Архивное дело
Отчет развития архивного дела в архивном отделе администрации города Покачи за 2018
Об отчете развития архивного дела в архивном отделе
администрации города Покачи
за 2018 год
1. Государственное регулирование развития архивного дела
Деятельность архивного отдела администрации города Покачи осуществлялась в соответствии с «Основными направлениями развития архивного дела в архивном отделе администрации города Покачи на 2018 год» и была направлена на осуществление мер по соблюдению нормативных режимов хранения документов, обеспечение сохранности и своевременный учет архивных документов, качественное комплектование Архивного фонда Российской Федерации, информационному обслуживанию пользователей и приведение административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг в соответствии с нормативной правовой базой.
В целях приведения нормативных актов в соответствии с законодательством Российской Федерации была продолжена работа по пересмотру и внесению изменений в муниципальные нормативные акты архивного отдела и административные регламенты по предоставлению архивным отделом администрации города Покачи муниципальных услуг:
- постановление администрации города Покачи от 26.04.2018 № 395 «О признании утратившими силу некоторых постановлений администрации города Покачи (от 13.05.2016 № 475, от 13.05.2016 № 477);
- постановление администрации города Покачи от 05.06.2018 № 522 «О внесении изменений в постановление администрации города Покачи от 06.05.2016 № 431 «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов»;
- постановление администрации города Покачи от 09.10.2018 № 962 «О внесении изменений в постановление администрации города Покачи от 06.05.2016 № 431 «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов»;
- постановление администрации города Покачи от 18.06.2018 № 578 «Об утверждении Порядка по подготовке к передаче на муниципальное хранение документов по личному составу ликвидированных организаций в архивный отдел администрации города Покачи»;
- постановление администрации города Покачи от 18.06.2018 № 577 «Об утверждении Порядка формирования и содержания муниципального архива, включая хранение архивных фондов города Покачи»;
- постановление администрации города Покачи от 12.10.2018 № 990 «Об утверждении Порядка формирования и содержания муниципального архива, включая хранение архивных фондов города Покачи»;
- постановление администрации города Покачи от 17.08.2018 № 800 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в рабочем помещении архивного отдела администрации города Покачи».
На основании соглашения о взаимодействии между администрацией города Покачи и муниципальным автономным учреждением «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Покачи» «Мои документы» (далее – МФЦ) осуществляется взаимодействие между МФЦ и архивным отделом администрации города Покачи.
Отделом через МФЦ представляется муниципальная услуга: «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов» в части приема заявлений (запросов) и выдачи результатов предоставления услуги.
Ежеквартально архивным отделом администрации города Покачи предоставляются в уполномоченные органы информации и отчеты об основных мероприятиях архивного отдела, о количестве и характере обращений граждан и о результатах их рассмотрения, о количестве оказанных муниципальных услуг.
В соответствии с поручением Президента Российской Федерации в День Конституции Российской Федерации (12 декабря) архивный отдел администрации города Покачи принял участие в Общероссийском дне приема граждан.
Ежегодно по традиции 21.04.2017 года в администрации города Покачи в рамках «Дня местного самоуправления» проводится день открытых дверей. Цель этой даты – повышение роли и значения института местного самоуправления, развития демократии и гражданского общества. Архивный отдел посетили трое учащихся 11-х классов школ города Покачи.
Обеспечение открытости деятельности отдела осуществлялось путем сопровождения и наполнения информацией странички «Архивное дело» официального сайта администрации города Покачи http://admpokachi.ru/.
Вопросы развития архивного дела ежегодно включаются в планы работы администрации города Покачи, рассматриваются на аппаратных совещаниях при главе города Покачи, управляющего делами администрации города Покачи.
Продолжается взаимодействие администрации города Покачи со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, что позволяет эффективно решать проблемные вопросы отдела в качественном предоставлении муниципальных услуг, улучшении материально-технической базы, информатизации архивного дела.
В установленном порядке осуществляется мониторинг исполнения поручений Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, администрации города Покачи.
