отдела  официального сайта администрации города Покачи - 15 публикаций. Количество посещений страницы «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/. составило – 1705 человек (п. 4.10 показателей).

В аккаунте  архива ВКонтакте в социальной сети также размещалась новостная и ретроспективная информация. Показатели на отчетный период в таблице (п. 4.6. показателей):

№ п/п	Аккаунт (с активной ссылкой)	Кол-во подписчиков	Кол-во постов (публикаций)	Кол-по просмотров (охват)
1	https://vk.com/arhiv_pokachi	120	170	26496
	ВСЕГО:	120	170	26496

 

Информационное обеспечение пользователей в соответствии 

с их запросами, а также в инициативном порядке

 

За отчетный период в архив поступило - 507 запросов (п. 4.8. показателей), из них:

запросов социально-правого характера – 476;

тематических - 31.

В электронном виде поступило - 430 запросов, в том числе - 330 запросов через VipNet.

Исполнено - 507 запросов, из них:

социально-правового характера – 476, из них:

социально-правовых запросов с положительным ответом – 284;

социально-правовых запросов с отрицательным ответом – 184;

социально-правовых (непрофильных) запросов переслано в другие архивы - 8;

тематических запросов – 31, из них:

тематических запросов с положительным ответом - 25,

тематических запросов с отрицательным ответом - 5,

тематических (непрофильных) запросов переслано в другие архивы - 1.

Оформлено - 309  архивных справок.

На исполненные запросы отксерокопировано – 266 документов на 188  листах.

В отчетном периоде услугами работы читального зала воспользовались человека, общее количество посещений составило (п. 4.11. показателей) - 2 человека.

На каждого нового исследователя в читальном зале заведено - 2 личных дела, выдано - 4 описи.

Работа библиотеки (справочно-информационного фонда) в отчетный период:

посещений – 2;

читателей – 0;

выдано книг – 3.

Исследователям в читальный зал выдано из архивохранилищ - 38        ед. хр. архивных документов.

 

Внедрение информационных технологий и развитие
информационно-поисковых систем в сфере архивного дела

В целях цифровизации архивной отрасли, обеспечения свободного
и равного доступа населения к документальному историческому наследию в отчетном году архивом продолжалась работа по реализации проектов – государственная информационная система «Электронный архив Югры» и интернет-портал «Победа одна на всех!».

В отчетном году переведено в электронный вид – 52 ед. хр. особо ценных и наиболее востребованных дел, фото и видеодокументов, из них загружено в ГИС «Электронный архив Югры» - 52 ед. хр. из 2 фондов. В результате оцифровки получено – 5611 образов (п. 3.3.5 показателей).

 

№              п/п	№ Фонд	Наименование фонда	Количество  оцифрованных дел
1	2	Покачевский поселковый Совет народных депутатов Ханты-Мансийского автономного округа Тюменской области и его исполнительный комитет (протоколы сессий и решения, приятые сессиями и документы к ним, протоколы заседаний, решения исполкома и документы к ним, распоряжения исполнительного комитета)	18
2	4	Органы местного самоуправления города Покачи (постановления, распоряжения администрации города Покачи и документы к ним)	34
Всего:			52

 

Выполнение плана по переводу особо ценных и наиболее востребованных документов в электронный вид составило 101,96%.

В отчетном году не велась работа по выявлению и загрузки в интернет-портал «Победа одна на всех!» документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и тружеников тыла. В отчетном году продолжена работа по созданию автоматизированного научно-справочного аппарата.

В архивном отделе ведется 1 тематическая база данных: БД «Фотокаталог» и 3 вспомогательных учетных баз данных: «Организации – источники комплектования архива»; «Справочник местонахождения документов по личному составу»; «Учет обращений граждан и организаций».

Суммарный объем архивной информации, накопленный
в тематических базах данных, достигает 10142 записей, что 6,27% больше чем в предыдущем году и 86,19 Мбайт.

 

Работа с кадрами

 

Общая численность специалистов архива составляет 2 человека при штатной численности 2.

В отчетном году начальник отдела прошел обучение по программам повышения квалификации:

в период с 27 ноября по 30 ноября 2023 года - повышение квалификации в учебном центре Автономная некоммерческая организация дополнительного профессионального образования «Учебный центр «Дистантия», город Симферополь по темам:  «Контрактная система в сфере закупок товаров, работ, услуг. Практика применения Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ» и «Профилактика коррупционных правонарушений на муниципальной службе»;

в период с 25 декабря по 26 декабря 2023 года - повышение квалификации в учебном центре ООО «ПрофСибКом», г. Тюмень по дополнительной профессиональной программе: «Пожарная безопасность для руководителей организации и ответственных за обеспечение пожарной безопасности» в объеме 16 академических часов по программе: «Контрактная система в сфере закупок товаров, работ, услуг. Практика применения Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ».

В отчетном периоде начальник отдела был награжден грамотой главы города Покачи.

