Учитывая приоритетные направления развития архивного дела в архивном отделе администрации города Покачи (далее - архивный отдел, Отдел, муниципальный архив) определил следующие цели и задачи своей деятельности на 2024 год:

1. В сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

Создание нормативных условий

Предусмотреть разработку перспективного плана действия по защите архивных документов при предупреждении, ликвидации чрезвычайных ситуаций природного, техногенного характера и пожарной безопасности на 5 летний период, синхронизировав их с планами комиссии по чрезвычайным ситуациям и эвакуационной комиссии администрации города Покачи. Информацию о принятых мерах направить в Архивную службу Югры до 1 марта.

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утверждёнными приказом Росархива от 12.03.2020 № 24, в сфере обеспечения сохранности архивных документов в 2024 году планируется продолжить работу, направленную на обеспечение нормативных условий хранения и выполнение требований государственного учёта архивных документов:

Соблюдение противопожарного режима:

Обеспечить повышение уровня защищенности и безопасности путем актуализации нормативно-правовой базы и локальных актов по вопросам пожарной безопасности и антитеррористической защищенности, проведение учебных тренировок по практическим действиям с учетом степени реальной опасности возникновения чрезвычайных ситуаций.

- разработка нормативно правовых и локальных актов о пожарной безопасности и антитеррористической защищенности муниципального архива;

- обеспечение антитеррористической защищенности;

- оснащение архивохранилищ переносными хладоновыми и углекислотными огнетушителями (во исполнение письма Архивной службы Югры от 10.11.2022 № 28-Исх-1565);

‐ профилактический осмотр помещений на предмет обнаружения нарушений требований пожарной безопасности после окончания работы;

‐ принятие мер по устранению нарушений требований пожарной безопасности в случае их выявления;

‐ проведение первичного (для вновь принятых работников) и повторного противопожарного инструктажа на рабочем месте;

‐ постоянный контроль за соблюдением требований пожарной безопасности при проведении пожароопасных работ, а также состоянием путей эвакуации и запасных выходов;

‐ проведение занятий и тренировок повышения уровня знаний и совершенствования навыков в области пожарной безопасности и антитеррористической защищенности;

- снижение рисков утраты архивных документов за счет внедрения соответствующих организационных и инженерно-технических мер, повышения уровня готовности должностных лиц и работников муниципального архива к действиям в режиме ЧС, а также усиления контроля за соблюдением противопожарного и охранного режимов;

- проведению занятий, тренировок, учений, других форм повышения уровня знаний и совершенствования навыков в области пожарной безопасности, антитеррористической защищенности;

Соблюдение охранно-пропускного режима:

- вход в здание архива по кнопке домофона;

- обеспечение мер по усилению контроля в рабочих помещениях архива за сохранностью архивных документов в связи с разрешением пользователям самостоятельного копирования;

‐ проведение объектовой тренировки действий сотрудников Отдела «Эвакуация персонала и архивных документов»;

‐ информирование Архивной Службы Югры о фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения).

Соблюдение температурно-влажностного режима:

- контроль температуры и относительной влажности воздуха в помещениях архивохранилищ, путем их регулярного измерения с помощью метеостанции;

- фиксирование температуры и относительной влажности воздуха в помещениях архивохранилищ в журнале учета измерений температурно-влажностного режима один раз в неделю;

- взаимодействие с МКУ «Управление материально-технического обеспечения», отвечающим за систему кондиционирования;

Соблюдение светового режима:

- выключение искусственного освещения при окончании работ в архивохранилищах;

- хранение архивных документов в связках и коробах;

- окна закрыты рулонными шторами;

Соблюдение санитарно-гигиенического режима:

- недопущение пребывания в архивохранищах в верхней одежде и уличной обуви;

- использование бахил;

- проведение влажной уборки (еженедельно);

- проведение санитарных дней (ежемесячно) с обеспыливанием полок стеллажей;

Улучшение физического состояния дел

Произвести подшивку 4 ед. хр. на бумажной основе.

Произвести картонирование 680 ед. хр. принятых на хранение в 2024 году дел с оформлением ярлыков. Отразить информацию о картонировании дел (проставить номера коробов) в трех экземплярах описей - страховом, рабочем, читального зала.