По запросам уполномоченных органов были подготовлены следующие информации:
- о доли граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме;
- о проведенных мероприятиях по повышению информированности граждан о преимуществе получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме;
- о количестве предоставленных муниципальных услуг;
- о предложениях по корректировке нормативного правового акта федерального уровня, регулирующее предоставление органами местного самоуправления муниципального образования муниципальных услуг, в целях исключения возможности приема-передачи документов в рамках предоставления муниципальных услуг;
- сводную матрицу составов действий, выполнение которых обеспечивается заявителю при предоставлении муниципальных услуг в электронной форме;
- о результатах ежегодного отчета о деятельности и показателях оценки деятельности архивного отдела администрации города Покачи;
- фрагменты реестра расходных обязательств архивного отдела за 2017 - 2018 годы и планированием на 2019-2021 годы с распределением предельного объема бюджетных ассигнований по расходным обязательствам и мероприятиям расходных обязательств по разделам и подразделам, целевым статьям и видам расходов в ведомственной структуре расходов бюджета города по специализированным формам для управления экономики и статистики администрации города и комитета финансов администрации города;
- внесли данные в программу «УРМ» (удаленное рабочее место) по бюджету за 2016 год, расходов по состоянию на 01.06.2018 года и формирование бюджета архивного отдела и бюджета города на 2019, 2020 и 2021 годы с разбивкой по статьям;
- составили смету расходов на 2019 год в части формирования и содержания муниципального архива;
- составили план-график закупок и план – закупок товаров, работ, услуг для нужд для обеспечения государственных и муниципальных нужд в части формирования и содержания муниципального архива;
- составили и заключили 5 договоров в соответствии с федеральным законом от 05.04.2013 № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
- разработана памятка по составлению номенклатур дел организаций-источников комплектования архивного отдела администрации города Покачи.
Отделом также были размещены информации о предоставлении архивным отделом администрации города Покачи муниципальных услуг на Едином портале государственных и муниципальных услуг.
В соответствии с реализацией Закона Ханты – Мансийского автономного округа – Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты – Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты – Мансийского автономного округа – Югры» отделом была подготовлена информация об объеме архивных фондов и дел государственной собственности автономного округа, находящихся на муниципальном хранении в архивном отделе администрации города Покачи за период с апреля 1996 по 2018 годы».
В архивном отделе администрации города Покачи находится на муниципальном хранении – 7 фондов - 718 ед. хр. документов государственной собственности автономного округа, на работу с которыми в 2018 году было выделено – 239 800,00 рублей из средств окружного бюджета.
Для реализации социальных прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в архивных документах Югры, пронолгировано соглашение об информационном взаимодействии между государственным учреждением – отделом пенсионного фонда Российской Федерации в городе Покачи Ханты - Мансийского автономного округа – Югры.
На 01.01.2019 года архивный отдел включает в себя: начальника отдела и эксперта.
23.01.2018 года главой города Покачи была утверждена должностная инструкция начальника архивного отдела администрации города Покачи.
Распоряжением администрации города Покачи 09.07.2018 № 125-р было утверждено положение об архивном отделе администрации города Покачи.
В течение года начальник архивного отдела приняла участие в:
- еженедельных аппаратных совещаниях при управляющем делами администрации города Покачи;
- аппаратных совещаниях руководителей структурных подразделений и муниципальных учреждений города Покачи при главе города Покачи;
- заседании коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по теме «Об итогах деятельности Архивной Службы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в 2017 году и перспективах развития на 2018 год»;
- Дне Архивной службы Югры в городе Нефтеюганске;
- расширенном заседании коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по теме «Актуальные вопросы развития архивного дела в Ханты - Мансийском автономном округе – Югре» в режиме видеоконференцсвязи;
- торжественных мероприятиях, посвященных 88-летию со Дня образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;
- в предоставлении фотографии по истории строительства школ в округе, работе учителей и учащихся за 1945-1991 годы для издания научной монографии заведующего кафедрой истории России Сургутского государственного университета, к.и.н., доцента Д.В. Кирилюка «Развитие школьного образования в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре в 1945-1991 гг.»;
- в разработке Инструкции по делопроизводству администрации города Покачи.
