Архивное дело
Отчет о реализации Основных направлений развития архивного дела в архивном отделе администрации города Покачи за 2019 год
Отчет о реализации Основных направлений развития архивного делав архивном отделе администрации города Покачи за 2019 год
1. Государственное регулирование развития архивного дела
На 01.01.2020 года архивный отдел включает в себя: начальника отдела и архивариуса.
В 2019 году архивным отделом разработаны и утверждены следующие локальные нормативно-правовые акты в сфере архивного дела:
- административный регламент предоставления муниципальной услуги «предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, утвержденного постановлением администрации города Покачи от 14.06.2019 № 556;
- внесены изменения в Порядок формирования и содержания муниципального архива, включая хранение архивных фондов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, утвержденного постановлением администрации города Покачи от 21.05.2019 № 457;
- график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на муниципальное хранение в архивный отдел администрации города Покачи, утвержденный постановлением администрации города Покачи от 28.11.2019 № 1070;
- должностные инструкции работников архивного отдела администрации города Покачи, утвержденные постановлением администрации города Покачи от 12.12.2019 № 177-р.
Для взаимодействия архивного отдела с территориальным органом ПФ России заключено Cоглашение об информационном взаимодействии между государственным учреждением – управлением Пенсионного фонда Российской Федерации в городе Покачи Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (межрайонным) и администрации ей города Покачи от 01.07.2013 г. (далее – Соглашение). На основании п.9.5. Соглашения, пролонгируется ежегодно. Обмен информацией между сторонами Соглашения, осуществляется в электронной форме с использованием средств криптографической защиты информации программного комплекса VipNet с функциями шифрования и ЭЦП.
На основании соглашения о взаимодействии между администрацией города Покачи и муниципальным автономным учреждением «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Покачи» «Мои документы» (далее – МФЦ) осуществляется взаимодействие между МФЦ и архивным отделом администрации города Покачи.
Отделом через МФЦ представляется муниципальная услуга: «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов» в части приема заявлений (запросов) и выдачи результатов предоставления услуги.
Ежеквартально архивным отделом администрации города Покачи предоставляются в уполномоченные органы информации и отчеты об основных мероприятиях архивного отдела, о количестве и характере обращений граждан и о результатах их рассмотрения, о количестве оказанных муниципальных услуг.
В соответствии с поручением Президента Российской Федерации в День Конституции Российской Федерации (12 декабря) архивный отдел администрации города Покачи принял участие в Общероссийском дне приема граждан.
Вопросы развития архивного дела ежегодно включаются в планы работы администрации города Покачи, рассматриваются на аппаратных совещаниях при главе города Покачи, управляющего делами администрации города Покачи.
Продолжается взаимодействие администрации города Покачи со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, что позволяет эффективно решать проблемные вопросы отдела в качественном предоставлении муниципальных услуг, улучшении материально-технической базы, информатизации архивного дела.
В установленном порядке осуществляется мониторинг исполнения поручений Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, администрации города Покачи.
По запросам уполномоченных органов были подготовлены следующие информации:
- о доли граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме;
- о проведенных мероприятиях по повышению информированности граждан о преимуществе получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме;
- о количестве предоставленных муниципальных услуг;
- о предложениях по корректировке нормативного правового акта федерального уровня, регулирующее предоставление органами местного самоуправления муниципального образования муниципальных услуг, в целях исключения возможности приема-передачи документов в рамках предоставления муниципальных услуг;
- сводную матрицу составов действий, выполнение которых обеспечивается заявителю при предоставлении муниципальных услуг в электронной форме;
- о результатах ежегодного отчета о деятельности и показателях оценки деятельности архивного отдела администрации города Покачи;
- фрагменты реестра расходных обязательств архивного отдела за 2018 - 2019 годы и планированием на 2020-2022 годы с распределением предельного объема бюджетных ассигнований по расходным обязательствам и мероприятиям расходных обязательств по разделам и подразделам, целевым статьям и видам расходов в ведомственной структуре расходов бюджета города по специализированным формам для управления экономики и статистики администрации города и комитета финансов администрации города;
- внесли данные в программу «УРМ» (удаленное рабочее место) по бюджету за 2018 год, расходов по состоянию на 01.06.2019 года и формирование бюджета архивного отдела и бюджета города на 2020, 2021 и 2022 годы с разбивкой по статьям;
- составили смету расходов на 2020 год в части формирования и содержания муниципального архива;
- составили план-график закупок и план – закупок товаров, работ, услуг для нужд для обеспечения государственных и муниципальных нужд в части формирования и содержания муниципального архива;
- составили и заключили 4 договора в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
Отделом также были размещены информации о предоставлении архивным отделом администрации города Покачи муниципальных услуг на Едином портале государственных и муниципальных услуг.
