Архивное дело
Основные направления развития архивного дела в архивном отделе администрации города Покачи на 2019 год
Основные направления развития архивного дела
в архивном отделе администрации города Покачи на 2019 год
В соответствии с положением Указа Президента Российской Федерации от 07.05.2018 № 204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года», предусматривающих обеспечение ускоренного внедрения цифровых технологий в экономике и социальной сфере, а также укрепление гражданской идентичности на основе духовно-нравственных и культурных ценностей народов Российской Федерации, и ранее принятых документов стратегического планирования, касающихся архивного дела, отдел планирует на 2019 год следующие мероприятия:
в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:
продолжить работу по повышению пожарной безопасности муниципального архива, его технической защищенности;
соблюдать нормативные требования по организации хранения и учету документов;
обеспечить меры по усилению контроля за сохранностью архивных документов в рабочем помещении архивного отдела администрации города Покачи в связи с разрешением их самостоятельного копирования пользователями;
незамедлительно информировать Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);
оперативно представлять материалы о снятии с учета необнаруженных документов на рассмотрение Экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:
- Нефтегазодобывающего управления «Покачевнефть» - 37 е. хр.;
- Покачевского центра занятости населения - 25 е. хр.;
- Муниципального унитарного предприятия «Городское хозяйство» - 26 е. хр.;
- Бюджетного учреждения начального профессионального образования Ханты- Мансийского автономного округа - Югры «Покачевское профессиональное училище - 15» - 2 ед. хр.;
сформировать Реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивном отделе администрации города Покачи;
организовать и провести паспортизацию муниципального архива, по состоянию на 01.12.2019 в порядке и по формам, определенным Регламентом государственного учёта документов Архивного Фонда Российской Федерации (утверждён приказом Росархива от 11.03.1997 № 11;
уточнить план действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций (планы представить в Архивную службу Югры до 01.02.2019 года);
провести проверку технического состояния систем пожаротушения, инструктажа по охране труда и пожарной безопасности совместно с обслуживающими организациями (представить в Архивную службу Югры межведомственный акт обследования архива до 01.03.2019);
продолжить работу по картонированию документов.
В 2019 году отделом запланировано:
- закартанировать - 804 ед. хр., из них 248 ед. хр. в 1 квартале, 596 ед. хр. в 3 квартале;
принять:
- управленческой документации - 688 ед. хр. (в связи с ликвидаций МАУ «Комбинат питания», реорганизацией АУ ХМАО – Югры «Покачевская стоматологическая поликлиника», БУ ХМАО – Югры «Покачевская городская больница» и в связи с уходом в декретный отпуск ответственного за делопроизводство и архив КУ ХМАО-Югры «Покачевский центр занятости» отделом запланировано принять в первом и третьем кварталах);
- документы личного происхождения - 1/1 д-ов/чел. (по инициативе архивного отдела запланировано собрать, описать и принять документы главы города – 1 ед. хр. от 1 чел.)
- по личному составу - 116 ед. хр. ликвидированного МАУ «Комбинат питания»);
- фотодокументов - 20 е. хр.;
- утвердить в ЭПМК Службы по делам архивов Ханты - Мансийского аавтономного округа - Югры описей документов, в соответствии с утвержденным постановлением администрации города Покачи от 10.12.2018 № 1242 графиком согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел администрации города Покачи:
- управленческой документации - 541 ед. хр.;
- документов личного происхождения - 1/1 д-ов/чел.;
- по личному составу - 122 ед. хр.;
- фотодокументов - 20 е. хр.;
- согласованию в ЭПМК Службы по делам архивов Ханты - Мансийского автономного округа - Югры номенклатур дел подлежит - 2 учреждения (МУ «УКС» и БУ ХМАО – Югры «Покачевская городская больница»).