Еженедельно отделом предоставлялась информация о количестве и характере обращений граждан, а также о результатах их рассмотрения.
Ежеквартально отделом предоставляются в уполномоченные органы информации и отчеты об основных направлениях работы, количестве и характере обращений граждан и результатах их рассмотрения, о количестве оказанных муниципальных услуг.
В установленном порядке осуществлялся мониторинг исполнения поручений Президента Российской Федерации по вопросам архивного дела.
2. Обеспечение сохранности и государственный учет
архивных документов города Покачи
В 2018 году архивным отделом администрации города Покачи проведены мероприятия по созданию нормативных условий и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату, обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, ведению государственного учета документов, проведены инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.
Был уточнен план действия архивного отдела администрации города Покачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций. Проведена тренировка по действиям в условиях ЧС архивных сотрудников с привлечением обслуживающих служб.
В целях контроля пожарной и охранной безопасности службами вневедомственной охраны проведена проверка приборов охранной и пожарной сигнализации.
В целях соблюдения нормативных режимов хранения архивных документов, в соответствии с утвержденным графиком работ, в хранилище проводились санитарные дни, осуществлялся контроль за состоянием температурно-влажностных параметров.
В целях улучшения физического и технического состояния документов в архивном отделе администрации города Покачи подшито (переплетено) – 5 ед. хр.
Проводилась работа по картонированию документов. Закартонировано – 227 ед. хр.
Проводилась работа по рациональному размещению архивных документов в архивохранилищах. Все изменения отражены в пофондовых и постеллажных топографических указателях.
Несмотря на то, что отделом выполняются основные виды работ по обеспечению сохранности архивных документов, требует дальнейшего решения проблема в выделении дополнительных денежных средств для проведения капитального ремонта выделенного здания, дальнейшей закупки передвижных (мобильных) стеллажей, приобретение приборов охранной и пожарной сигнализации и сопровождающих их средств, так как загруженность архивохранилища составляет 100 %. В связи с этим, архивный отдел в лице администрация города Покачи обратилась за помощью к Вице-президенту ПАО «ЛУКОЙЛ», генеральному директору ООО «ЛУКОЙЛ – Западная Сибирь», депутату Думы Ханты – Мансийского автономного округа – Югры VI созыва С.А. Кочкурову в выделении денежных средств на приобретение мобильных стеллажей для городского архива, но, к большому сожалению обращение оказалось без внимания.
Выдача документов во временное пользование пользователям не осуществлялась. Фактов утраты, порчи документов не выявлено.
Продолжилась работа по розыску необнаруженных дел в организациях – источниках комплектования архивного отдела администрации города Покачи, снятие с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны.
В сфере государственного учета документов за отчетный год проведена работа по выверке, заполнению и совершенствованию форм учетной документации.
Ведется автоматизированная система государственного учета. Продолжилась работа по совершенствованию научно-справочного аппарата к архивным фондам, в том числе составление исторических справок и аннотаций, в которых они отсутствуют, проведена паспортизация архивов организаций – источников комплектования.
На сегодняшний день в списке организаций-источников комплектования архивного отдела числится - 24 организации, в том числе: 4 –государственной формы собственности, 20 – муниципальной формы собственности.
По итогам паспортизации организаций-источников комплектования муниципальных архивов отмечается рост объемов ежегодного документообразования. Увеличился объем дел, хранящихся в организациях сверх установленного срока, связанное с дефицитом площадей архивохранилища муниципального архива, а также внеплановым досрочным приемом документов по личному составу от ликвидированных структур.
Увеличивается объем дел по личному составу, находящихся на ведомственном хранении.
По итогам паспортизации можно сделать вывод об отсутствии помещений под архив, освобожденного работника, ответственного за делопроизводство и архив, частая их сменяемость.
3. Комплектование Архивного фонда Российской Федерации.