В соответствии с реализацией Закона Ханты – Мансийского автономного округа – Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты – Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты – Мансийского автономного округа – Югры» отделом была подготовлена информация об объеме архивных фондов и дел государственной собственности автономного округа, находящихся на муниципальном хранении в архивном отделе администрации города Покачи за период с апреля 1996 по 2019 годы».
В архивном отделе администрации города Покачи находится на муниципальном хранении – 7 фондов – 732 ед. хр. документов государственной собственности автономного округа, на работу с которыми в 2019 году было выделено – 248 400,00 рублей из средств окружного бюджета.
В 2019 году архивный отдел администрации города Покачи принял участие:
- 10-11 июня 2019 года в работе XI Международного IT-Форума с участием стран БРИКС И ШОС. Мероприятия для представителей архивного сообщества, включающие митап «Новая профессия - IT-архивист», круглый стол «Трансформация архивов в цифровую эпоху: проблемы и решения» и выставку «Цифровые технологии для всех»;
- в межрегиональной конференции «Муниципальный архив», которая состоялась 01.10.2019 года в городе Салехарде, на котором начальник архивного отдела администрации города Покачи Ворожбицкая Светлана Яковлевна выступила с докладом в секции «О проблемах и перспективах комплектования муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами»;
- в расширенном заседании Коллегии Архивной службы Югры 29.11.2019 в режиме видеоконференцсвязи;
- в торжественных мероприятиях, посвященных 85-летию образования архивной службы в Югры, которое состоялось 05.10.2019 года в городе Ханты-Мансийске;
- в окружных фотовыставках «Семейный фотоальбом Югры», «85-документальных раритетов Югры», предоставив фотографии фотофонда города Покачи;
- еженедельных аппаратных совещаниях при управляющем делами администрации города Покачи;
- аппаратных совещаниях руководителей структурных подразделений и муниципальных учреждений города Покачи при главе города Покачи.
Еженедельно отделом предоставлялась информация о количестве и характере обращений граждан, а также о результатах их рассмотрения.
Ежеквартально отделом предоставлялись в уполномоченные органы информации и отчеты об основных направлениях работы, количестве и характере обращений граждан и результатах их рассмотрения, о количестве оказанных муниципальных услуг.
В установленном порядке осуществлялся мониторинг исполнения поручений Президента Российской Федерации по вопросам архивного дела.
Обеспечение принципов открытости деятельности отдела, путем ведения и наполнения информацией странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/.
2. Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов города Покачи
Вопрос о выделении и реконструкции помещений для архивного отдела администрации города Покачи решался несколько лет. В 2015 году было выделено нежилое помещение под муниципальный архив, в котором предстояло провести капитальный ремонт и закупить мобильные стеллажи. За счет средств местного бюджета в 2016 году была отремонтирована крыша, в 2018 году произведены ремонтные работы двух архивохранилищ, в 2019 году отремонтирована оставшаяся часть помещения и закуплены мобильные стеллажи.
И вот, 30.12.2019 года муниципальный архив города Покачи переехал в новое помещение, которое находится на втором этаже многофункционального здания по адресу: улица Таежная, дом 6/1. В данном здании также размещаются редакция газеты «Покачевский вестник», несколько магазинов и кафе. У архива имеется отдельный вход с установленным видеодомофоном. Состояние помещений удовлетворительное.
Общая площадь всего выделенного под архив помещения составляет 244 кв. м. В архиве оборудованы два архивохранилища. Первое - для документов постоянного срока хранения размером 60,6 кв. м., второе - для хранения учетной документации и документов по личному составу размером 50 кв. м. Архивохранилища оборудованы мобильными и стационарными металлическими стеллажами и системами кондиционирования приточно-вытяжной вентиляции. Степень загруженности архивохранилищ на конец 2019 года составила 10%. Также в архиве имеется большой холл, в котором планируется проводить выставки архивных документов, библиотека, кабинет для приема и обработки документов, кабинеты для сотрудников архива.