Признаков конфликта интересов и нарушения законодательства по противодействию коррупции в отделе не выявлено. Личной заинтересованности, которая могла бы повлиять на объективное исполнение должностных обязанностей работниками отдела,  не обнаружено.        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

к разделу обеспечение сохранности

 и государственный учет архивных документов

 

ИНФОРМАЦИИ

по вопросам обеспечения комплексной безопасности

архивный отдел администрации города Покачи за 2023 год

(наименование архива)

 

Информация о наличии систем пожарной сигнализации и пожаротушения
№ п/п	Наименование, марка (модель) установленной систем пожарной сигнализации и пожаротушения	Дата ввода в эксплуатацию систем пожарной сигнализации и пожаротушения	Срок эксплуатации  (по паспорту эксплуатации) систем пожарной сигнализации и пожаротушения	Наличие журнала проверки работоспособности систем пожарной сигнализации и пожаротушения	Дата последней проверки работоспособности систем пожарной сигнализации и пожаротушения	Наличие предписания выданного контрольным органом  о несоответствии систем пожарной сигнализации и пожаротушения (номер, дата)	Наименование марка (модель) оборудования планируемого к приобретению в 2024	Примечание
1	«Стрелец» производитель ЗАО «Аргус-Спектр»	19.12.2018	10 лет	есть	01.12.2023	нет	нет	нет

 

 

Информация о наличии распорядительных документов по вопросам пожарной безопасности и антитеррористической защищенности
Инструкция о мерах пожарной безопасности		Инструкция об охранном режиме		Инструкция о порядке действий (план действий) при угрозе и возникновении ЧС		Состав документов подлежащих эвакуации при ЧС		Состав группы и план действий по эвакуации документов в случае ЧС
номер и дата утверждения	дата актуализации	номер и дата утверждения	дата актуализации	номер и дата утверждения	дата актуализации	номер и дата утверждения	дата актуализации	номер и дата утверждения	дата актуализации
нет	30.04.2020	27.04.2011 № 90-р	27.04.2011	нет	30.04.2020	нет	22.08.2023	нет	15.08.2023

 

Информация о принятых в 2023 году мерах, направленных на повышение уровня защищенности и безопасности архивных объектов
Внедрение инженерно-технических мер (мероприятие, дата)	Повышение квалификации должностных лиц, ответственных за противопожарную и комплексную безопасность (количество обученных)	Проведение теоретических и практических занятий по мерам пожарной безопасности (наименование тренировки, дата проведения)	Проведение обследований помещений на предмет безопасности и технической укрепленности (дата и номер акта укрепленности объекта)	Другие меры
нет	нет	23.05.2023 и  22.08.2023 были проведены учебные тренировки по эвакуации архивных документов в военное время. В период с 25.12.2023 г. по 30.12.2023 г. дистанционное обучение в учебном центре ООО «ПрофСибКом», 72 часа по направлению: «Пожарная безопасность для руководителей организации и ответственных за обеспечение пожарной безопасности»	нет	нет

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

к разделу комплектование

Архивного фонда РФ

 

Описи управленческой документации организаций – источников

комплектования архива, направленные на ЭПК Службы

 

№ п/п	Название организации	За какой год описаны	Кол-во дел	№ и дата протокола ЭПК Службы
По плану
1.	Комитет по управлению муниципальным имуществом администрации города Покачи	2020	25	22.02.2023 № 3
2.	Муниципальное автономное учреждение «Городская библиотека им. А.А. Филатова» города Покачи	2020	9	10.03.2023 № 4
3.	Муниципальное автономное учреждение «Дом культуры «Октябрь» города Покачи	2020	10	10.03.2023 № 4
4.	Управление культуры, спорта и молодежной политики администрации города Покачи	2020	23	07.04.2023 № 6
5.	Дума города Покачи	2020	34	14.04.2023 № 7
6.	Отдел архитектуры и градостроительства администрации города Покачи	2020	3	14.04.2023 № 7
7.	Отдел по социальным вопросам администрации города Покачи	2020	23	14.04.2023 № 7
8.	Управление экономики администрации города Покачи	2020	16	21.04.2024 № 8
9.	Управление образования администрации города Покачи	2020	26	21.04.2023 № 8
10.	Муниципальное учреждение «Центр по бухгалтерскому и экономическому  обслуживанию» города Покачи	2020	48	21.04.2023 № 8
11.	Муниципальное автономное учреждение «Краеведческий музей» города Покачи	2020	9	21.04.2023 № 8
12.	Комитет финансов администрации города Покачи	2020	28	21.04.2023 № 8
13.	Администрация города Покачи	2020	125	12.05.2023 № 9
14.	Муниципальное учреждение «Управление капитального строительства» города Покачи	2020-2021	7	12.05.2023 № 9
15.	Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 2 города Покачи	2020/2021 уч. год	27	12.05.2023 № 9
16.	Муниципальное автономное учреждение спортивной подготовки  «Спортивная школа» города Покачи	2020/2021 уч. год	26	12.05.2023 № 9
17.	Казенное учреждение  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Покачевский центр занятости населения»	2020	12	14.07.2023 № 13
Вне плана
18.	Муниципальное автономное учреждение «Покачевский вестник» города Покачи	2022	10	12.05.2023 № 9
Итого			461

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

к разделу комплектование

Архивного фонда РФ

 

Номенклатуры дел организаций – источников комплектования

архива, представленные на ЭПК Службы по плану

 

№ п/п	Название организации	Кол-во дел / из них пост. ср. хр.	№ и дата протокола ЭПК Службы
1.	Территориальная избирательная  комиссия города Покачи	104/37	27.01.2023 № 1
2.	Муниципальное автономное учреждение спортивной подготовки  «Спортивная школа» города Покачи	105/20	10.03.2023 № 4

 

Номенклатуры дел организаций-источников комплектования

архива, представленные на ЭПК Службы вне плана

 

№ п/п	Название организации	Кол-во дел / из них пост. ср. хр.	№ и дата протокола ЭПК Службы
	Нет