Организационно – методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений,
организаций и предприятий
В 2018 году продолжалась работа отдела по качественному формированию Архивного фонда Российской Федерации, улучшению комплектования муниципального архива, совершенствованию ведомственного хранения документов, обеспечению их сохранности, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций.
На 01.01.2019 года общее количество источников комплектования архивного отдела администрации города Покачи осталось без изменения: 24 организации, в том числе: 4 – государственной формы собственности, 20 – муниципальной формы собственности.
В состав архивного фонда принято – 227 ед. хр. из них- 147 ед. хр. управленческой документации Думы города Покачи за 2013 год.
В связи с ликвидацией ООО «Сервис» принято – 78 ед. хр. документов по личному составу.
Велась работа по комплектованию фотодокументами. Состав фотофонда архивного отдела увеличился на – 21 ед. хр. Комплектование фотофонда проводится начальником отдела на основе инициативного документирования. В состав фотофонда приняты фотографии, отражающие быт, моменты трудовой, общественной и социально культурной жизни жителей города Покачи.
По инициативе начальника отдела продолжилась работа по приему документов личного происхождения от владельцев личных фондов. В состав Архивного фонда принято - 2 ед. хр. Владельцами личных фондов в 2018 году стали: Борисова Наталья Васильевна, общественный деятель, депутат, председатель Думы города Покачи и Степура Владимир Иванович - глава города Покачи. На муниципальное хранение переданы статьи, публикации в газетах и журналах, которые пополнили коллекцию документов «Знатных тружеников и почетных жителей города Покачи».
Архивным отделом систематически велась работа по внедрению в практику работы организаций – источников комплектования:
- «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
- «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утвержденного приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526;
- «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477.
При взаимодействии с организациями - источниками комплектования большое внимание уделялось правильной организации делопроизводства. В течение года отделом оказывалась методическая и практическая помощь в разработке номенклатур дел для структурных подразделений администрации города Покачи и муниципальных учреждений города Покачи. Составлено и усовершенствовано - 2 номенклатуры дел.
Отделом оказывалась методическая и практическая помощь организациям – источникам комплектования в своевременном упорядочении, учете, описании и обеспечении сохранности управленческой, научно-технической, специальной документации, документов по личному составу, внедрения нормативных документов, определяющих порядок работы архивов и делопроизводства.
В целях повышения квалификации ответственных за делопроизводство и архив организаций отдел провел 152 консультации по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела для организаций-источников комплектования.
Проводилась проверка качества составленных описей дел постоянного хранения, по личному составу организаций – источником комплектования архивного отдела администрации города Покачи и направление их на рассмотрение, утверждение и согласование в экспертно-проверочную методическую комиссию Службы по делам архивов Ханты - Мансийского автономного округа – Югры.
Всего на заседаниях ЭПМК в 2018 году было рассмотрено:
- описей управленческой документации – 641 ед. хр.;
- описей дел по личному составу на - 168 ед. хр.;
- описей НТД – 0 ед. хр.;
- описей документов личного происхождения на – 2 человека/ 2 ед. хр.;
- описей фотодокументов на – 21 ед. хр.;
- номенклатуры дел от - 2 учреждений.
Объем Архивного фонда города Покачи по состоянию на 01.01.2019 года составил – 8 274 ед. хр., в том числе:
- 5 139 ед. хр. управленческой документации;
- 3 060 ед. хр. документов по личному составу;
- 75 ед. хр. документов личного происхождения;
- 426 ед. хр. фотодокументов;
- 9 ед. хр. видеофонограмм.
4. Научная информация и использование документов
В 2018 году архивным отделом подготовлено – 147 информационных мероприятий. Пользователями архивной информации стали - 992 человека.
Всего в 2018 году отделом в газете «Покачевский вестник» опубликовано - 7 проектов постановлений, разработанных отделом. По документам отдела подготовлено - 5 информационных статей ко дню образования города Покачи и его учреждений.