В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук[1] (далее Правила), работниками отдела постоянно проводились мероприятия, направленные на создание и соблюдение нормативных условий хранения документов, в том числе противопожарного, охранного, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического:
- в части соблюдения противопожарного режима, ежедневно, в конце рабочего дня, проводился профилактический осмотр помещений на предмет обнаружения нарушений требований пожарной безопасности, обесточивалось электрическое оборудование;
- в части соблюдения охранного режима ежедневно, по окончанию рабочего дня, кабинеты и архивохранилище закрывались на ключ;
- в части соблюдения температурно-влажностного режима, то данное мероприятие не проводилось, т.к. температура в предыдущих помещениях влажности воздуха в помещениях архивохранилищ не менялась; для поддержания относительной влажности воздуха в помещении архивохранилища устанавливались ведра с водой;
- в части соблюдения светового режима, хранение архивных документов производится в связках и коробах; по окончании работ в архивохранилищах искусственное освещение отключается;
- в части соблюдения санитарно-гигиенического режима не допускалось нахождение в архивохранилищах людей в верхней одежде и уличной обуви; еженедельно проводилась влажная уборка пола, свободных полок, стеллажей, столов, подоконников; ежемесячно в архивохранилищах проводились санитарные дни со снятием связок и коробов, обеспыливанием полок стеллажей и верха стеллажей, влажной уборкой пола, столов, подоконников.
В целях рационального использования архивных площадей и высвобождения резервных площадей для приема архивных документов от организаций – источников комплектования архива в отчетном периоде была проведена работа по перемещению архивных фондов со стеллажей, где закончился резерв для приема и хранения новых дел, на шкафы, установленные в другом помещении 3 этажа административного здания администрации города Покачи.
Таким образом, были перенесены фонды № 4 (оп. 3); № 44, что составило 1120 единицы хранения.
В целях воспрепятствования неправомерному проникновению в помещения муниципального архива (многофункционального здания, расположенного по адресу: г. Покачи, ул. Таежная, д. 6/1) (далее – Объект), Объект оснащен современными инженерно-техническими средствами и системами.
Для обеспечения внутри объектового и пропускного режимов в помещение муниципального архива установлен видеодомофон. Все правоустанавливающие документы (заключение договоров, контрактов и др.) по обслуживанию муниципального архива охранно-пожарной сигнализацией будут заключаться в январе 2020 года муниципальным казенным учреждением «Управление материально-технического обеспечения» города Покачи.
Ежедневно, по окончанию рабочего дня, все кабинеты и архивохранилища закрываются на ключ, их опечатывание и опламбирование пока не производится (отсутствует ключ для опломбирования); ключи от служебных помещений остаются у сотрудников отдела.
Помещения архива защищены современной системой пожарной и охранной сигнализацией и спринклерной (оросительной) установкой пожаротушения и первичными средствами пожаротушения (по 2 порошковых огнетушителя) на два архивохранилища и два кабинеты и холл.
Архивохранилище и выходы из поэтажных коридоров снабжены металлическими противопожарными дверьми, открывающимися по направлению выхода из здания.
Ежедневно, в конце рабочего дня, работниками архива проводится профилактический осмотр помещений на предмет обнаружения нарушений требований пожарной безопасности, электрическое оборудование обесточивается.
В отделе действует Инструкция о порядке работы архивного отдела при чрезвычайных ситуациях, (далее – Инструкция ЧС), которая содержит список телефонов экстренной помощи; список телефонов для оповещения о возникновении ЧС, лиц, имеющих доступ в архивохранилище; схему оповещения при возникновении чрезвычайной ситуации в помещении муниципального архива; план эвакуации особо ценных документов; расчет материальных и человеческих ресурсов для осуществления мероприятий по эвакуации особо ценных документов; перечень практических действий работников при чрезвычайных ситуациях.
В связи с переездом в новое помещение. Работниками архива были перевезены - 44 фонда – 9 100 ед. хр. документов на бумажной основе. Протяженность стеллажных полок в архивохранилищах в связи с переездом увеличилась на 721 погонных метра.
Проводилась работа по рациональному размещению архивных документов в архивохранилищах.