Обеспечение приема на муниципальное хранение в архивный отдел и постановки на государственный учет - 680 ед. хр. архивных документов:

‐ 680 ед. хр. постоянного срока хранения, принятых от организаций – источников комплектования;

‐ 40 ед. хр. фотодокументов от отдела комплектования (отдел комплектования принимает документы от граждан) по актам описания и актам приема-передачи дел на хранение;

- 4 ед. хр. документов личного происхождения от граждан по актам описания и актам приема-передачи дел на хранение, что составляет 70 документов;

Ведение основных (и вспомогательных) учетных документов на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности государственного учета:

Выдача дел из архивохранилищ:

‐ в читальный зал исследователям (по требованиям на выдачу дел) - 1 ед. хр.;

‐ сотрудникам (для исполнения запросов, для подготовки выставок и публикаций) (по требованиям на выдачу дел) 1 000 ед. хр.

Провести в установленных Правилами организации хранения, комплектования, учета использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 случаях полистный просмотр выдаваемых дел. Составить (при необходимости) листы-заверители, листы использования.

На место выданных дел ставить карты-заместители;

Вести книги выдачи архивных документов (раздельно по видам выдачи);

Контролировать сроки возврата выданных архивных документов, ежеквартально производить выверку всех книг выдачи.

Обеспечить проведение оцифровки архивных документов и описей дел, документов:

‐ 12 описей, что составляет 100 электронных образов;

Оцифровка проводится в целях:

‐ создания электронного фонда пользования (ЭФП) дел на бумажной основе;

‐ формирования ГИС «Электронный архив Югры».

При проведении работ по оцифровке:

- руководствоваться Перечнем фондов, имеющихся в муниципальном архиве;

‐ вести учет оцифрованных фондов, описей и дел.

Занести в ГИС «Электронный архив Югры» 52 карточки дел, 12 карточек фондов и 12 карточек описей дел.

В связи с тем, что в 2023 году в ПК «Архвный фонд» было внесено 100% заголовков единиц хранения, находящихся в архиве на 01.01.2024, то в 2024 году планируется пополнение заголовков дел на вновь принятые ед. хр.

Проводить своевременную замену постеллажных топографических указателей в связи с поступлением новых архивных документов в архивохранилища.

В конце 2024 года (декабрь), при поступлении новых фондов на хранение в архив, планируется замена схем размещения фондов по тем архивохранилищам, в которые произошли поступления новых фондов или изменилось место хранения фондов.

Вести работу по пополнению и актуализации тематического списка фондов, топографического списка фондов, списка фондов архивного отдела администрации города Покачи, содержащих документы по личному составу по мере изменений, происходящих в составе и объеме фондов и по мере поступлений новых фондов.

Провести обновление, дополнение и передачу для размещения на сайте Росархива, размещение на страничке «Архивное дело» сайта администрации города Покачи краткого справочника по фондам архивного отдела по состоянию фондов на 01.01.2024 года (в части обновления и дополнения информации о количественных характеристиках фондов; в части обновления и дополнения информации по переименованиям и истории фондов).

Дополнять в течение года, размещенную на страничке «Архивное дело» сайта администрации города Покачи базу данных «Список фондов города Покачи, содержащих документы по личному составу».

Проверка наличия и состояния архивных документов в 2023 году не запланирована, т.к. проверка была завершена 2021 году.

Просмотреть списки архивных фондов, хранящихся в архиве документов на предмет особо ценных документов. Информацию направить в Архивную службу Югры для утверждения списков фондов 1 марта.

Осуществить просмотр и отбор, хранящихся в архиве особо ценных документов. Информацию ежеквартально направлять в Архивную службу Югры до 5 числа месяца следующего за отчетным кварталом, за четвертый квартал
в срок до 20 декабря 2024 года.

Выявить необнаруженные дела, находящихся на хранении в ведомственных архивах организаций – источников комплектования архивного отдела (Дума города Покачи, Администрация города Покачи, МУ «ЦБЭО», КУМИ, МАОУ «СОШ № 2», МАУ «Городская библиотека им. А.А. Филатова», МАУ «Краеведческий музей», БУ ХМАО – Югры «Покачевская городская больница», КУ ХМАО – Югры «Покачевский центр занятости населения», МАУ «Спортивная школа»);

В целях профориентации студентов филиала БУ «Лангепасский политехнический колледж» в городе Покачи запланировано провести 1 обзорную экскурсию по архиву.