в сфере комплектования:
провести анализ итогов паспортизации организаций–источников комплектования муниципального архива по состоянию на 01.12.2018;
организовать внедрение в практику работы архивного отдела администрации города Покачи и учреждений и организаций – источников комплектования:
- Примерного положения об экспертной комиссии, организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 43;
- Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 42;
- Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;
- Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения в установленном порядке);
продолжить работу по анализу состава электронных документов, образующихся в деятельности организаций-источников комплектованияархивного отде5ла администрации города Покачи, их учету и обеспечению сохранности в системах электронного документооборота и архивах организаций;
принять меры по приёму на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях – источниках комплектования архивного отдела администрации города Покачи сверх установленного срока;
провести мероприятия по обеспечению сохранности и приёму на хранение архивных документов, ликвидируемых органов государственной власти и органов местного самоуправления, подведомственных им учреждений;
своевременно вносить изменения в Списки-организаций источников комплектования архивного отдела администрации города Покачи с представлением документов на рассмотрение Экспертно - проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;
в сфере использования архивных документов:
внедрить в деятельность архивного отдела администрации города Покачи «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации»;
принять участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и информационному обеспечению мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами в истории России и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:
десятилетие детства в Российской Федерации (Указ Президента РФ от 29.05.2017 № 240) Год театра (Указ Президента РФ от 28.04.2018 № 181) и Тематический год в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре (после утверждения);
подготовку и проведение мероприятий патриотической направленности, в том числе участие в реализации проектов, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016–2020 годы»;
участие в реализации мероприятий, посвященных 75-летию Победы в Великой Отечественной войне;
совершенствование работы по оказанию муниципальных услуг в части исполнения запросов государственных органов и органов местного самоуправления, юридических и физических лиц;
продолжить оцифровку и представление в свободном доступе в сети Интернет наиболее востребованных комплексов исторических источников для удовлетворения потребностей государства и общества в ретроспективной архивной информации, а также реализации прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации;
участие в подготовке межархивных Интернет-проектов «Победа. 1941-1945», «Архивы - школе» и др.
пополнить Базу данных о местах хранения архивных документов по личному составу и внедрение её в работу;
совершенствовать работу по оказанию государственных услуг, в том числе в электронном виде через ЕПГУ;
сбор документов личного происхождения;
подготовка и издание календарей знаменательных и памятных дат города Покачи по архивным документам, предоставление информации в Архивную службу Югры для информационно-просветительского издания «Календарь памятных и знаменательных дат «Югорский калейдоскоп событий» на 2020 год (к 01.11.2019 года);
предоставить новостные, ретроспективные и другие информационные материалы по истории Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, подготовленные архивным отделом администрации города Покачи на основе архивных документов для размещения на тематическом сайте «Архивы Югры» arhivugra.admhmao.ru;
в сфере информационных ресурсов и технологий
вести информацию, предусмотренную Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивном отделе администрации города Покачи (утверждён приказом Росархива от 23.10.2000 № 64), в ПК «Архивный фонд»;
продолжить перевод в формат электронных баз данных описей архивных фондов и создания электронного фонда пользования на архивные документы;
увеличить долю архивных документов и информационно-поисковых систем к ним, переведенных в электронный формат и доступных в режиме удаленного доступа;
вести информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления;
реализация мероприятий по продвижению генеалогического портала «Связь поколений Югры»;
провести работу по созданию и развитию официальных групп архивов в социальных сетях;
разместить на интернет-странице и сайте администрации города Покачи списки ликвидированных организаций, документы которых находятся на хранении в архивном отделе администрации города Покачи в срок до 01.03.2019 года;
реализовать мероприятия по развитию ГИС «Электронный архив Югры» в части контента;
в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:
актуализировать административный регламент оказания муниципальных услуг в сфере архивного дела (1 квартал 2019 года);
принять участие в работе коллегии, методических семинарах, организуемых Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;
принять участие в первом этапе VI Конкурса профессионального мастерства «Архивист Югры – 2019/2020»;
предоставить материалы (статьи, публикации, документов, и т.д.) в журналы «Отечественные архивы», «Архивы Югории», информационно-методические бюллетени, Управления архивами Свердловской области, Управления по делам архивов Тюменской области.