В целях улучшения физического состояния документов в 2019 году отделом проводилась работа по картонированию вновь принятых документов в количестве - 826 ед. хр. и подшивке документов – 91 ед. хр.; на все короба составлены и наклеены ярлыки.
Начальником отдела в рамках государственной программы «Развитие культуры в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2018-2025 годы и на период до 2030 года» было всего оцифровано – 23 единицы хранения фотодокументов.
Работниками отдела проводилась полистная проверка дел при проведении следующих мероприятий:
- выдаче документов из архивохранилища пользователям, а также подкладке их обратно;
- подшивке документов.
Фактов утраты, порчи документов не выявлено.
В сфере государственного учета документов за отчетный год архивным отделом проведена работа по выверке, заполнению форм учетной документации.
Продолжилась работа по розыску необнаруженных дел в организациях – источниках комплектования архивного отдела администрации города Покачи, снятие с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны.
Ведется автоматизированная система государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в муниципальном архиве, осуществляется посредством программного комплекса «Архивный фонд» версии 5.0.4. (ПК «Архивный фонд»). Ведение государственного учета документов в автоматизированном режиме осуществляется в ПК «Архивный фонд» в соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (приказ Росархива от 23.10.2000 № 64) и Единым порядком заполнения полей единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» (Росархив, 2013). Ведение государственного учета документов в автоматизированном режиме в ПК «Архивный фонд» осуществляется начальником отдела, ответственными за учет.
Продолжилась работа по совершенствованию научно-справочного аппарата к архивным фондам, в том числе составление исторических справок и аннотаций, в которых они отсутствуют, проведена паспортизация архивов организаций – источников комплектования.
Проведена паспортизация организаций – источников комплектования муниципального архива по состоянию на 1 декабря 2019 года.
На сегодняшний день в списке организаций-источников комплектования архивного отдела числится - 23 организации, в том числе: 4 –государственной формы собственности, 19 – муниципальной формы собственности.
По итогам паспортизации организаций-источников комплектования муниципальных архивов отмечается рост объемов ежегодного документообразования. Увеличился объем дел, хранящихся в организациях сверх установленного срока, связанное с дефицитом площадей архивохранилища муниципального архива, а также внеплановым досрочным приемом документов по личному составу от ликвидированных структур.
Увеличивается объем дел по личному составу, находящихся на ведомственном хранении.
По итогам паспортизации можно сделать вывод об отсутствии помещений под архив, освобожденного работника, ответственного за делопроизводство и архив, частая их сменяемость.
3. Комплектование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно – методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий
В 2019 году продолжалась работа отдела по качественному формированию Архивного фонда Российской Федерации, улучшению комплектования муниципального архива, совершенствованию ведомственного хранения документов, обеспечению их сохранности, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций.
На 01.01.2020 года общее количество источников комплектования архивного отдела администрации города Покачи осталось без изменения: 23 организации, в том числе: 4 – государственной формы собственности, 19 – муниципальной формы собственности.
В состав архивного фонда принято – 826 ед. хр. из них:
- управленческой документации - 699 ед. хр.;
- по личному составу – 124 ед. хр.;
- документов личного происхождения – 3 ед. хр..
Велась работа по комплектованию фотодокументами. Состав фотофонда архивного отдела увеличился на – 21 ед. хр. Комплектование фотофонда проводится начальником отдела на основе инициативного документирования. В состав фотофонда приняты фотографии, отражающие быт, моменты трудовой, общественной и социально культурной жизни жителей города Покачи.
По инициативе начальника отдела продолжилась работа по приему документов личного происхождения от владельцев личных фондов. В состав Архивного фонда принято - 3 ед. хр. Владельцами личных фондов в 2019 году стали: Борисова Наталья Васильевна, общественный деятель, депутат, председатель Думы города Покачи и Степура Владимир Иванович - глава города Покачи, и Ларионов Алексей Иванович (11.01.1938 – 19.12.2013), поэт и прозаик города Покачи. На муниципальное хранение переданы статьи, публикации в газетах и журналах, которые пополнили коллекцию документов «Знатных тружеников и почетных жителей города Покачи».
Архивным отделом систематически велась работа по внедрению в практику работы организаций – источников комплектования:
- «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
- «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утвержденного приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526;
- «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477.