2. В сфере комплектования и взаимодействия

с организациями – источниками комплектования архивов:

В целях проведения качественного комплектования Архивного фонда Российской Федерации продолжить работу по организации внедрения в работу архивного отдела и организаций-источников комплектования:

- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 09.12.2020 № 155;

- Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденных приказом Росархива от 15.06.2020 № 69;

‐ Примерного положения об экспертной комиссии, организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 43;

‐ Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 42;

‐ Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;

‐ Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

‐ Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237;

‐ Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71;

- Методических рекомендаций по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (ВНИИДАД, Росархив, 2021).

В течение 2024 года провести подготовительные мероприятия для согласования (утверждения) ЭПК Архивной службы Югры следующих документов источников комплектования архивного отдела (план-график прилагается):

- номенклатур дел - 6;

- описей дел управленческой документации – 19;

- описей дел по личному составу – 13;

- описей НТД - 1;

- описей документов личного происхождения – 2;

- описей фотодокументов - 1.

Утвердить ЭПК Архивной службы Югры - 36 описей (19 – управленческой документации, 13 - по личному составу; 1- НТД; 2 - документов личного происхождения; 1 – фотодокументов):

554 ед. хр. – управленческой документации;

4 ед. хр. – личного происхождения (50 документов);

2 ед. хр. – НТД/спецдокументации;

40 ед. хр. – фотодокументов (позитивов);

244 ед. хр. - по личному составу.

Обеспечить плановую передачу архивных документов в архивный отдел администрации города Покачи от организаций-источников комплектования архивного отдела – 680 ед. хр. (с составлением актов приема-передачи дел на муниципальное хранение).

Принять меры по приему на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока (МУЗ «Центральная городская больница» города Покачи в срок до 02.10.2024).

В рамках инициативного документирования планируется провести прием на муниципальное хранение:

- 40 ед. хр. фотодокументов;

- 2 чел./4 ед. хр. (50 док-ов) личного происхождения (планируется принять от вновь избранного главы города Покачи Таненкова Виктора Львовича).

В целях инициативного комплектования отдел планирует осуществлять посещение мероприятий, проводимых городскими, окружными структурами власти, и организациями.

Продолжить сбор материалов о мероприятиях, посвященных значимым событиям города Покачи и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (фото, видео, диски, печатная продукция, сувениры), посещая официальный сайт администрации города Покачи,
газеты «Покачевский вестник», аккаунты главы города Покачи, Думы города Покачи, договорившись с справообладателями фото и видео-контентов пресс-секретаря и частными правообладателями. Информацию ежеквартально направлять в Архивную службу Югры в срок до 5 числа месяца следующего за отчетным кварталом, за четвертый квартал в срок до 20 декабря 2024 года.

Продолжить выявление, сбор, систематизацию, описание документальных материалов, формирование дел, прием на муниципальное хранение документов:

‐ жителей города Покачи (поэты, краеведы и др.), внесших значимый в клад в становление и развитие города, автономного округа;

‐ участников локальных войн, а также участников Специальной военной операции в рамках регионального проекта «Подвиги югорчан. Дорогами СВО.

Продолжить работу с организациями, учреждениями всех форм собственности города Покачи с целью выявления возможности включения их из Списка организаций-возможных источников комплектования в Список организаций-источников комплектования. Информацию внести в Яндекс-форму и направлять ежеквартально в Архивную службу Югры в срок до 5 числа месяца следующего за отчетным кварталом, за четвертый квартал в срок до 20 декабря 2024 года.

Подготовить в организации-источники комплектования муниципального архива письма по объявлению розыска недостающих документов – 97 ед. хр.:

Подготовить и направить на ЭПК Архивной службы Югры пакет документов для рассмотрения вопроса о снятии с государственного учета дел, необнаруженных в ведомственных архивах – 39 ед. хр.:

Подготовить и своевременно проводить в установленном порядке экспертизу ценности документов по личному составу, сроки временного хранения которых истекли.

В течение 2024 года осуществлять мероприятия по упорядочению, учету и обеспечению сохранности архивных документов при приватизации, реорганизации предприятий и организаций. Проводить необходимый комплекс работ по обеспечению сохранности и приему на постоянное хранение архивных документов ликвидированных органов власти и организаций.

В случае ликвидации органов государственной власти, структурных подразделений администрации города Покачи, подведомственных им учреждений, входящих в список источников комплектования архивного отдела запланировано оказание методической и практической помощи в упорядочении документов, а также проведении мероприятий по обеспечению сохранности и приёму на муниципальное хранение архивных документов, согласно Порядку по подготовке к передаче на муниципальное хранение документов по личному составу ликвидированных организаций в архивный отдел администрации города Покачи, утвержденный постановлением администрации города Покачи от 18.06.2018 № 578.