Руководитель архивного отдела приняла участие торжественных мероприятиях, посвященных 88-летию со Дня образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в фотовыставках, подготовленных Службой по делам архивов к годовщине образования Ханты - Мансийского автономного округа – Югры.
На официальном сайте администрации города Покачи, на страничке архивного отдела разместили - 15 информационных материалов, количество посещений web-сайта/страницы составило – 303 человека.
Приняла участие в интервью по формированию и содержанию муниципального архива.
Подготовлен календарь памятных и юбилейных дат города Покачи на 2019 год.
За 2018 год отделом исполнено – 992 запроса, в том числе – 905 социально – правового характера и 87 тематических запросов, использовано – 1 891 е. хр., подготовлено – 1891 светококопия документов на - 263 листах.
Ответы на запросы готовились вовремя, их сроки не превышали более 30 дней. Количество выданных справок, писем составило - 325; электронной почтой – 97; МФЦ – 218.
5. Научно – исследовательская и методическая работа
Архивным отделом администрации города Покачи проводились индивидуальные консультации по вопросам делопроизводства и архивного дела для специалистов ведомственных архивов, работникам структурных подразделений администрации города Покачи.
В целях повышения квалификации ответственных за делопроизводство и архив организаций отдел провел 152 консультации по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела для организаций-источников комплектования.
Начальник отдела приняла участие в разработке Инструкции по делопроизводству администрации города Покачи, памятке по составлению номенклатур дел организаций – источников комплектования архивного отдела администрации города Покачи.
В плановом порядке продолжилось совершенствование научно-справочного аппарата к фондам (дополнения к историческим справкам, каталогизация документов). Дополнены и обновлены исторические справки организаций - источников комплектования архивного отдела.
В 2018 году отделом было закартонировано – 227 ед. хр., закаталогизировано – 21 ед. хр. фотодокументов.
6. Внедрение информационных технологий
и развитие информационно – поисковых систем
Среди приоритетных задач отдела в 2018 году было обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящихся в архивном отделе.
Наиболее эффективным инструментом удовлетворения запросов общества и государства в архивной информации является информатизация архивной отрасли. Одной их ключевых задач автоматизации и информатизации основных направлений деятельности архивного отдела является проведение работ по оцифровке оригиналов (подлинников) архивных документов.
С целью формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивного отдела для повышения качества информационного обслуживания и расширения доступа к архивной информации всех заинтересованных в ней граждан архивами автономного округа в рамках проекта «Электронный архив Югры» продолжена работа по формированию контента и предоставлению его в режиме свободного доступа в сети Интернет. Архивный отдел администрации города Покачи к проведению оцифровки еще не подключался, т.к. не хватает технических и кадровых ресурсов.
Одним из основных направлений развития архивного дела в городе Покачи в 2018 году является формирование информационного массива автоматизированного общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» версия 5.0.4 (далее ПК - «Архивный фонд»).
Клиентская оболочка оболочка ПК «Архивный фонд» версия 5.0.4 установлена на сервере Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и созданы базы данных всех архивов автономного округа.
На 01.01.2019 года в ПК «Архивный фонд» внесено 98 % заголовков фондов имеющихся в архивном отделе – 45 фондов.
В настоящее время в отделе создано и ведется 2 тематических баз данных: «Календарь памятных дат»; «Фотокаталог»; «Справочник местонахождения документов по личному составу» и 3 вспомагательных учетных баз данных: «Организации – источники комплектования архива»; «Справочник местонахождения документов по личному составу»; «Учет обращений граждан и организаций».
Общий объем накопленных данных в тематических базах данных на 01.01.2019 составляет – 6807 записи.
Парк компьютерной техники в 2018 году не пополнялся (2 компьютера класса Pentium 4).
Архивный отдел входит в единую корпоративную локально-вычислительную сеть администрации города Покачи, имеет свой адрес электронной почты и web-страницу на сайте администрации города Покачи.
В отчетном году отдел разместил на своей страничке официального сайта администрации города Покачи план работы, изменения, внесенные в административные регламенты, календарь памятных дат на 2019 год, отчетные показатели и др.