При взаимодействии с организациями - источниками комплектования большое внимание уделялось правильной организации делопроизводства. В течение года отделом оказывалась методическая и практическая помощь в разработке номенклатур дел для структурных подразделений администрации города Покачи и муниципальных учреждений города Покачи. Составлено и усовершенствовано - 2 номенклатуры дел.
Отделом оказывалась методическая и практическая помощь организациям – источникам комплектования в своевременном упорядочении, учете, описании и обеспечении сохранности управленческой, научно-технической, специальной документации, документов по личному составу, внедрения нормативных документов, определяющих порядок работы архивов и делопроизводства.
В целях повышения квалификации ответственных за делопроизводство и архив организаций отдел провел 190 консультации по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела для организаций-источников комплектования.
Проводилась проверка качества составленных описей дел постоянного хранения, по личному составу организаций – источником комплектования архивного отдела администрации города Покачи и направление их на рассмотрение, утверждение и согласование в экспертно-проверочную методическую комиссию Службы по делам архивов Ханты - Мансийского автономного округа – Югры.
Всего на заседаниях ЭПМК в 2019 году было рассмотрено:
- описей управленческой документации – 707 ед. хр.;
- описей дел по личному составу на - 220 ед. хр.;
- описей НТД – 0 ед. хр.;
- описей документов личного происхождения на – 3 человека/ 3 ед. хр.;
- описей фотодокументов на – 23 ед. хр.;
- номенклатуры дел от - 2 учреждений.
Объем Архивного фонда города Покачи по состоянию на 01.01.2020 года составил – 9 100 ед. хр., в том числе:
- 5 838 ед. хр. управленческой документации;
- 3 184 ед. хр. документов по личному составу;
- 78 ед. хр. документов личного происхождения;
- 449 ед. хр. фотодокументов;
- 9 ед. хр. видеофонограмм.
Архивным отделом было проведено 1 мероприятие по обучению специалистов, ответственных за ведение делопроизводства и архива в организациях – источниках комплектования.
4. Научная информация и использование документов
В 2019 году архивным отделом подготовлено – 157 информационных мероприятий. Пользователями архивной информации стали - 2392 человека.
Всего в 2019 году отделом в газете «Покачевский вестник» опубликовано - 4 проекта постановлений, разработанных отделом. По документам отдела подготовлено - 4 информационные статьи ко Дню семьи, любви и верности, открытию архива.
Приняла участие в интервью по формированию и содержанию муниципального архива и по переезду архивного отдела в новое приспособленное здание.
Подготовлено – 2 документальные выставки по обзорам документам ко Дню семьи, любви и верности и к 85-летию образования архивной службы Югры, продемонстрировав публикации Архивной Службы Югры.
Подготовлен календарь памятных и юбилейных дат города Покачи на 2019 год.
На официальном сайте администрации города Покачи, на страничке архивного отдела разместили - 15 информационных материалов, количество посещений web-сайта/страницы составило – 1352 человека, проведено – 4 экскурсии по архиву.
За 2019 год отделом исполнено – 673 запроса, в том числе – 631 социально – правового характера и 42 тематических запроса, использовано – 1232 е. хр., подготовлено – 1 241 светококопия документов на - 2 400 листах.
Ответы на запросы готовились вовремя, их сроки не превышали более 30 дней. Количество запросов по сравнению с предыдущими годами уменьшился за счет введения Пенсионным фондом Российской Федерации в 2002 году персонифицированного учета граждан. Ответы на запросы готовились вовремя, их сроки не превышали более 30 дней. Количество направленных писем заявителям составило - 368; электронной почтой – 152; МФЦ – 145.
5. Научно – исследовательская и методическая работа
Архивным отделом администрации города Покачи проводились индивидуальные консультации по вопросам делопроизводства и архивного дела для специалистов ведомственных архивов, работникам структурных подразделений администрации города Покачи.
В целях повышения квалификации ответственных за делопроизводство и архив организаций отдел провел 190 консультаций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела для организаций-источников комплектования.
В плановом порядке продолжилось совершенствование научно-справочного аппарата к фондам (дополнения к историческим справкам, каталогизация документов). Дополнены и обновлены исторические справки организаций - источников комплектования архивного отдела.