В рамках взаимодействия с организациями-источниками комплектования архивного отдела администрации города Покачи в 2024 году планируется:

оказывать методическую помощь делопроизводственным службам организаций – источников комплектования муниципального архива в вопросах организации хранения, учета и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности этих организаций (по телефону – 200, в архиве - 20);

Провести индивидуально с каждым ответственным лицом консультационно-методические практикумы для специалистов, ответственных за ведение архива в организациях – источниках комплектования муниципального архива по темам:

- Организация работы ведомственных архивов по розыску дел и снятию ненайденных дел с учета;

‐ Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации. Порядок ведения основных учетных документов ведомственных архивов. Снятие дел с учета;

- по ведению делопроизводства и архива в организациях-источниках комплектования и по вопросу заполнения паспорта ведомственного архива.

Информацию ежеквартально направлять в Архивную службу Югры в срок до 5 числа месяца следующего за отчетным кварталом, за четвертый квартал в срок до 20 декабря 2024 года.

Подготовить необходимые организационные мероприятия по сбору информации для паспортизации 22 ведомственных архивов на 1 декабря текущего отчетного периода.

Своевременно подготовить и провести паспортизацию муниципального архива по состоянию на 01.01.2023 в порядке и по формам, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 № 11

В целях пополнения НСА проводить работ по дополнению информации в предисловия к описям, по составлению исторических справок и дополнений к ним.

Проводить работу по ведению наблюдательных дел организаций-источников комплектования архивного отдела администрации города Покачи (обеспечение наличия паспортов архивов, итоговых записей о категориях записей о категориях и количестве дел, наличие других обязательных для внесения в наблюдательное дело документов).

Осуществлять пополнение БД «Организации – источники комплектования» информацией по описанию документов, по переименованию организаций и др.

Внести информацию в БД «Местонахождение документов по личному составу организаций – источники комплектования архива» о месте хранения документов по личному составу организаций–источников комплектования архивного отдела администрации города Покачи. Своевременно вносить информацию о поступлении документов по личному составу ликвидированных организаций.

3. В сфере использования архивных документов:

Во исполнение государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Культурное пространство» на 2018-2030 годы», распоряжения Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 22.03.2013 № 101-рп «О стратегии социально-экономического развития Ханты-Мансийского автономного округа - Югры до 2020 и на период 2030 года», планируется:

‐ популяризация архивной информации посредством социальных сетей;

‐ сокращение времени ожидания в очереди при обращении заявителя для получения государственной услуги в сфере архивного дела до 15 мин;

‐ осуществление инициативного информирования органов государственной власти, местного самоуправления, учреждений, предприятий и организаций города о наличии архивных документов по их истории.

Планируется принять 480 запросов граждан, из которых 350 в электронном виде, поступивших на адрес электронной почты Отдела, посредством VipNet, официального сайта администрации города Покачи и через портал государственных и муниципальных услуг. Прием запросов, поступивших в рамках реализации соглашения о взаимодействии с территориальными отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации. Ведение статистических данных по количеству полученных и исполненных запросов, в том числе полученных в электронном виде.

Совершенствовать работу по оказанию государственных услуг в части исполнения запросов юридических и физических лиц, прежде всего связанных с социальной защитой граждан, исполнению запросов государственных органов власти и органов местного самоуправления.

Продолжение внедрения в деятельность архивного отдела администрации города Покачи «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации».

Принять участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и информационному обеспечению мероприятий, связанных с юбилейными и знаменательными датами в истории России, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, города Покачи:

- тематическом году в Российской Федерации и Ханты-Мансийском автономном округе – Югре;

- Года семьи в Российской Федерации;

- продвижение генеалогического портала «Связь поколений Югры»;

- 80-летию со дня полного освобождения Ленинграда от фашисткой блокады (27 января 2024 года);

- 80-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. (9 мая 2025 года);

- осветить памятные даты города Покачи;

В рамках подготовки к 90-летию Архивной отрасли Югры подготовить и направить в информацию об архивном отделе, истории архивного документа, истории архивной фотографии, о ветеране архивной отрасли для дальнейшего размещения в рубрике контент-плана в госпабликах. Информацию направить в Архивную Службу до 12.02.2024, 04.06.2024, 11.07.2024, 19.07.2024.