В течение года начальник архивного отдела приняла участие:
- 10-11 июня 2019 года в работе XI Международного IT-Форума с участием стран БРИКС И ШОС. Мероприятия для представителей архивного сообщества, включающие митап «Новая профессия - IT-архивист», круглый стол «Трансформация архивов в цифровую эпоху: проблемы и решения» и выставку «Цифровые технологии для всех»;
- в межрегиональной конференции «Муниципальный архив», которая состоялась 01.10.2019 года в городе Салехарде, на котором начальник архивного отдела администрации города Покачи Ворожбицкая Светлана Яковлевна выступила с докладом в секции «О проблемах и перспективах комплектования муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами»;
- в расширенном заседании Коллегии Архивной службы Югры 29.11.2019 в режиме видеоконференцсвязи;
- в торжественных мероприятиях, посвященных 85-летию образования архивной службы в Югры, которое состоялось 05.10.2019 года в городе Ханты-Мансийске;
- в окружных фотовыставках «Семейный фотоальбом Югры», «85-документальных раритетов Югры», предоставив фотографии фотофонда города Покачи;
- еженедельных аппаратных совещаниях при управляющем делами администрации города Покачи;
- аппаратных совещаниях руководителей структурных подразделений и муниципальных учреждений города Покачи при главе города Покачи.
В целях сохранения исторической памяти и в ознаменование 75-летия Победы в Великовой Отечественной войне 1941-1945 годов по запросу АУ ХМАО – Югры «Окружная телерадиокомпания «Югра» была подготовлена и направлена имеющаяся информация на поэта и прозаика города Покачи Ларионова Алексея Ивановича (11.01.1938 – 19.12.2013), который являлся ребенком войны.
Во исполнение пункта 4.4 Плана основных мероприятий по подготовке и проведению празднования в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре 75-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, пункта 2.5 протокола расширенного заседания Коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 05.03.2019 года, с целью создания регионального информационного ресурса «Победа одна на всех», была организована работа по выявлению и оцифрованию архивных документов личного происхождения поэта и прозаика города Покачи Ларионова Алексея Ивановича (11.01.1938 – 19.12.2013), который являлся ребенком войны.
Путем ведения и наполнения информацией странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/, отделом были подготовлены и размещены актуальные на 01.01.2019 год Список фондов архивного отдела, содержащих дела (документы) по личному составу.
Проводится работа по дополнению Краткого справочника по фондам муниципального архива на 01.01.2019 год. В справочник были внесены изменения по количеству дел в фондах, по датам, а также была внесена информация по новым фондам, принятым на муниципальное хранение в 2018 году, внесена информация в фонды, в которых были переименования.
6. Внедрение информационных технологий и развитие информационно – поисковых систем
Среди приоритетных задач отдела в 2019 году было обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящихся в архивном отделе.
За 2019 год страничка «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/ посетило - 1352 пользователя.
Обеспечение открытости, путем использования странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/ осуществлялось планомерно в 2019 году, разделы наполнялись информацией, выложено 18 информационных материалов.
На главной странице официального сайта учреждения созданы и размещены: «Календарь памятных дат на 2019 год», «Историческая справка архивного отдела администрации города Покачи», «Цели и задачи архивного отдела администрации города Покачи»; в разделе «НПА» размещены: «Порядок по подготовке к передаче на муниципальное хранение документов по личному составу ликвидированных организаций в архивный отдел администрации города Покачи», «Положение об архивном отделе администрации города Покачи», «О наделении отдельными гос полномочиями», «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов», «Порядок использования архивных документов в рабочем помещении архивного отдела администрации города Покачи», «Порядок формирования и содержания муниципального архива города Покачи, включая хранение архивных фондов города Покачи»; в разделе «Информация для жителей» размещены: «Как получить справку из архива», «Органы управления архивным делом муниципальных образований автономного округа», «Справка о составе и содержании фотофонда архивного отдела администрации города Покачи», «Именной указатель к фондам в составе коллекции по истории города Покачи», «Алфавитно-предметный указатель к фондам», «Краткий справочник по фондам архивного отдела администрации города Покачи», «Порядок рассмотрения обращений граждан», «Список организаций города, документы, которых находятся в архивном отделе», «Формы и образцы заявлений по наведению архивной информации», в разделе «Виртуальные выставки» размещена документальная выставка архивных документов, посвященная Дню семьи, любви и верности, в разделе «Контакты» указан адрес, телефон, график и часы приема граждан.