Проведение экскурсии Дню открытых дверей на основе Методических рекомендаций по организации и проведению мероприятий архива с использованием современных форматов, подготовленных КУ «Государственный архив Югры» в 2022 году.

Подготовка и размещение календаря знаменательных и памятных дат по архивным документам, предоставление информации в Архивную службу Югры для информационно-просветительского издания «Календарь памятных и знаменательных дат «Югорский калейдоскоп событий» на 2025 год. Информацию направить в Архивную Службу к 01.11.2023.

Предоставление новостных, ретроспективных и других информационных материалов по истории автономного округа, подготовленных на основе архивных документов для размещения на тематическом сайте «Архивы Югры» arhivugra.admhmao.ru; социальных сетях.

Направление в Архивную службу Югры материалов для формирования научно-практического журнала «Архивы Югры» (раз в полугодие: до 14 июня, до 13 декабря);

Предоставление материалов (статей, публикаций, документов, и т.д.) в журнал «Отечественные архивы», газету «Архивные ведомости», информационно-методические бюллетени Управления архивами Свердловской области, Управления по делам архивов Тюменской области (по отдельному контент-плану);

Подготовка и проведение историко-документальных выставок в соответствии с планами работы муниципального архива.

Планируется регулярно размещать информацию на страничке архивного отдела в социальной сети новостных сюжетов (20 информаций).

4. В сфере информационных ресурсов и технологий

В целях дальнейшего внедрения и развития принципов открытости и прозрачности деятельности архивного отдела администрации города Покачи, в целях формирования и развития информационного общества в городе Покачи, архивный отдел планирует в 2023 году своевременно размещать информацию на официальной страничке «Архивное дело» сайта администрации города Покачи http://arhiv.admpokachi.ru/:

- об отделе;

- информационными материалами;

- запланированных виртуальных выставок»;

- архивными материалами;

- сбор статистики посещений официальной странички отдела, анализа статистики поступлений интернет-запросов, обращений граждан посредством официального сайта, составление отчетов;

- обеспечение информационного взаимодействия с территориальным отделением Пенсионного фонда Российской Федерации в рамках соглашения о взаимодействии и сотрудничестве посредством электронного обмена информацией с помощью программы VipNet Деловая почта;

- обеспечение информационного взаимодействия с пользователями архивной информацией и гражданами, обратившимися за представлением архивной информации социально-правового характера посредством официального сайта администрации города Покачи (http://admpokachi.ru/), единого портала государственных услуг (ЕПГУ).

В целях обеспечения эффективной и бесперебойной работы отдела и информационных процессов, в течение всего года планируется:

- техническая поддержка и профилактика рабочих мест (очистка от пыли компьютерного оборудования и оргтехники);

- своевременное размещение в социальных сетях информации из новостной ленты странички архивного отдела официального сайта администрации города Покачи в целях распространения и популяризации архивной информации;

- наполняемость информацией существующих баз данных и программных комплексов, используемых в профильной деятельности отдела:

1. ПК «Архивный фонд» версия 5.0.4;

2. ЭБД «Организации – источники комплектования»;

3. ЭБД «Местонахождение документов по личному составу организаций-источников комплектования»;

4. ЭБД «Учет обращения граждан и организаций»;

5. ЭБД «Фотокаталог»;

6. БД «Библиотека справочно-информационного фонда» (БСИФ);

7. ПК «VipNet клиент»;

8. ПК «Календарь памятных дат»

В базу данных «Учет обращений граждан и организаций» систематически заносить информацию о поступающих запросах социально-правового и тематических характеров. В 2024 году планируется занести – 480 записей.

База данных «Фотокаталог», предназначена для создания, хранения и систематизации (рубрикации) электронного каталога отсканированных фотодокументов. В 2024 году планируется занести - 40 карточек.

База данных «Библиотека справочно-информационного фонда» предназначена для учета и контроля литературы (книг, газет, брошюр), посетителей и читателей.

Тематическая база данных «Сведения о местонахождении документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования архива», пополняется по мере поступления информации о местонахождении документов. Информацию о ликвидированных организациях предоставить в Архивную службу Югры не реже 1 раза в полугодие.

В целях сокращения времени подготовки запросов социально-правового характера полученных от Клиентской службы (на правах отдела) в г. Покачи ГУ - Отделение ПФ РФ Ханты-Мансийского автономного округа - Югре, продолжить взаимодействие посредством электронного документооборота с помощью программы VipNet.

Ведение ПК «Архивный фонд» версии 5.0.4:

- руководствоваться Единым порядком заполнения полей единой автоматизированной информационной системы, состоящих из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог», Порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (после утверждения Росархивом);

‐ продолжить работу по занесению заголовков дел в ПК «Архивный фонд» по мере поступления дел управленческой документации.

С целью перевода в электронный вид наиболее востребованных архивных документов муниципального архива» в 2024 году планируется произвести для формирования информационного ресурса ГИС «Электронный архив Югры оцифровку:

- 12 фондов/12 описей/100 образов;

- 52 дела/4200 образов.

Мероприятия по защите информации:

- актуализация документации по защите информации и персональных данных в учреждении;

‐ проверка выполнения требований работником отдела нормативных документов по защите информации;

‐ обеспечение мер по усилению контроля в помещении отдела за копированием информации, защитой от несанкционированного копирования документов, отправку на сторонние ресурсы.

На 2024 год запланированы следующие мероприятия:

‐ развитие и продвижение официальной группы Отдела в социальных сетях;

- поддержание количества посещений странички отдела официального сайта администрации города Покачи;

- экспонирование уже созданных виртуальных выставок, посвященных Великой Отечественной войне 1941-1945 годов;

- виртуальные выставки, посвященные профессиональным праздникам и юбилейным датам

Мониторинг ведения сайтов и страниц архивов в сети Интернет на соответствие методическим рекомендациям по созданию и развитию официальных сайтов и официальных страниц органов управления архивным делом, государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (ВНИИДАД, 2023) - в срок до 1 апреля 2024 года.

В целях расширения круга пользователей архивной информацией и популяризации архивной деятельности Отделом запланировано размещение 3-х уникальных постов в неделю в официальной аккаунт группе социальной сети https://vk.com;

Плановый показатель количества пользователей архивной информацией (получившие архивные справки и консультации, посетивших выставки, экскурсии, информационные мероприятия) – 4000 человек; посещение посещений странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи – 2000 посещений.

5. В сфере кадрового, организационного, научно-методического

и информационного обеспечения:

Принять:

- участие расширенном заседании коллегии Архивной службы Югры (до 15.03.2024);

- участие в работе совещательных органов Архивной службы Югры, методических семинарах, совещаниях, организуемых Архивной службой Югры (по отдельному плану);

- участие в первом этапе VIII Конкурса профессионального мастерства «Лучший архивист Югры – 2024»;

- участие в X1 Всероссийском конкурсе Юношеских учебно-исследовательских работ учащихся средних учебных заведений «Юный архивист» (до 15 июня 2024);

- своевременное направление документов на представление к награждению работников архивного отдела ведомственными наградами Федерального архивного агентства, благодарностями Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (до 1 июня 2024 года).

Обеспечить проведение Отделом профориентационных мероприятий, направленных на популяризацию профессии «архивист» в 9-10 классах всех школ города Покачи. Информацию направлять в Архивную службу Югры 1 раз в полугодие: до 1 июля 2024 года и 20 декабря 2024 года.

В 2024 году планируется продолжить внедрение принципов «бережливого производства» в производственной деятельности Отдела. Ведение анализа затрат Отдела на картриджи и бумагу.

В области энергосбережения и повышения энергетической эффективности деятельности Отдела планируется проведение мероприятий, направленных на повышение уровня квалификации ответственных за энергосбережение (самообразование), ведение агитационной работы с работником Отдела о необходимости экономии и бережном потреблении ресурсов, ведение разъяснительной работы по вопросам энергосбережения, в целях исключения нерационального использования систем освещения, отопления, водо- и электропотребления.

Внедрение Типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами, утвержденных приказом Росархива от 07.08.2022 № 111 и зарегистрированных в Минюсте России 27.09.2022, регистрационный № 70238.

Продолжение внедрения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Проведение противопожарного инструктажа с работником Отдела.

Проведение беседы с работником «Интернет как сфера распространения идеологии терроризма».

Проведение инструктажа по действиям при угрозе совершения или совершении террористического акта.

Осуществление контроля системы доступа компьютерной техники к Интернет-ресурсам, содержащим деструктивные материалы, и своевременная их блокировка; Анализ сайтов и социальных сетей на наличие запрещенной информации.

Проведение объектовой тренировки «Эвакуация персонала и архивных документов».