Наиболее эффективным инструментом удовлетворения запросов общества и государства в архивной информации является информатизация архивной отрасли. Одной их ключевых задач автоматизации и информатизации основных направлений деятельности архивного отдела является проведение работ по оцифровке оригиналов (подлинников) архивных документов.
С целью формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивного отдела для повышения качества информационного обслуживания и расширения доступа к архивной информации всех заинтересованных в ней граждан архивами автономного округа в рамках проекта «Электронный архив Югры» продолжена работа по формированию контента и предоставлению его в режиме свободного доступа в сети Интернет. Архивный отдел администрации города Покачи к проведению оцифровки еще не подключался, т.к. не хватает технических и кадровых ресурсов.
В настоящее время в отделе создано и ведется 2 тематических баз данных: «Календарь памятных дат»; «Фотокаталог»; «Справочник местонахождения документов по личному составу» и 3 вспомагательных учетных баз данных: «Организации – источники комплектования архива»; «Справочник местонахождения документов по личному составу»; «Учет обращений граждан и организаций».
БД «Фотокаталог» предназначена для создания, хранения и систематизации (рубрикации) электронного каталога отсканированных фотодокументов — электронного архива, за 2019 год занесено 23 карточки. Всего в БД «Фотокаталог» занесено 444 карточеки. Общий объем занесенной информации составил 376 Мбайта.
База данных «Учет обращений граждан и организаций» - это учетная база данных, разработанная для ускорения процесса регистрации запросов социально-правового характера, тематического их систематизации и контроля. Всего внесено 3451 запись. Общий объем занесенной информации составил 2,56 Мбайт.
БД «Организации – источники комплектования» - это учетная база данных, содержащая основную информацию об источниках комплектования архивного отдела. Всего внесено – 27 записей. Общий объем занесенной информации составил 7,13 Мбайт.
БД «Местонахождение документов по личному составу организаций-источников комплектования архивного отдела и Сведения о местонахождении документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела занесено 309 записей. Общий объем занесенной информации составил 4,45 Мбайт.
Одним из основных направлений развития архивного дела в городе Покачи в 2019 году является формирование информационного массива автоматизированного общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» версия 5.0.5 (далее ПК - «Архивный фонд»).
Клиентская оболочка оболочка ПК «Архивный фонд» версия 5.0.5 установлена на сервере Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и созданы базы данных всех архивов автономного округа.
На 01.01.2020 года в ПК «Архивный фонд» внесено 98 % заголовков фондов имеющихся в архивном отделе – 46 фондов.
Общий объем накопленных данных в тематических базах данных на 01.01.2020 составляет – 6807 записи.
Парк компьютерной техники в 2019 году не пополнялся (2 компьютера класса Pentium 4).
7. Работа с кадрами
На 01.01.2020 года архивный отдел включает в себя: начальника отдела и архивариуса.
В 2019 году начальник отдела посетила прослушала:
- вебинар для заказчиков: «Контрактная система в сфере закупок: нововведения и практические аспекты применения 44-ФЗ»;
прошла повышение квалификации в ООО «Учебно-Научном институте «Александрия» по программе: «Профилактика коррупционных и иных правонарушений в органах местного самоуправления» в объеме 72 часов.
В 2019 году начальнику отдела было присвоено звание «Почетный архивист Российской Федерации».
05.09.2019 года была проведена учебная тренировка на период работы в условиях военного времени на территории города Покачи в администрации города Покачи по эвакуации архивных документов. Методическую помощь в подготовке, проведении и разборе тренировки оказывал заведующий сектором специальных мероприятий администрации города Покачи. В ходе тренировки был подготовлены: расчет времени на проведение мероприятий по эвакуации архивного фонда города Покачи, План действий при переходе архивного отдела администрации города Покачи и отчет о проведении учебной тренировки на работу в условиях военного времени.
В целом итоги тренировки отмечены как положительные: работники своевременно и организованно провели мероприятия по спасению архивных документов.
В отчетный период признаков конфликта интересов и нарушения законодательства по противодействию коррупции не выявлено. Личной заинтересованности, которая могла бы повлиять на объективное исполнение должностных обязанностей работниками отдела, не обнаружено.
[1] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук /М-во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федер. арх. агентство, ВНИИДАД - М., 2007.